AuthorSergio Delgado

Los ERP de hoy en día, incluyendo el de AYDAI, son tan sencillos de usar que muchas empresas piensan que la formación de sus empleados para el uso de los mismos no es necesario. Después de todo, cuentan con una interfaz sencilla, que ofrece muchas características de uso intuitivo y muchas veces muestra instrucciones rápidas y accesibles.

Sin embargo, incluso cuando las instrucciones pueden accederse de manera sencilla; la formación sigue siendo necesaria para los empleados al momento de implantar un ERP en una empresa. Existen muchas razones para esto, siendo la principal que los errores y la baja productividad podrían convertirse en un problema prominente; incluso cuando el objetivo del ERP es lograr lo contrario. Esto es lo que debes tomar en cuenta.

La formación durante la implantación de un ERP en una empresa: un elemento crucial para la adaptación

Todos los empleados de una empresa son diferentes. Dentro de cada departamento y área existen personas con diferentes capacidades, conocimientos y experiencias que los hacen el elemento perfecto para su puesto de trabajo. Sin embargo, mientras que todos forman parte del mismo sistema, esto no significa que todos cuenten con un mismo nivel de adaptación. A algunos les puede costar más absorber y usar nuevos sistemas, mientras que a otros se les haga sencillo.

Esto significa que, al ignorar por completo la necesidad de la formación al implementar un ERP en una empresa; se priva a la persona de la posibilidad de adquirir los conocimientos necesarios de una manera más completa y precisa. Esto retrasa en gran medida la adaptación de muchos, sin mencionar que la producción se verá reducida debido a la gran dificultad de las condiciones de trabajo.

Además, hay que tener en cuenta que la formación para un ERP no solo incluye información básica. También ofrece al empleado diferentes estrategias técnicas y métodos que pueden aplicar para adaptar el nuevo sistema a su puesto de trabajo; haciendo así que el proceso de adaptación sea más sencillo y personalizado para cada quien.

La formación como elemento importante del software de gestión

Ahora, es posible que el software o herramienta que hayas contratado no incluya una formación entre los servicios del paquete. Esto suele ocurrir a menudo y consideramos que es un gran indicio de que el ERP no podría adecuarse de manera correcta a tu empresa, sobre todo si no es personalizado y se está implantando en una compañía de gran tamaño.

En el caso de AYDAI, ofrecemos una formación constante y accesible para todas las empresas que implementan nuestro ERP en su sistema de trabajo. Consideramos que este es esencial para una correcta adaptación y además para ofrecer beneficios maximizados a los empleados que hagan uso de nuestros programas. Por lo tanto, muchas veces que esta opción no esté incluida habla mucho de un servicio o producto.

Formación completa y estructurada

La formación para el uso de un ERP debe ser mucho más seria de lo que te imaginas. Esta debe contar con clases estructuradas y debidamente pensadas para impartir el conocimiento de manera efectiva a los empleados. Además, consideramos que la formación debe ser continua y accesible en todo momento.

Esto quiere decir que, si durante el curso de la duración del servicio surgen dudas o se implementan nuevas características, los empleados deben poder acceder a una formación y resolución de problemas de manera inmediata. Solo de esta manera puede lograrse que la productividad de la empresa se mantenga intacta e incluso mejore con el tiempo luego y durante la implantación de un ERP para empresa.

Además, un correcto entendimiento de las funciones y características del ERP significa un mayor provecho de la inversión. Después de todo, tus empleados conocerán a fondo sobre las funciones y sabrán idear nuevas maneras de soluciones problemas comunes en los procesos de la empresa. Si alguna vez consideraste que una formación exhaustiva no era necesaria, tal vez ahora quieras reconsiderarlo.

Si has llegado a este artículo, seguramente ya sabes lo difícil que puede llegar a ser implantar un ERP en tu empresa. Sin embargo, cuando tu opción actual está empezando a causarte problemas y no cumple por completo tus expectativas, es normal que las dudas sobre si deberías cambiar de ERP empiecen a surgir. Sobre todo, con el mercado y la competencia actual, los cuales evolucionan de una manera rápida; no puedes permitirte perder nada de tiempo.

