Los riesgos que tenemos que tener en cuenta para la integración del ERP.
El sistema ERP, también conocido como “planificación de recursos empresariales”, se ha hecho común en la gestión de datos empresariales. Y no es para menos considerando que 60% de las empresas que lo adquieren obtienen grandes beneficios; entre ellos, la automatización de los procesos y en consecuencia, el aumento de su productividad.
Dicho esto, la adquisición de un sistema ERP constituye una inversión jugosa, que promete mejorar el funcionamiento y manejo de datos de la empresa. Sin embargo, no está exento de riesgos, por lo que su implementación debe ser personalizada y cuidadosa. La integración incorrecta de los sistemas en juego podría conllevar a resultados contrarios a los esperados. Estas son algunas de las cosas que pueden salir mal.
Complicación del enfoque de integración del sistema ERP
En teoría, la implementación de un sistema ERP integral y efectiva, es aquella que logra unir todos los datos y procesos en una misma herramienta. Esta es la meta, claro está, pero no debemos precipitarnos a ella. Algunas empresas podrían tener éxito en esta aventura temprana, pero para muchas otras podría resultar demasiado complicado. Y la complejidad conlleva retrasos, frustración e incluso el abandono.
Por lo que hay una regla que vale la pena seguir en lo que respecta al sistema ERP: la calma. Básicamente, empezar poco a poco y con lo simple; lo mejor es concentrarse en ver pequeños resultados en poco tiempo para comprender su funcionamiento. De lo contrario, un mínimo problema podría afectar la integridad de los datos. Y ni hablar de las consecuencias.
Subestimación de la gestión del cambio en la empresa
Partamos del hecho innegable de que la integración de un sistema ERP requiere tiempo, dinero y preparación técnica. Si bien los beneficios posteriores lo valen, las empresas no deberían tomárselo a la ligera; la subestimación de la gestión de los cambios puede entorpecer el proceso e incluso generar pérdidas. Aunque a veces parezca que no, los datos de los diferentes departamentos están conectados; más aún bajo un sistema de este tipo.
Por ello es necesario capacitar a los empleados en la implementación del sistema ERP en la empresa. El esfuerzo no solo ameritará trabajar para la instalación, sino aprender a trabajar con el software a largo plazo. A final de cuentas, es un software destinado a facilitar el trabajo. Para poder sacarle provecho, es necesario saber usarlo, así que la resistencia al cambio no es una opción. De lo contrario, conducirá a la gestión inadecuada de los datos.
La implementación puede tomar demasiado tiempo
Otro de los riesgos asociados a la implementación de un sistema ERP es el exceso de tiempo. En algunos casos, el problema radica en la preparación de la infraestructura de datos; la gestión e instalación del hardware necesario para integrar los sistemas puede tardar demasiado. Y bien sabemos que el tiempo es dinero; los retrasos pueden afectar el funcionamiento de la empresa y causar pérdidas. Esto va totalmente en contra de la filosofía detrás de su implementación.
Esperar demasiado para probar el sistema ERP
Los problemas siempre existirán y eso es una realidad en el manejo de datos y en las empresas en general. Sin embargo, detectarlos a tiempo puede hacer la diferencia entre el éxito y el fracaso. Así que este punto va de la mano con el riesgo anterior. En general, esperar demasiado para probar el sistema ERP implementado es un error común que puede tener consecuencias desalentadoras.
Cuando se detectan los errores a tiempo, pueden corregirse y evitar males mayores. Por ende, es fundamental que la compañía pruebe el funcionamiento del sistema ERP de forma temprana y minuciosa. Y aunque suene tedioso, esto evitará muchos dolores de cabeza en el futuro. La acumulación de errores en la gestión de datos definitivamente es mucho más difícil de arreglar.
Plantearse metas poco realistas
Es evidente que el tiempo es crucial en este tipo de implantaciones. Sin embargo, incluso a pesar de todo lo que hemos dicho hasta ahora, es necesario hacer los cambios con calma. Puesto que, plantearse metas poco realistas enfocadas en terminar la implementación del sistema ERP lo antes posible, puede conducir a un desastre de datos. De hecho, esto figura entre los principales factores que ponen en riesgo el éxito en la integración posterior.
