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La digitalización se ha convertido en prácticamente una obligación para cualquier empresa. Un software ERP (Enterprise Resource Planning, o Planificación de Recursos Empresariales) será necesario para poner en marcha la transformación digital de la mejor manera.

Si necesitas cualquier tipo de asesoramiento o más información sobre estas aplicaciones, solo tienes que ponerte en contacto con nosotros. Te ayudaremos a implantar la mejor opción para ti, gracias al ERP Aydai con el que mejorarás la productividad de tu empresa y todos sus procesos.

¿Qué es un software ERP?

Antes de profundizar en el listado que te vamos a presentar, vamos a analizar un poco de qué se trata un ERP. Esta aplicación es un conjunto de sistemas informáticos que te darán acceso a diferentes áreas de gestión sobre las operaciones claves de tu empresa.

Ya sea información sobre departamentos comerciales, financieros, de producción, logística, almacén, RRHH, calidad… Todo cabe dentro de un ERP, que debe ser tan completo como necesites.

Este software de gestión debe ayudarte a controlar los procesos de tu empresa, a través de un sistema integrado y con diferentes módulos que te permitan expandir las funcionalidades.  Así tomarás mejores decisiones estratégicas.

El checklist con el que evaluarás cada solución ERP

Te dejamos aquí un listado completo de múltiples herramientas y funcionalidades que debe cumplir un ERP para ser verdaderamente útil. Tan solo tendrás que completar cada una de estos factores con un número de 0 a 5, siendo 0 la inexistencia del mismo en el ERP y 5 una funcionalidad máxima en ese ámbito.

Siéntete libre de comprobar tus diferentes opciones para elegir la que mejor se adapte a ti.

Criterios generales a la hora de evaluar un ERP

• Interfaz sencilla y agradable. Que se estructure la información de manera accesible y a través de unos menús claros.
• Posibilidad de crear y desarrollar módulos personalizados.
• Escalabilidad. El comportamiento del software debe funcionar de manera adecuada si nuestra empresa crece. Debemos saber si necesitamos una versión premium o un ERP nuevo.
• Simplicidad de implantación. ¿Será necesario el uso de un especialista para instalarlo, se nos facilitará un consultor para hacerlo más fácil?
• Atención post-venta. Más allá de la formación inicial, ¿se proveerán más servicios de asistencia una vez concluida? ¿Hay varios niveles de acceso?
• Acceso Cloud al sistema.
• Generación de informes de manera personalizada.

Criterios funcionales por módulos

Función Financiera

• Gestiones operativas integradas en el propio software, con actualización automática.
• Gestión de operaciones en lote. Debemos tener la posibilidad de generar ficheros que nos permitan realizar operaciones en lote a través de diferentes entidades financieras.
• Condiciones divididas por cada línea de crédito. Debe permitir elegir el formato de pago según las condiciones más beneficiosas.
• Previsión de saldos por cuenta bancaria, separados para su mejor análisis.
• Conciliación bancaria y creación de reglas personalizadas, según las necesidades.
• Cierres contables y creación de ficheros para la presentación en el Registro Mercantil.
• Facilitación de las obligaciones fiscales.
• Adaptado al Suministro Inmediato de Información.
• Incorporación de firma digital en los documentos.
• Gestión Documental y control de archivos.

Función de aprovisionamiento

• Cálculo de modificaciones y cambios en los tiempos de entrega del proveedor.
• Registro detallado de las condiciones de cada compra (formas de pago, descuentos asignados por volumen, etc).
• Capacidad de previsión frente a las necesidades de producción.
• Organización y localización dentro del almacén de los materiales necesarios en cada caso.
• Posibilidad de trabajar con varios almacenes al mismo tiempo.
• Creación de zonas diferenciadas dentro de un mismo almacén.
• Control de calidad de todas las mercancías que se reciban.
• Planificación de la producción utilizando diferentes métodos de producción (contra stock, sobre pedido, montaje).
• Trazabilidad de materiales y productos.

