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Checklist para puntuar las diferentes aplicaciones ERP a valorar

La digitalización se ha convertido en prácticamente una obligación para cualquier empresa. Un software ERP (Enterprise Resource Planning, o Planificación de Recursos Empresariales) será necesario para poner en marcha la transformación digital de la mejor manera.

Si necesitas cualquier tipo de asesoramiento o más información sobre estas aplicaciones, solo tienes que ponerte en contacto con nosotros. Te ayudaremos a implantar la mejor opción para ti, gracias al ERP Aydai con el que mejorarás la productividad de tu empresa y todos sus procesos.

¿Qué es un software ERP?

Antes de profundizar en el listado que te vamos a presentar, vamos a analizar un poco de qué se trata un ERP. Esta aplicación es un conjunto de sistemas informáticos que te darán acceso a diferentes áreas de gestión sobre las operaciones claves de tu empresa.

Ya sea información sobre departamentos comerciales, financieros, de producción, logística, almacén, RRHH, calidad… Todo cabe dentro de un ERP, que debe ser tan completo como necesites.

Este software de gestión debe ayudarte a controlar los procesos de tu empresa, a través de un sistema integrado y con diferentes módulos que te permitan expandir las funcionalidades.  Así tomarás mejores decisiones estratégicas.

El checklist con el que evaluarás cada solución ERP

Te dejamos aquí un listado completo de múltiples herramientas y funcionalidades que debe cumplir un ERP para ser verdaderamente útil. Tan solo tendrás que completar cada una de estos factores con un número de 0 a 5, siendo 0 la inexistencia del mismo en el ERP y 5 una funcionalidad máxima en ese ámbito.

Siéntete libre de comprobar tus diferentes opciones para elegir la que mejor se adapte a ti.

Criterios generales a la hora de evaluar un ERP

  • Interfaz sencilla y agradable. Que se estructure la información de manera accesible y a través de unos menús claros.
  • Posibilidad de crear y desarrollar módulos personalizados.
  • Escalabilidad. El comportamiento del software debe funcionar de manera adecuada si nuestra empresa crece. Debemos saber si necesitamos una versión premium o un ERP nuevo.
  • Simplicidad de implantación. ¿Será necesario el uso de un especialista para instalarlo, se nos facilitará un consultor para hacerlo más fácil?
  • Atención post-venta. Más allá de la formación inicial, ¿se proveerán más servicios de asistencia una vez concluida? ¿Hay varios niveles de acceso?
  • Acceso Cloud al sistema.
  • Generación de informes de manera personalizada.

Criterios funcionales por módulos

Función Financiera

  • Gestiones operativas integradas en el propio software, con actualización automática.
  • Gestión de operaciones en lote. Debemos tener la posibilidad de generar ficheros que nos permitan realizar operaciones en lote a través de diferentes entidades financieras.
  • Condiciones divididas por cada línea de crédito. Debe permitir elegir el formato de pago según las condiciones más beneficiosas.
  • Previsión de saldos por cuenta bancaria, separados para su mejor análisis.
  • Conciliación bancaria y creación de reglas personalizadas, según las necesidades.
  • Cierres contables y creación de ficheros para la presentación en el Registro Mercantil.
  • Facilitación de las obligaciones fiscales.
  • Adaptado al Suministro Inmediato de Información.
  • Incorporación de firma digital en los documentos.
  • Gestión Documental y control de archivos.

Función de aprovisionamiento

  • Cálculo de modificaciones y cambios en los tiempos de entrega del proveedor.
  • Registro detallado de las condiciones de cada compra (formas de pago, descuentos asignados por volumen, etc).
  • Capacidad de previsión frente a las necesidades de producción.
  • Organización y localización dentro del almacén de los materiales necesarios en cada caso.
  • Posibilidad de trabajar con varios almacenes al mismo tiempo.
  • Creación de zonas diferenciadas dentro de un mismo almacén.
  • Control de calidad de todas las mercancías que se reciban.
  • Planificación de la producción utilizando diferentes métodos de producción (contra stock, sobre pedido, montaje).
  • Trazabilidad de materiales y productos.