Cómo identificar que tu ERP ya no cumple con tus necesidades
El hecho de que puedas gestionar diversas áreas de tu empresa desde un solo lugar es una gran ventaja. Para eso está el ERP (Enterprise Resource Planning). Con él, puedes alcanzar una gran eficacia en la gestión de tu empresa y convertirte en una marca competitiva. Sin embargo, puede suceder que con el tiempo tu ERP ya no cubra tus necesidades. ¿En qué debes fijarte? Hoy lo descubrirás con nosotros.
Con Aydai podrás tener un ERP que está en continua evolución. Como queremos que te siga siendo útil, le añadimos novedosas funcionalidades con frecuencia adaptándolas a lo que las nuevas tecnologías nos ofrecen. Así, tu ERP sigue siéndote útil, funcional y adecuado para tus necesidades. No obstante, si tienes una herramienta distinta, es posible que ahora mismo te sientas algo estancado con ella.
Tu ERP no acompaña la evolución de tu empresa
Puede que hayas ampliado la fabricación o abierto otras sucursales de tu empresa o que ahora haya más departamentos. Pero ¿tu ERP se ha podido adaptar a todo esto? Si la respuesta es “no” quizás sea el momento de hacer un cambio. Este tipo de herramienta debe acompañar los cambios de tu empresa y en ningún instante quedarse atrás. Esto solo te perjudicaría.
Con el ERP de Aydai vas a poder gestionar simultáneamente hasta 499 empresas. Esto es una barbaridad, pero es para que te des cuenta de que te brinda mucha flexibilidad y opciones. Además, también te permite gestionar varias tareas a la vez y que puedas empezar una sin tener que haber finalizado la anterior. Esto te va a venir de perlas para que tu empresa sea lo más productiva posible.
El programa ha empezado a colapsarse
Este es un grave problema que suele estar relacionado con que tu ERP no sea capaz de adaptarse a los procesos actuales de compra, programación, etc. La tecnología, como bien sabes, avanza a pasos agigantados y es importante que esta herramienta sea capaz de “estar al día” en todo esto. En caso contrario, puede ocurrir que la productividad y los beneficios de tu empresa empiecen a mermar.
No se adapta a los cambios legislativos
Es importante que todo programa para tu empresa sea capaz de adaptarse a los cambios legislativos en cuanto estos entren en vigor. A veces, puede que esto sea así, que haya ciertos problemas debido a que tu ERP no es del todo flexible. ¿Qué es lo que puedes hacer entonces? Cambiar de ERP, ya que solo te provocará quebraderos de cabeza. Con ERP Aydai esto no te pasará. Nuestro programa está siempre actualizado y adaptado.
No es un ERP que te brinde seguridad
Esto puede ser un grave problema para tu empresa que conviene que resuelvas cuanto antes. Un ERP siempre te debe asegurar una correcta seguridad para que no se filtren los datos, no pierdas información y no entren hackers. En caso contrario, si ya has tenido algún que otro susto, tal vez sea el momento de que cambies de ERP. Nosotros, en Aydai, te podemos ayudar. ¿Quieres saber cómo?
ERP Aydai es una aplicación que entre sus características destacan la seguridad, el control en el acceso y el uso de la aplicación por cada usuario. Además, hay sistemas automáticos de copias de seguridad que evitarán que ante cualquier problema tus datos se pierdan. Esto es importantísimo y una característica que incluimos en nuestra aplicación porque sabemos que es indispensable.
Si has detectado que tu ERP ya no cumple con tus necesidades, es el momento de que lo cambies. Consúltanos en Aydai todas las dudas que puedas tener con respecto a lo que nosotros te ofrecemos. Estamos seguros de que podemos ajustarnos a las necesidades que tiene tu empresa. ¿Hablamos?
Las diferencias entre Machine Learning, Big Data y Data Science que debes conocer
Las empresas incorporan constantemente nuevas alternativas tecnológicas y digitales para optimizar la toma de decisiones, automatizar procesos y proteger sus datos. Sin embargo, estas soluciones son tan variadas que, en algunos casos, aprender a diferenciarlas se puede volver un verdadero reto. Algunos de los términos que más confusión suelen causar son Machine Learning, Big Data y Data Science.
Y no podemos culparlos. Después de todo, aunque el Machine Learning es el más conocido de todos, el Big Data y Data Science se encuentran relacionados de manera muy cercana. Estos tres términos tienen tanto diferencias como similitudes, siendo el uso de datos el principal lazo. Pero para hacer las cosas un poco más simples y concisas, esta vez hemos decido hablar sobre las diferencias entre ellos. Lo primero que debemos conocer es qué hace cada uno.