Función comercial

• Creación de zonas de venta para la organización del equipo comercial.
• Clasificación de prospects y oportunidades de venta.
• Creación de tarifas especiales según productos, zonas o tipos de cliente.
• Gestión y optimización para las rutas de entrega.
• Capacidad de crear un catálogo propio de productos con información.
• Establecer condiciones de venta únicas para cada cliente.
• Control de riesgos.
• Accesibilidad y sencillez a la hora de crear y gestionar presupuestos o pedidos.

Puntuación total para la solución ERP: _____

Elegir el ERP que mejor se adpate a la empresa no es tarea sencilla. No todos el software de gestión y control son iguales ni ofrecen las mismas funcionalidades. Por eso, es importante no precipitarse, analizar bien las necesidades y posibilidades y, de manera muy especial, buscar un buen asesoramiento.

Una cuestión que nunca debes olvidar es que un buen ERP es aquel que se adapta a la empresa y a las necesidades de su gestión, no al revés. A partir de ahí es importante que tengas en cuenta algunos criterios básicos para acertar en la elección. Explicamos los más importantes.

1. Un ERP diseñado para la actividad

A pesar de que los diferentes ERP tengan características y funciones similares, el primer paso es buscar uno diseñado para la actividad de tu empresa: hostelería, finanzas, logística, transporte, etc. Esto significa que ofrecerá todo aquello que necesita, es decir funcionalidades comunes como gestión comercial, de ventas o almacenes y otras específicas como comercio electrónico o gestión de proyectos.

2. Que cubra todas las áreas de la empresa

El aspecto relacionado con las funciones del ERP es fundamental. Siempre hay que asegurarse de que el elegido tiene todos los módulos que van a permitir agilizar y mejorar la gestión de los departamentos estratégicos de tu empresa.

3. Automatización

El objetivo del ERP será facilitar y agilizar el trabajo y la gestión de tu empresa. Por eso, es esencial que incluya funciones automatizadas. Hablamos, por un lado, de esas tareas repetitivas relacionadas con el tratamiento de la información que consumen tiempo y en las que cabe el error humano. Por otro, habría que fijarse en funciones como ejecución de tareas según parámetros previamente establecidos o alertas.

4. Sistema de almacenamiento

El almacenamiento es uno de los grandes retos en la gestión de la información. Son millones los datos que una empresa puede llegar a almacenar y el ERP debe ser capaz de gestionarlos.

5. Seguridad

Es uno de los factores que nunca se deben pasar por alto. Hoy en día, las empresas son objetivo prioritario de los ciberdelincuentes. Por eso, el ERP elegido debe dar opciones de seguridad avanzadas. Y siempre deben contar con elementos que impidan el acceso a la información de personas no autorizadas.

6. Facilidad de uso

Un ERP puede llegar a ser muy complejo y ofrecer infinidad de funcionalidades. Por ello debes fijarte especialmente en que su uso sea lo más sencillo e intuitivo posible. Una interfaz clara y bien estructurada permitirá crear procesos o pantallas, acceder a informes, diseñar nuevas pantallas con facilidad y realizar las operaciones necesarias sin ningún problema.

7. Soporte técnico y actualizaciones

Son dos cuestiones también muy importantes. Un buen soporte técnico es aquel que no solo te va a ayudar en la implantación del ERP, sino que va a resolver cualquier duda e incidencia. Mientras tanto, las actualizaciones son fundamentales para garantizar que el software funciona siempre correctamente.

Todos estos aspectos te van a ayudar a elegir a un buen proveedor de ERP. No olvides que una buena elección puede condicionar el correcto funcionamiento de tu empresa. Si tienes duda, en Aydai estaremos encantados de resolverlas y ayudarte en el proceso. Somos especialistas en software de gestión y ponemos a tu disposición el que realmente necesitas.

Si estás aquí, es porque has decidido implementar un software ERP en tu empresa para simplificar los procesos y mejorar la gestión global. Estos sistemas permiten controlar todos los flujos de datos generados en cada departamento o ámbito de la organización. Para ello, se valen de informes en los que podemos visualizar el estado de las ventas, los gastos, las ganancias netas y el rendimiento general.