Función comercial

  • Creación de zonas de venta para la organización del equipo comercial.
  • Clasificación de prospects y oportunidades de venta.
  • Creación de tarifas especiales según productos, zonas o tipos de cliente.
  • Gestión y optimización para las rutas de entrega.
  • Capacidad de crear un catálogo propio de productos con información.
  • Establecer condiciones de venta únicas para cada cliente.
  • Control de riesgos.
  • Accesibilidad y sencillez a la hora de crear y gestionar presupuestos o pedidos.

Puntuación total para la solución ERP: _____

10 razones por las que diseñar tu ERP con AYDAI en 2022

Los ERP se han vuelto una herramienta imprescindible en todas las empresas. Incluso aquellas que centran sus actividades en lo más tradicional, han empezado a notar las ventajas de automatizar procesos y contar con un software que permita mantener una gestión completa de toda la empresa. Sin embargo, cuando un ERP no cumple con todas las necesidades específicas, es momento de diseñar uno personalizado con AYDAI y te damos las razones para hacerlo.

1. Diseñar un ERP con AYDAI te permite ahorrar dinero

EN AYDAI podemos presumir de contar con uno de los mejores precios del mercado cuando se trata del diseño de un ERP para tu empresa. Nuestro objetivo principal es ofrecer a nuestros clientes la mejor calidad y precio en sus productos personalizados, con el fin de ayudar al crecimiento y desarrollo de la empresa.

2. Escuchamos todas tus necesidades

La razón por la que muchas empresas deciden diseñar un ERP con AYDAI es debido al nivel de personalización que podemos ofrecer a través de nuestros servicios. Luego de realizar una asesoría contigo, llegamos a un acuerdo mutuo de necesidades y preferencias para crear un software que cumpla con todas tus expectativas. Además, te damos ideas para traer a la luz soluciones que no sabías que necesitabas.

3. En AYDAI producimos software ERP para todo tipo de divisas e idiomas

Si tu empresa se desempeña a nivel internacional, también te tenemos cubierto. Contamos con un equipo profesional que también se encarga de la traducción y transformación de todas las características y sistemas de divisas en tu software ERP diseñado con AYDAI, ofreciéndote flexibilidad.

4. Acceso desde cualquier sitio

Si has escuchado de los escritorios remotos, debes saber que un ERP diseñado con AYDAI ofrece características similares. Podrás acceder a tu software a través de diferentes plataformas y cualquier lugar, siempre y cuando cuentes con una conexión a internet y un dispositivo inteligente.

5. Atención eficaz e inmediata

Los errores o accidentes son inevitables en cualquier servicio o producto. Aunque siempre buscamos ofrecer perfección, existen aspectos que pueden escaparse de nuestras manos. Incluso en estos casos, te aseguramos que siempre tendrás a nuestros profesionales a tu disposición para resolver cualquier inconveniente que se pueda presentar en el menor tiempo posible y siempre si priorizando tu comodidad.

6. Más de 25 años de experiencia

Incluso cuando la gestión de empresas y el mundo digital no estaba en tendencia, AYDAI siempre estuvo ahí para ofrecerle las mejores soluciones ERP a las empresas. Nos hemos ido desarrollando con el tiempo, creciendo en conjunto con las nuevas tecnologías para siempre ofrecer el mejor servicio a nuestros clientes. Estos 25 años de existencia nos han servido para afianzar nuestra reputación como una de las mejores empresas.

7. El trabajo de AYDAI no termina con el diseño de un ERP

Somos conscientes de que no todas las empresas están preparadas para adaptar un ERP en su sistema. Es por ello que no nos detenemos una vez ya hemos entregado el producto final. En AYDAI también nos aseguramos de formar a tu equipo, empleados y empresa completa para aprender a utilizar nuestras herramientas de la manera más eficiente.

8. Un diseño intuitivo y fácil de usar

Con esta ventaja te aseguramos que el tiempo de formación del punto anterior no será tan largo o complicado como crees. En AYDAI siempre diseñamos un ERP con una interfaz de usuario sumamente amigable, rápida y fácil de utilizar. Así, nuestros clientes tenderán a tener menos problemas de compatibilidad o para aprender sobre nuevas funciones en la aplicación.