Data Science: el primer eslabón de la cadena del Big Data y el Machine Learning
Para empezar a crear las soluciones que actualmente se utilizan en las grandes empresas, lo primero que se debe aplicar es el Data Science. El Data Science se encarga de preparar el terreno para el Big Data y uso del Machine Learning. Es gracias a que se trata de un campo centrado en la recopilación de datos para extraer información útil. Estos apuntes se toman con el objetivo de hacer un plan y mejorar la toma de decisiones.
Para poder desempeñarse en el Data Science, es necesario contar con tres habilidades principales. La más obvia es tener conocimiento de tecnología, pero también es necesario conocer sobre matemática, estadística y negocios. Cuando una empresa decide desarrollar un proyecto en este ámbito, existen una serie de pasos a seguir. Estos también son necesarios para los proyectos de Machine Learning y Big Data.
Una vez se han definido los tipos de datos que se necesitan, lo primero a hacer es la recogida de datos. Luego, se procesa la información que estos contienen, a lo que se denomina tratamiento de datos. Para el análisis y modelado, el tercer paso, también es necesario aplicar técnicas de Machine Learning. A continuación, se debe realizar una evaluación de los resultados para comprobar si son relevantes, y luego estos son presentados en un lenguaje simple y de negocios.
Big Data: muy similar al Data Science y el utilizado para el Machine Learning
Ahora, la principal diferencia entre el Big Data y el Data Science, proviene en su centro de experticia. Mientras que el Data Science se encarga de la recopilación de datos y su análisis, el Big Data se centra también en recopilar información, pero de datos de gran tamaño. ¿Por qué es necesario si ya tenemos el Data Science? Pues, sucede que cuando un conjunto de datos supera el orden de Terabytes (TB), estos son muy difíciles de procesar.
Un solo ordenador no es capaz de almacenar ni digerir tales tamaños de datos. Por lo tanto, es imposible analizarlos a través de los métodos tradicionales utilizados en el Data Science. Es aquí cuando el Big Data entra en juego. En un proyecto de este tipo, se deben implementar herramientas especializadas que permitan acceder a los datos de gran tamaño. Se pueden utilizar bases de datos y sistemas de procesamiento, así como tecnologías que se encargan del análisis de la información a medida que esta se genera.
Otra forma de diferenciar el Big Data del Data Science y el Machine Learning, es notar que este sistema necesita de un clúster de CPUs. El objetivo de ello es que permite distribuir la carga de datos entre las diferentes máquinas. Esto otorga un mayor control sobre el conjunto de datos y facilita el análisis. Sin embargo, se trata de una infraestructura con limitaciones, por lo que es necesario conseguir una que se adapte a los objetivos.
Machine Learning
El Machine Learning, traducido al español como aprendizaje automático, es una ciencia que permite a los ordenadores aprender por cuenta propia, sin necesidad de programarlos. Hasta aquí, es muy fácil diferenciar el Machine Learning del Big Data y Data Science. Para poder obtener la información de aprendizaje, se necesitan dos elementos imprescindibles. El primero es un conjunto de grandes datos para analizar, y el segundo, un algoritmo que se encargue del proceso de análisis.
El Machine Learning es utilizado en el Data Science para poder analizar datos de manera automatizada. Una vez identificados y comprendidos los datos importantes y relevantes para nuestro problema, el sistema los procesa e identifica patrones. De esta manera, es capaz de hacer predicciones para reducir la incertidumbre y arbitrariedad y asistir en la toma de decisiones. Si todavía se te hace algo confuso, puedes resumirlo de la siguiente forma: El Machine Learning funciona como un método de análisis en un proyecto de Data Science, en el cual también se puede hacer uso del Big Data.
Razones por las que la digitalización es clave en la recuperación económica
La digitalización ha sido durante décadas una asignatura pendiente en el tejido empresarial español. La crisis provocada por la pandemia ha supuesto un duro golpe, pero también se ha convertido en un gran aliciente para no perder puestos en la transformación digital de nuestro sector productivo. Una transformación digital imprescindible para la recuperación económica en un momento especialmente complicado.