Los informes pueden presentar los datos a modo de listas, diagramas de barras o los clásicos gráficos circulares. Todo dependerá de la naturaleza de la información a analizar. A continuación te explicamos algunos de sus usos dentro de un sistema ERP.

Informes de ventas

Los informes de ventas son fundamentales en el marco de una buena gestión empresarial, haya o no un sistema ERP en juego. Sin embargo, contar con esta herramienta hace el proceso mucho más sencillo y rápido, dos aspectos indispensables para el avance. Podemos generarlo con distintos parámetros y, de este modo, comparar el volumen de facturación , o compararlo con otros informes, como los de gastos.

Informe de productos más vendidos

Un informe de ventas es una ventana al rendimiento de nuestra empresa; nos permite analizar su estado tanto de forma cuantitativa como cualitativa. Pero también da lugar a otra forma que puede ser especialmente útil para estudiar de cerca la evolución: un informe de los productos más vendidos. Por medio de este podemos saber rápidamente cuáles son nuestros productos estrella y cuáles no han funcionado desde la implementación del sistema ERP.

Por ejemplo, podemos saber qué productos se han vendido más durante el último mes o período de meses; si las ventas de este han aumentado o disminuido a lo largo del tiempo; si ha ocurrido alguna de estas cosas, considerar los factores que pudieron haber influido y aprovecharlos y corregirlos para el futuro. Un informe de productos más vendidos en ERP ofrece una guía con pasos a seguir para alcanzar o continuar en la cima.

Informe de ingresos y gastos

Las ventas son importantes pues nos muestran si la empresa está bien encaminada; pero los resultados de estas deben compararse con otros aspectos financieros como los gastos. Un sistema ERP permite generar un informe completo y detallado del beneficio bruto obtenido durante un determinado período.

Este tipo de informe ERP nos permite comparar la relación de ingresos y gastos en el período establecido; de este modo, podemos tener una idea del desempeño general de la empresa y detectar los puntos flojos en los que hay que trabajar. Con el status claro, podemos plantear nuevas estrategias que permitan aumentar la rentabilidad del negocio en cuestión.

Informes de ventas por zonas, países, etc.

Por lo general, el software ERP se implementa en empresas con un flujo elevado y continuo de información que hay que analizar. En ocasiones, estos datos provienen de diferentes fuentes, muchas veces ubicadas en diferentes ciudades, estados o países. Obviamente, las condiciones de las ventas cambian por región, y aunque sean elevadas, merecen estudiarse como parte del proceso de evaluación. Un informe de ventas por delegación o área geográfica es lo ideal.

Si las ventas son altas o bajas en determinado lugar, es posible saberlo a través de este informe en un sistema ERP. También podemos compararlo con otros de los ya mencionados para obtener una visión más amplia e intentar modificar la estrategia. Esta podría implicar abrir, cerrar o reducir gastos en ciertas jurisdicciones y, de este modo, garantizar la rentabilidad del negocio.

Informes de fabricación

Cuando implementamos un sistema ERP, este empieza a integrar cada una de las partes de una empresa para ofrecer una visión global de su status. Pero también podemos aprovecharlo en cada etapa para evaluar su desempeño e impacto en otras. En este sentido, lo mejor es empezar desde el principio; es en este punto en que entra en juego los informes de fabricación, si aplica a tu tipo de empresa, por supuesto.

Una empresa bien organizada debe tener sus procesos de producción bien controlados. Con la gran cantidad de datos que pueden generar cada uno de los pasos, la implementación de un software ERP facilita el trabajo de analizarla. Generar un informe de fabricación puede ofrecer todo lo que necesitamos para ello: el estado de órdenes, productos defectuosos, productos en stock, productos validados, etc.