Lo cierto es que cambiar de ERP sí puede traerle muchos beneficios a tu empresa. Sin embargo, para saber si vale la pena y si de verdad lo necesitas, primero debes aprender a identificar una serie de factores y tomar varios elementos en cuenta. Con el fin de ayudarte a tomar las mejores decisiones para tu empresa, te contamos lo que necesitas saber para llegar al mejor resultado. ¡Vamos a ello!

¿Qué es lo que debes tener en cuenta antes de cambiar de ERP?

Cambiar de ERP es una decisión que debes meditar con mucho cuidado. Primero debes tomar en cuenta si no existe alguna actualización o sugerencia que podría hacerse cargo de los problemas que estás experimentando; antes de siquiera considerar otras opciones. Se debe a que implantar un nuevo programa de gestión lleva bastante tiempo y esfuerzo, por lo que debes estar seguro de que vale la pena.

Por lo tanto, también debes tener en mente que, si decides cambiar de ERP, el proceso será algo largo. Tal vez esperar por una solución en tu sistema actual podría ser una mejor decisión que te ayudará a ahorrar tiempo y dinero. Sin embargo, si notas que esta no llegará pronto, no debes perder tiempo con un programa que no cumple con tus necesidades.

Cómo saber si ya es momento de cambiar a un nuevo ERP

Una de las principales razones por las que las empresas deciden cambiar de ERP es porque este ya no cubre las necesidades. Esto se da principalmente en casos de evolución y desarrollo de la compañía, la cual ha usado el programa de manera eficiente hasta que llega a un punto determinando en el que el mismo ya no puede afrontar los retos. Por ejemplo, cuando la empresa decide internacionalizarse o abrir un nuevo departamento.

Cuando esto sucede, es cuando se sabe que cambiar de ERP es necesario. Sin embargo, decidir cuando es el momento adecuado y por qué el software anterior ya no funciona también puede ser complicado. Para ayudarte a tomar una decisión acertada y en el tiempo correcto, debes identificar si tu empresa experimenta las siguientes situaciones:

El programa de gestión no evoluciona en conjunto con la empresa

Esto es sin duda un elemento crucial en decidir sobre si deberías cambiar de ERP o no. Lo más común es que si tu empresa ha evolucionado a lo largo de los años, tu sistema de gestión pueda adaptarse a las nuevas exigencias. Básicamente, deben crecer juntos. Si el ERP falla en mantener el ritmo o hace tiempo que dejo de cubrir todas tus necesidades, lo más probable es que ya no pueda ofrecerte mucho más.

Ya no cumple con las necesidades de tus clientes y proveedores

Sin los clientes, las empresas y negocios son nada. Por lo tanto, si notas que tus clientes están experimentando problemas debido a tu software de gestión, esto sin duda es una clara señal de que debes cambiar de proveedor. Lo ideal es buscar uno que se encuentre adaptado a los desarrollos en temas de ingeniería, compras y programación. Ofrecerle a los clientes y proveedores la mejor gestión es crucial.

Si no cumple con los cambios legislativos, debes cambiar de ERP

Esto es un punto que muchas empresas y profesionales olvidan considerar. Los gobiernos están adaptándose a las herramientas digitales de las empresas e incluyéndolos en sus parámetros. Por lo tanto, los cambios legislativos ocurren a menudo. Si notas que tu sistema no se adapta a los mismos, debes considerar cambiar de ERP de manera inmediata. Se debe a que esto puede hacerte contraer multas y problemas legales.

Muchas empresas han empezado a mostrar interés por los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP, por sus siglas en inglés). Pero ¿por qué? ¿Se trata de una nueva moda o realmente hay utilidad en ello? La respuesta puede ser sí para ambas opciones, porque, en efecto, es una tendencia, pero estimulada por todo lo que aportan.