Los datos lo avalan. En los últimos meses se ha podido comprobar cómo aquellas empresas que ya habían consolidado, o al menos iniciado, su proceso de digitalización han sido capaces de sortear mejor los efectos de la crisis. La flexibilidad que aporta el uso de las nuevas tecnologías y una mayor capacidad de adaptación y respuesta son la clave.
Una digitalización que se ha acelerado a todos los niveles. En la Administración, para agilizar los trámites burocráticos; en las empresas, para facilitar el teletrabajo y en el sector comercial, para satisfacer las demandas cada vez mayores del comercio online. Un proceso en el que solo cabe seguir avanzando para alcanzar la tan ansiada recuperación económica.
Las claves de la digitalización en España
Según se refleja en la 8ª edición del Barómetro Digital de ISDI, la COVID-19 ha acelerado el proceso de digitalización, de modo que más de un 62% de las empresas españolas cuentan con un plan estratégico para llevarlo a cabo. Sin embargo, ese camino aún está sembrado de baches, como la falta de adaptación de estructuras organizativas o la escasa inversión en desarrollo tecnológico.
Aunque el estudio se centra en departamentos de marketing, sus conclusiones son extrapolables a otras áreas de la estructura empresarial. Así, se constata la importancia cada vez mayor que se da a la digitalización y a la presencia de profesionales especializados en las empresas.
Ahora, con la mirada puesta en la recuperación económica, se tienden puentes sobre esos baches en el camino que hasta no hace mucho eran profundos. Las razones para ello se han puesto de manifiesto claramente en los últimos meses.
En primer lugar, las empresas con un mayor grado de digitalización han demostrado ser más competitivas. Esto se debe a que les ha resultado mucho más sencillo transformar sus líneas de producción para adaptarse a un escenario cambiante en el que tanto la demanda como los hábitos de consumo han experimentado un giro radical en muy poco tiempo.
En segundo lugar, solo con la digitalización ha sido posible la implantación del teletrabajo, auténtico salvavidas para muchas empresas. Negocios que habían quedado atrás en el proceso de transformación digital y no han sido capaces de adaptarse a tiempo han desaparecido.
Además, los enormes beneficios de la digitalización se han dejado sentir de forma muy especial en un sector básico para la recuperación económica: el comercio. Pequeñas empresas y negocios familiares que se habían resistido hasta ahora a la implantación de las nuevas tecnologías y la venta online han tenido que sucumbir a ellas para poder subsistir.
Previsiones de futuro
El proceso de digitalización es imparable y necesario en ese camino hacia la recuperación económica. Y las empresas no están solas. Así por ejemplo, el plan España Digital 2025 pretende impulsar el proceso de transformación digital del país a través de medio centenar de medidas estructuradas en diez ejes estratégicos.
Este plan, fruto de la colaboración público-privada, se ha planteado con unos objetivos ambiciosos. Entre ellos cabe mencionar la intención de acelerar la digitalización de las empresas, especialmente la de micropymes y start-ups, así como la de sectores estratégicos como el agroalimentario, turístico, energético o agroalimentario, entre otros.
En Aydai te ayudamos a que tu empresa no quede en el vagón de cola de la digitalización poniendo a tu alcance las mejores soluciones tecnológicas de gestión. Ganarás en flexibilidad, competitividad y productividad.
¿Qué es el mantenimiento preventivo y correctivo en un ERP?
Un ERP es una herramienta de productividad que busca una gestión eficaz de los recursos de una empresa. Para conseguir este objetivo se usa un software que pretende manejar de manera total toda la información que llega desde los distintos departamentos y procesos de negocio. Con esto se consigue una visión global que ayuda en la toma de decisiones y en la coordinación de todos los equipos de trabajo.
Una de las cuestiones más importantes para garantizar la productividad es asegurar el funcionamiento de los equipos con los que se desarrollan las tareas y de las instalaciones donde se realizan. Las labores del departamento de mantenimiento también deben ser recogidas en el ERP para valorar su impacto en la productividad. Con esto se consigue hacer un seguimiento más completo y útil.
La manera habitual de trabajar es mediante la realización de mantenimientos preventivos y mantenimientos correctivos. Los primeros son revisiones a los equipos y herramientas que pretenden solucionar el natural desgaste que se produce por el uso. Se programan de manera regular para que no afecten a la producción y son necesarios para evitar daños y averías.