El sistema ERP, también conocido como “planificación de recursos empresariales”, se ha hecho común en la gestión de datos empresariales. Y no es para menos considerando que 60% de las empresas que lo adquieren obtienen grandes beneficios; entre ellos, la automatización de los procesos y en consecuencia, el aumento de su productividad.

Dicho esto, la adquisición de un sistema ERP constituye una inversión jugosa, que promete mejorar el funcionamiento y manejo de datos de la empresa. Sin embargo, no está exento de riesgos, por lo que su implementación debe ser personalizada y cuidadosa. La integración incorrecta de los sistemas en juego podría conllevar a resultados contrarios a los esperados. Estas son algunas de las cosas que pueden salir mal.

Complicación del enfoque de integración del sistema ERP

En teoría, la implementación de un sistema ERP integral y efectiva, es aquella que logra unir todos los datos y procesos en una misma herramienta. Esta es la meta, claro está, pero no debemos precipitarnos a ella. Algunas empresas podrían tener éxito en esta aventura temprana, pero para muchas otras podría resultar demasiado complicado. Y la complejidad conlleva retrasos, frustración e incluso el abandono.

Por lo que hay una regla que vale la pena seguir en lo que respecta al sistema ERP: la calma. Básicamente, empezar poco a poco y con lo simple; lo mejor es concentrarse en ver pequeños resultados en poco tiempo para comprender su funcionamiento. De lo contrario, un mínimo problema podría afectar la integridad de los datos. Y ni hablar de las consecuencias.

Subestimación de la gestión del cambio en la empresa

Partamos del hecho innegable de que la integración de un sistema ERP requiere tiempo, dinero y preparación técnica. Si bien los beneficios posteriores lo valen, las empresas no deberían tomárselo a la ligera; la subestimación de la gestión de los cambios puede entorpecer el proceso e incluso generar pérdidas. Aunque a veces parezca que no, los datos de los diferentes departamentos están conectados; más aún bajo un sistema de este tipo.

Por ello es necesario capacitar a los empleados en la implementación del sistema ERP en la empresa. El esfuerzo no solo ameritará trabajar para la instalación, sino aprender a trabajar con el software a largo plazo. A final de cuentas, es un software destinado a facilitar el trabajo. Para poder sacarle provecho, es necesario saber usarlo, así que la resistencia al cambio no es una opción. De lo contrario, conducirá a la gestión inadecuada de los datos.

La implementación puede tomar demasiado tiempo

Otro de los riesgos asociados a la implementación de un sistema ERP es el exceso de tiempo. En algunos casos, el problema radica en la preparación de la infraestructura de datos; la gestión e instalación del hardware necesario para integrar los sistemas puede tardar demasiado. Y bien sabemos que el tiempo es dinero; los retrasos pueden afectar el funcionamiento de la empresa y causar pérdidas. Esto va totalmente en contra de la filosofía detrás de su implementación. 

Esperar demasiado para probar el sistema ERP

Los problemas siempre existirán y eso es una realidad en el manejo de datos y en las empresas en general. Sin embargo, detectarlos a tiempo puede hacer la diferencia entre el éxito y el fracaso. Así que este punto va de la mano con el riesgo anterior. En general, esperar demasiado para probar el sistema ERP implementado es un error común que puede tener consecuencias desalentadoras.

Cuando se detectan los errores a tiempo, pueden corregirse y evitar males mayores. Por ende, es fundamental que la compañía pruebe el funcionamiento del sistema ERP de forma temprana y minuciosa. Y aunque suene tedioso, esto evitará muchos dolores de cabeza en el futuro. La acumulación de errores en la gestión de datos definitivamente es mucho más difícil de arreglar.

Plantearse metas poco realistas

Es evidente que el tiempo es crucial en este tipo de implantaciones. Sin embargo, incluso a pesar de todo lo que hemos dicho hasta ahora, es necesario hacer los cambios con calma. Puesto que, plantearse metas poco realistas enfocadas en terminar la implementación del sistema ERP lo antes posible, puede conducir a un desastre de datos. De hecho, esto figura entre los principales factores que ponen en riesgo el éxito en la integración posterior.