9. Calidad respaldada

No supongas que todas las ventajas que hemos mencionado en este listado son todas habladuría. Contamos con una extensa lista de clientes, productos y servicios que pueden avalar la calidad de todo lo que ofrecemos. Tan solo debes contactarnos, y te daremos un recorrido completo sobre nuestros trabajos y todas las metas que hemos cumplido en conjunto con otras empresas.

10. Desarrollo constante

Es importante destacar que en AYDAI nunca dejamos de actualizar nuestras tecnologías y métodos usados para producir un ERP. Podemos garantizarte siempre que todos nuestros productos hacen empleo de las herramientas más actuales para asegurar la productividad y eficacia de tu empresa en todo momento.

Criterios de selección del ERP adecuado para mi empresa

Elegir el ERP que mejor se adpate a la empresa no es tarea sencilla. No todos el software de gestión y control son iguales ni ofrecen las mismas funcionalidades. Por eso, es importante no precipitarse, analizar bien las necesidades y posibilidades y, de manera muy especial, buscar un buen asesoramiento.

Una cuestión que nunca debes olvidar es que un buen ERP es aquel que se adapta a la empresa y a las necesidades de su gestión, no al revés. A partir de ahí es importante que tengas en cuenta algunos criterios básicos para acertar en la elección. Explicamos los más importantes.

1. Un ERP diseñado para la actividad

A pesar de que los diferentes ERP tengan características y funciones similares, el primer paso es buscar uno diseñado para la actividad de tu empresa: hostelería, finanzas, logística, transporte, etc. Esto significa que ofrecerá todo aquello que necesita, es decir funcionalidades comunes como gestión comercial, de ventas o almacenes y otras específicas como comercio electrónico o gestión de proyectos.

2. Que cubra todas las áreas de la empresa

El aspecto relacionado con las funciones del ERP es fundamental. Siempre hay que asegurarse de que el elegido tiene todos los módulos que van a permitir agilizar y mejorar la gestión de los departamentos estratégicos de tu empresa.

3. Automatización

El objetivo del ERP será facilitar y agilizar el trabajo y la gestión de tu empresa. Por eso, es esencial que incluya funciones automatizadas. Hablamos, por un lado, de esas tareas repetitivas relacionadas con el tratamiento de la información que consumen tiempo y en las que cabe el error humano. Por otro, habría que fijarse en funciones como ejecución de tareas según parámetros previamente establecidos o alertas.

4. Sistema de almacenamiento

El almacenamiento es uno de los grandes retos en la gestión de la información. Son millones los datos que una empresa puede llegar a almacenar y el ERP debe ser capaz de gestionarlos.

5. Seguridad

Es uno de los factores que nunca se deben pasar por alto. Hoy en día, las empresas son objetivo prioritario de los ciberdelincuentes. Por eso, el ERP elegido debe dar opciones de seguridad avanzadas. Y siempre deben contar con elementos que impidan el acceso a la información de personas no autorizadas.

6. Facilidad de uso

Un ERP puede llegar a ser muy complejo y ofrecer infinidad de funcionalidades. Por ello debes fijarte especialmente en que su uso sea lo más sencillo e intuitivo posible. Una interfaz clara y bien estructurada permitirá crear procesos o pantallas, acceder a informes, diseñar nuevas pantallas con facilidad y realizar las operaciones necesarias sin ningún problema.

7. Soporte técnico y actualizaciones

Son dos cuestiones también muy importantes. Un buen soporte técnico es aquel que no solo te va a ayudar en la implantación del ERP, sino que va a resolver cualquier duda e incidencia. Mientras tanto, las actualizaciones son fundamentales para garantizar que el software funciona siempre correctamente.

Todos estos aspectos te van a ayudar a elegir a un buen proveedor de ERP. No olvides que una buena elección puede condicionar el correcto funcionamiento de tu empresa. Si tienes duda, en Aydai estaremos encantados de resolverlas y ayudarte en el proceso. Somos especialistas en software de gestión y ponemos a tu disposición el que realmente necesitas.