Los mantenimientos correctivos son aquellos que se realizan para solucionar problemas imprevistos. Estos son los que se pretenden evitar ya que afectan directamente a la producción. Son trabajos reactivos a situaciones imprevistas que pueden afectar al rendimiento de una empresa. A pesar de que se puede tener cierta previsión, normalmente requiere de una potente capacidad de respuesta.
La diferencia entre mantenimiento correctivo y preventivo es bastante clara. Mientras que los primeros son sucesos no deseados, los segundos se derivan del normal funcionamiento de los equipos y buscan su optimización. Así pues, ¿por qué es necesario tener un control sobre los mantenimientos correctivos en el ERP?
Gracias al control del ERP los mantenimientos preventivos se pueden programar
Toda información sobre la productividad resulta muy valiosa. Conocer las causas de la disminución en los rendimientos es fundamental para encontrar una solución. Por eso, el registro de los mantenimientos correctivos en el ERP da una visión más fiable de los puntos débiles que impiden conseguir mejores resultados en una empresa.
Si se observa que se producen demasiados mantenimientos correctivos paralizantes de la actividad es necesario tomar decisiones. Gracias a la capacidad analítica que proporciona un ERP, esto se consigue hacer de manera eficiente. En estos casos se deberá analizar si los mantenimientos preventivos son suficientes o si sencillamente se debe cambiar o actualizar la maquinaria.
También es posible que a ciertos niveles de producción se produzcan fallas que se pueden prever. En estos casos, y gracias al control con el ERP, se podrá detectar los picos de productividad que puedan provocar el colapso incluso con los mantenimientos preventivos necesarios. Con esta información se puede decidir entre evitar de alguna manera esos niveles o programar los mantenimientos correctivos para dar una respuesta eficaz.
De esta manera se consigue una gestión eficaz de los mantenimientos preventivos que pueden entrar dentro de una planificación de la actividad. Con la información analítica que se obtiene con el ERP se consigue que los mantenimientos correctivos colaboren en la productividad permitiendo su continuidad. Esto siempre se puede realizar en equipos menores que no requieren de intervenciones costosas.
Gracias al valor de una herramienta de gestión como el ERP se puede dar la vuelta a algo que no es deseado como el mantenimiento correctivo. Además, permite la definición de estrategias a largo plazo, posibilitando la continuidad de la actividad hasta que llegue la mejora que permita prescindir de las reparaciones.
Aydai cuenta con el ERP que necesitas para tu empresa o negocio. Descubre todo el potencial de esta herramienta para conseguir una gestión eficaz que ayuda a la productividad. Contacta ya con nosotros para recibir más información.
Cómo debe ser el ERP para la gestión empresarial perfecto
En un mercado altamente competitivo, contar con un ERP para la gestión empresarial resulta indispensable para ganar en eficiencia y seguridad, mejorar la toma de decisiones, ampliar la capacidad operativa y, a la vez, reducir costes. Pero no todos los sistemas de planificación de recursos son iguales ni ofrecen las mismas funcionalidades.
Un buen ERP para la gestión empresarial debe estar compuesto por una serie de módulos imprescindibles para dar el soporte que necesitan todas las áreas de la empresa, desde contabilidad a ventas, proveedores o recursos humanos.
1. CRM
Las relaciones con los clientes son la base de cualquier actividad empresarial. Almacenar, organizar y gestionar toda la información referida a ellos es esencial. Es el objetivo del sistema de gestión de las relaciones con los clientes y posibles clientes, que permite realizar un seguimiento exhaustivo de todas las acciones relacionadas con ellos y mejorar los canales de comunicación.
2. Ventas
Permite gestionar ofertas, presupuestos, pedidos, albaranes, facturas, reclamaciones, devoluciones, etc. Si el ámbito de actuación de la empresa trasciende fronteras, es importante asegurarse de que es multidivisa y multiidioma. Tener una visión global y particular de las operaciones con los clientes, además, permite agilizar los procesos de venta y disponer de estadísticas. Por ello, es básico en cualquier ERP para la gestión empresarial.
3. Compras
Se centra en los proveedores y el control de compras. La buena gestión de materias primas, un estricto control de las necesidades de compra según el stock, un seguimiento de la recepción de la mercancía y de la facturación, una estrecha comunicación con proveedores y la posibilidad de contar con estadísticas mejora la eficiencia de la producción. Por ello, este módulo es importante en un ERP para la gestión empresarial.