Ahora bien, si tu empresa quiere implementar un sistema ERP, primero es indispensable aprender sobre su funcionamiento. Y con ello no nos referimos a aprender a manejarlo, un proceso que suele tomar tiempo; sino a saber si puede cumplir las expectativas o metas para las que se adquirirá. Para ayudar en el proceso, Aydai explica a continuación los aspectos más básicos sobre el tema.

¿Qué es un ERP?

Partamos de la pregunta base: ¿qué es un ERP? Es un software en el que se integran los procesos productivos de una empresa integrando a todos los departamentos en un mismo sistema. En general, su objetivo es facilitar tanto el acceso y registro de la información como su uso posterior para las diferentes actividades que los ameriten. De este modo, se espera una reducción de los tiempos y mejoras en la productividad.

La implementación de un ERP puede ser beneficiosa para las empresas por varias razones; principalmente, porque permite tener toda la información en un mismo lugar al que cada departamento puede acceder sin necesidad de procesos burocráticos adicionales. Además, se actualiza continuamente, por lo que los empleados pueden tener confianza de que los datos que usan son los correctos.

¿Para qué sirve un ERP?

Algunas de las funciones más primordiales que cumple un ERP son: la gestión de inventario y pedidos; los registros contables; registro de asistencias, faltas, procesos de selección y contrataciones de recursos humanos; la gestión de la relación con los clientes (CRM), e incluso la generación de informes. Y todo esto puede llevar a utilidades que pueden mejorar la productividad y aumentar los ingresos.

Facilita el acceso a los datos

Un ERP constituye un archivo central digitalizado para la información de la empresa. Aquí convergerán todos los departamentos que la constituyen, introduciendo datos y actualizándolos continuamente en función de la dinámica de los procesos. La pérdida de información es poco probable puesto que estos sistemas también se encargan de hacer copias de seguridad.

Mejora la cooperación entre departamentos

Otro aspecto en el que es útil un ERP es en la colaboración entre los empleados y los distintos departamentos. La organización es una de las claves del éxito y, muchas veces, su falta puede llevar a pérdidas económicas, disgusto e insatisfacción con la cultura de trabajo. La correcta implementación de estos sistemas puede resolver todo esto y mejorar la gestión individual y colectiva.

Facilita el análisis de la información

La generación de informes es una de las actividades más comunes y también más demandantes dentro de una empresa; en especial si hay números de por medio (que siempre los hay). Un ERP no solo facilita el acceso a la información, sino también su análisis. Cada departamento puede extraer datos y generar informes para evaluar el desempeño o status durante diferentes períodos.

El precio de un ERP

Hasta ahora, todo lo dicho sobre los ERP parece fantástico, pero muchas empresas se frenan de implementarlo por temores respecto al costo. Sin embargo, una visión más acertada sopesaría los riesgos y los beneficios en función de la inversión. Si los beneficios resultan mayores en cierto plazo, esto podría conducir a mejoras sustanciales e incluso más ingresos, por lo que tendría sentido implementarlo.

Al principio, cuando los ERP eran prácticamente desconocidos y muy exclusivos, los precios eran elevados. Sin embargo, con la adopción de nuevas tecnologías y la transformación digital que se está suscitando en el sector empresarial, la historia es otra. Incluso es posible contratar módulos del sistema en alguna solución en la nube para empezar a usarlo poco a poco y aminorar sus costes.

Las razones por las que tu empresa necesita un ERP

Lo que sí es importante destacar es que la empresa interesada en el ERP debe definir muy bien los objetivos que subyacen dicho paso. Estos sistemas deben encajar con las necesidades de las empresas. Al principio, la transición suele ser tormentosa y puede arrojar errores, pero conforme el equipo se adapta, debería observarse una mejora sustancial en la productividad.

La implementación de un sistema de planificación de recursos empresariales, mejor conocido como ERP por sus siglas en inglés, suele generar emociones. Y no es para menos considerando que la inversión radica en facilitar y automatizar los procesos que se realizan en los departamentos de una empresa; con ello, la expectativa ronda a mayor dinamismo y una mejora sustancial de la productividad general.