4. Logística
El control de los almacenes es uno de los trabajos más complejos en cualquier compañía. Es esencial disponer de una herramienta que permita mejorar su gestión, y por eso, es otro de los módulos básicos que un buen ERP para la gestión empresarial debe tener. Conocer el stock, ayudar en la realización de inventarios, gestionar todos los movimientos en los almacenes es ganar en eficiencia.
5. Producción
Su valor dentro de un ERP para la gestión empresarial radica en que supone una ayuda imprescindible para planificar y controlar todas las etapas de fabricación, desde la emisión de órdenes hasta las cargas de las unidades productivas o la previsión de fechas de entrega. No basta con eso, un ERP perfecto debe también permitir la organización de los operarios y la creación de planes para cada producto.
6. Contabilidad y finanzas
Es una de las áreas críticas de cualquier compañía porque en ella acaban repercutiendo todas las demás secciones de la empresa. Que los procesos sean ágiles, que no haya margen para el error o las duplicidades es esencial, y en esa labor, el ERP para la gestión empresarial supone una herramienta indispensable.
7. Personal
El capital humano es un engranaje fundamental. Su correcta gestión es un aspecto básico y por eso un ERP para la gestión empresarial ideal debe ayudar a su control y organización, desde horarios y fichajes a tipo de contrato, permisos, bajas o cualquier otro tipo de información que sea de interés.
8. SAT
Si la empresa presta servicio de asistencia técnica, este módulo permite su correcta organización, ayudando a organizar al personal, asignando tareas, generando órdenes de trabajo y permitiendo la facturación en caso de necesidad. Además, para ganar en eficiencia, es importante que el ERP para la gestión empresarial permita la gestión de estas cuestiones mediante el uso de dispositivos móviles.
9. Proyectos
Una compañía evoluciona, cambia con el tiempo y se enfrenta a nuevos retos. Por eso, la gestión de proyectos es esencial en su crecimiento. Si el ERP para la gestión empresarial permite el desarrollo y seguimiento de proyectos en todas sus fases se ganará en eficiencia y, por tanto, en competitividad.
Disponer de un ERP para la gestión empresarial completo y con todas las funcionalidades necesarias para poder controlar de manera eficaz todas las áreas de la empresa es ganar en competitividad asumiendo un coste mínimo. Si es lo que necesitas, AYDAI pone a tu disposición el mejor ERP del mercado.
Cómo ayuda un ERP al retail, a la gestión de comercios minoristas
Los establecimientos que realizan ventas al cliente final deben contar con herramientas de gestión eficientes que les permitan centrarse en conseguir una atención al público de calidad. Gran parte del éxito de los comercios minoristas se consigue por esforzarse en dar un buen servicio, pero sin descuidar las tareas administrativas y logísticas.
Un software de gestión consigue aliviar gran parte de la carga de trabajo de una tienda para poder dar preferencia a la venta. El ERP consigue ser una herramienta eficaz para los comercios minoristas que ven facilitadas muchas tareas, pudiendo optimizar los tiempos de trabajo.
Una de las claves de la gestión de las tiendas es el control de almacenes. Es una tarea que requiere de mucha supervisión y seguimiento con trabajos como el control de stock mediante inventarios. Un ERP resulta especialmente útil si existen múltiples almacenes en distintas unidades de negocio del mismo comercio minorista.
El ERP también permite realizar operaciones entre distintos almacenes de las tiendas de un mismo negocio de manera muy controlada. También logra un control eficaz de las mermas y de las roturas de stocks que pueden afectar a la venta. Este software de gestión permite, además, los registros y seguimientos de inventarios que proporcionan información de gran utilidad para los comercios minoristas.
Uno de los grandes valores del ERP es contar con una gran fuente de información del funcionamiento de la tienda. De esta manera, se podrán hacer previsiones de stock en base a los datos que podemos sacar del software de gestión. Con esto se consigue aprovechar las oportunidades de venta al máximo.
Con el ERP se logra la sincronización de los canales de ventas de las tiendas
Podemos encontrar otras utilidades del ERP muy beneficiosas para el comercio minorista. También sirve para gestionar con los proveedores. Puede lograr funciones como automatizar pedidos siguiendo unos criterios preestablecidos. Este tipo de automatismos son de gran utilidad para las tiendas que quieren asegurar que siempre haya existencias de determinados productos.
El control de ventas también es otra de las prestaciones que ofrece un ERP. La instalación de un TPV en una tienda puede facilitar mucho el trabajo de los empleados, pero también es una herramienta que debe estar sincronizada con el control de stock de manera automática para que toda la salida de producto quede registrada.
Además, con el TPV también se pueden conocer indicadores tan valiosos como el ticket medio, el consumo por cliente o el tiempo medio de transacción. Estos valores ayudarán a optimizar los procesos de compras y a conocer el comportamiento del público que acude a la tienda.
Si el comercio minorista cuenta con tienda online, sus ventas también deben estar sincronizadas con todas las operaciones realizadas en la tienda. Esto es realmente necesario si se quiere tener un control efectivo de la gestión del negocio. El ERP es un software que permite alinear toda esta información ofreciendo una visión global del negocio muy valiosa.
Alinear todos los canales de venta es una de las grandes ventajas de usar un ERP. Con esto se consigue conocer, en todo momento, el stock en tiempo real y actuar en consecuencia evitando las roturas. También es imprescindible a la hora de realizar los inventarios de los almacenes de manera adecuada.
Problemas si trabajas con un ERP desactualizado
Un ERP es una herramienta muy valiosa en la que basan su gestión muchas empresas. Sin embargo, es habitual dejar pasar el tiempo y no seguir el correcto mantenimiento de este valioso recurso. Si algo caracteriza a un ERP es su capacidad de adaptación y flexibilidad a las distintas circunstancias que se pueden dar en la actividad de un negocio.
Existen muchos supuestos en los que una empresa se puede encontrar usando un ERP desactualizado, y esto puede traer bastantes problemas. Si las necesidades han cambiado, el ERP debe poder dar una respuesta adecuada. Por ello, merece la pena parar y evaluar qué adaptaciones se pueden hacer en el ERP para conseguir un funcionamiento óptimo.
En la actualidad se han producido muchos cambios significativos en la sociedad que afectan directamente a las empresas y que tienen su repercusión en el ERP. Esta herramienta también debe seguir las tendencias en tecnología si quiere ser funcional.
Con el aumento del teletrabajo, por ejemplo, es necesario la conexión remota para poder realizar las tareas necesarias. Si el ERP desactualizado no permite esta función pasa a ser una herramienta inútil. No se podrá tener acceso a los informes que reflejan una información valiosa y la toma de decisiones será ineficiente.
En la actualidad, con la proliferación de los dispositivos móviles es imprescindible que se pueda usar tanto en móviles como en tablets. Un ERP desactualizado que no permita el uso en estos dispositivos puede suponer un verdadero obstáculo.
Otro de los cambios recientes que se han producido es el aumento del comercio online. Incluso las empresas de menor volumen han visto en la venta web una manera de crecimiento muy interesante. Si el ERP no está adaptado para la venta web, pueden surgir muchos problemas. Una parte importante de la actividad no se verá reflejada en los informes, por ejemplo.
Será mucho más difícil realizar las labores de control y no se podrá aprovechar al máximo las oportunidades del e-commerce. Si se decide abrir esta línea de negocio es muy importante que el ERP sea actualizado.
Un ERP desactualizado puede llegar a ser un lastre para la empresa
También se puede encontrar un ERP desactualizado por la evolución que se da en la propia empresa y sus cambios de funcionamiento. Si se aumenta el volumen de operaciones de negocio, el ERP también tiene que cambiar para responder adecuadamente. Hay que recordar que esta herramienta funciona por módulos lo que permite mucha flexibilidad y rapidez en la adaptación.
También es necesario que el ERP esté actualizado con la normativa vigente en cada momento. Un caso bastante evidente puede ser, por ejemplo, cuando se produce un cambio de IVA en algunos productos. ¿Sería posible imaginar un ERP cuyos informes no reflejen este hecho? Es muy importante hacer este seguimiento si se quieren evitar errores que puedan tener resultados graves.
Por último, también hay que aclarar que el ERP desactualizado, como cualquier software, es una herramienta ineficiente. Sencillamente porque interacciona con otros programas y aplicaciones que seguramente sí estarán actualizados. Esto puede provocar muchas incompatibilidades que pueden afectar de manera significativa a la actividad de un negocio, llegando a paralizarlo.