Sin embargo, las empresas pueden llevarse sorpresas poco gratas al obtiene ninguno o pocos resultados de su implementación. Este podría ser un indicativo de que el ERP no funciona según las expectativas para las cuales se compró o diseñó; sin embargo, no es conveniente esperar demasiado para evaluar su desempeño. Por ello, ofrecemos algunas pautas previas para detectar sus fallas a tiempo.

Cuando no se ha diseñado en función de los intereses de la empresa

En el mercado, existen modelos de ERP prediseñados y disponibles para integración inmediata dentro de las empresas. Esto puede ser de gran utilidad para atender requerimientos muy urgentes y, sobre todo, cuando los departamentos se han preparado para asumir el reto. Lamentablemente, esta vía no siempre funciona y en muchos casos se nota de forma temprana.

Si hay algo ventajoso de los ERP es que se pueden diseñar en función de las necesidades particulares de una empresa. Pero, para ello, primero hay que definir bien cuáles son para así seleccionar entre uno del mercado o diseñar uno que las atienda realmente. No hacerlo conducirá a una administración de recursos deficiente y que, en efecto, el sistema no cumpla con las expectativas.

Expectativas, metas u objetivos mal planteados

Pero también puede ocurrir que el problema no sea realmente que el ERP no cumple con las expectativas de la empresa. En cambio, esta última podría haber fallado en la definición de los objetivos y metas para las que se adquirió el sistema de planificación. Dicho esto, un poco de autocrítica, flexibilidad y gestión durante la implementación podría conducir a correcciones muy oportunas.

Procesos lentos

Entre las expectativas que más se colocan sobre un ERP se encuentra un incremento de la velocidad de los procesos. La obsolescencia es una especie de regla en nuestros tiempos, por lo que es indispensable abordar con rapidez las demandas del mercado. El problema es que, irónicamente, el período de adaptación que ameritan los sistemas que lograrán este objetivo puede ser muy largo.

Se trata de una realidad con la que tienen que lidiar las grandes, pequeñas y medianas empresas que integren un ERP. Sin embargo, estos tiempos siempre deben medirse o monitorearse puesto que, de prolongarse, podrían ser indicativo de fallas. Y estas, a su vez, podrían ser consecuencia de fallas de diseño, implementación errada, poca correspondencia con las metas o que estén mal planteadas.

Personal descontento

El anuncio de cambios organizacionales y la inclusión de nuevas herramientas puede generar una avalancha de opiniones en la empresa. Así como muchos empleados pueden estar conformes y entusiasmados con los nuevos retos, otros podrían verlos innecesarios o problemáticos. Ambos grupos tienen sus razones, por lo que no conviene menospreciarlas; en cambio, es prudente tomar lo mejor de ellas.

El personal juega un papel tan importante como el ERP mismo en el crecimiento de la empresa, esto no es nada nuevo. Para que el sistema cumpla con las expectativas planteadas inicialmente es indispensable preparar a los trabajadores para los cambios. Esto no es tarea fácil, en especial considerando que la mayor parte del aprendizaje se logra durante el período de adaptación.

Menos ingresos para la empresa

Esta suele ser la consecuencia más temida de la incongruencia entre el ERP y los objetivos de la empresa. Los retrasos, los errores y las correcciones tarde o temprano conducirán a pérdidas económicas, aunque su magnitud dependerá también de la gestión. Lo bueno es que prestando atención a las señales ya descritas es posible reducirlas e incluso evitarlas. He allí la importancia del monitoreo.

Concluyendo, un ERP puede no llegar a cumplir las expectativas para las que se adquirió debido a causas que van más allá de su diseño. Las consecuencias pueden ser la interrupción de la producción y un retorno nulo de la inversión, lo cual es totalmente contrario a lo esperado. Lo bueno es que detectar las fallas a tiempo puede reducir su impacto a largo plazo.