Si no se toman medidas para solucionar un ERP desactualizado se pueden encontrar verdaderos obstáculos en la gestión de una empresa. Problemas que parecen más leves como la velocidad en los procesos pueden ser un verdadero lastre a la hora de realizar tareas cotidianas. Esto es un grave inconveniente en la actualidad, ya que en muchas ocasiones se requiere de una respuesta rápida y precisa. Un correcto mantenimiento es la solución para acabar con un ERP desactualizado. Contar con técnicos que puedan atender a las necesidades de la empresa es la clave para conseguirlo. En Aydai contamos con los mejores expertos que te ayudarán a sacar el máximo partido a esta útil herramienta. Contacta ya con nosotros para recibir más información.
¿Qué es el control de stock y cómo implementarlo en tu empresa?
De cara a un mejor reabastecimiento empresarial y mejorar nuestra relación con los proveedores es vital llevar al día el control de stock. De este modo, el cliente nunca se verá desabastecido cuando compre un artículo de nuestro catálogo y podremos tenerlo almacenado y listo para su entrega posterior.
Este hecho puede ser determinante en la percepción de un valor tan trascendental como es la imagen de una marca.
¿Por qué llevar a cabo la implementación de estas herramientas?
Para intentar ahorrar en los costes de stock lo más recomendable es adquirir un software de gestión de cara a la optimización de los recursos de mercancía y supervisión de los mismos.
- Llevarás de un modo mucho más ajustado y preciso todo el proceso de almacenaje y reposición de tus productos. Al ser más fidedigno, los costes previos se reducirán exponencialmente. Es decir, no habrá excedente de la producción ocupando un espacio que podría estar destinado a otra mercancía, ni ausencia de lo que se necesita en un momento dado.
- De cara al control de stock y la realización de los inventarios, se optimizarán más eficazmente los tiempos predestinados a los mismos. El trabajador que se ocupe de ello accederá a una base de datos actualizada en todo momento, donde se almacenarán los productos disponibles.
- La cadena de producción será mucho más eficiente y este hecho siempre se reflejará en los resultados finales, de cara a la clientela, que verá satisfecha su demanda en un proceso mucho más corto, bien controlado y de fácil supervisión.
- Si el proceso se automatiza en una plataforma digital que preste esa posibilidad, se reducirá cuantiosamente la posibilidad de que haya fallos en el control de stock. Con la digitalización de estos procedimientos trascendentales se trabaja de un modo más seguro, rápido y fácil.
- Disminuye la producción impresa de documentos. Al ir todo en una plataforma digital, el papeleo se reduce considerablemente. Favoreciendo que nada se pierda y todo quede registrado en la memoria del mismo.
- Es un proceso dinámico y de múltiples opciones. Por ejemplo, a la hora de llevar un control de stock entre comunidades, si eres una franquicia, o internacionalmente si hay almacenes en distintos puntos geográficos.
- Se ha comprobado que implementando estas posibilidades digitales, pueden llegar a ampliar las ganancias finales en una entidad tanto de grandes dimensiones como en una pyme. Además, mejorará la liquidez final. Si se vende más, habrá mayor capacidad para seguir comprando y almacenando.
- Otro hecho significativo es que a mayor rapidez en la compra y venta de nuestros productos, podría incluirse una variable que potencie las posibilidades. Es decir, puede haber mayor variedad de productos, por lo que se amplía el catálogo ofertado.
- Si hay mucho movimiento y agilidad en este proceso, como, por ejemplo, en la venta de artículos de comida, se trabajará más cómodamente y con más margen frente a la fecha de caducidad.
- Es conveniente, de cara a tratar con datos digitales en el control de stock, contar con un sistema de seguridad adecuado que evite el ataque externo o la sustracción de datos personales que puedan acarrear un gran contratiempo. Puede ser el hándicap que nos diferencie de la competencia.
Estos sistemas de control sirven para saber, a ciencia cierta, qué productos están disponibles, cuáles se han vendido y qué hará falta en las fechas próximas. De este modo, ningún cliente perderá la opción de compra y adquisición, que de otro modo más manual, mecánico y monótono podría suceder con la consiguiente pérdida de la confianza depositada en la empresa. Algo que, quizá, ya no tendría vuelta atrás.
El stock es una de las partes fundamentales en la cadena de producción. Por eso, es recomendable disponer del almacenamiento necesario para ir realizando copias de seguridad, de manera asidua, de cara al mantenimiento y buen desarrollo del mismo.