Cómo un ERP te ayuda en mejorar la gestión de tu empresa

Una de las labores más importantes de una compañía, consiste en automatizar eficientemente los procesos y actividades, a través de programas especializados. Ideales para apoyar los diversos sistemas de gestión concernientes a las operaciones internas de la empresa, en las áreas que la componen. Sin mencionar que con un ERP, es posible hacer todo esto de forma práctica, centralizando toda la información.

Asimismo, un ERP resulta una herramienta sumamente útil, que se encarga de resolver los problemas de gestión más comunes de las empresas; donde se alcanza el mejor acceso a la información concerniente a las compras, finanzas, recursos humanos, marketing, entre otros. En AYDAI, integramos todo lo que necesitas en un único sistema, a un costo bastante accesible y con la calidad que nos caracteriza.

¿De qué forma un ERP puede solucionar los problemas de gestión de las empresas?

Al hacer uso de un software ERP, se manejan apropiadamente todos esos problemas críticos de gestión, que suelen estar muy presentes en las compañías; generando un cambio significativo al integrar la información más relevante, así como las actividades primarias o secundarias en una cadena de valor. Es por eso que te especificamos todo al respecto sobre los procesos y actividades, los cuales se beneficiarán con este software

Logística de entrada

Cuando hablamos de logística de entrada, nos referimos a todos esos procesos que engloban la gestión, organización y compra de materias primas y componentes. Aquí se concentran las diversas peticiones, transporte, almacenaje y la recepción de este tipo de materiales. Mientras que con la ayuda del ERP, es posible tener acceso constante  a la cadena logística, favoreciendo la información y el trabajo colaborativo.

Logística de salida

Contrariamente al caso anterior, la logística de salida permite la distribución de los productos hacia los compradores y su preparación. Sin dejar de lado el almacenaje y la posterior entrega en el tiempo estipulado. Básicamente, con la implementación de un ERP, la información de las existencias se obtiene en tiempo real, coordinando eficientemente la distribución de la mercancía; un punto a favor para el servicio de delivery.  

Gestión de producción

El área operativa de una empresa, engloba todos los procesos concernientes a la fabricación de los productos que les caracterizan; incluyendo el ensamblado y almacenaje de los mismos. Por esta razón, se recomienda el uso de un ERP que ofrezca una correcta automatización de las órdenes internas. Con el cometido de agilizar y coordinar todos los recursos, brindando un servicio de calidad a los clientes.

Gestión de ventas

Este es quizá uno de los aspectos más importantes que enaltecen la calidad de los servicios de una empresa; engloba la captación de clientes potenciales, la recepción de los pedidos y las estrategias de venta. Ante este tipo de gestión, un ERP recopila en su base de datos información veraz que ayuda a controlar la demanda con exactitud. En este sentido, facilitando la visualización y los pedidos en los diversos departamentos de la empresa.

Mantenimiento de los clientes

Es fundamental establecer y controlar las condiciones de venta y garantía respecto a la producción de una empresa por medio de un ERP; el cual nos ayuda a garantizar servicios de calidad, mejorando la experiencia de compra del cliente a través de los procesos internos de la compañía. Puesto que es importante transmitir confianza en todo momento y velar por la asistencia profesional.

Gestión de cobros

Es esencial generar facturas digitales y automatizadas con una herramienta tan eficaz como un ERP. El mismo que agrupa, calcula y adapta las facturas según los requerimientos de la empresa. Al mismo tiempo que incrementa la gestión de los cobros, los cuales se verán reflejados en cada uno de los detalles plasmados. Un aspecto clave al momento de cumplir los plazos estipulados en dichos documentos.

Gestión de morosos

Para nadie es secreto que las empresas, pueden ser partícipes de experiencias desagradables con los clientes morosos. Pero si se quiere evitar este tipo de percances, el apoyo de un ERP será significativo, gestionando los cobros de forma eficaz. Esto por medio de estrategias específicas indicadas para recuperar la pérdida de los créditos. De tal forma que se reduzcan los efectos financieros negativos. 

Inventario

Con un ERP se calculan las necesidades de aprovisionamiento, las previsiones de ventas y todos los procesos concernientes al inventario de la empresa; optimizando positivamente la gestión de los recursos, con el fin de prevenir errores que podrían ser bastante perjudiciales. Por este motivo, es valioso que los recursos de almacén, se correspondan con la demanda y la cartera de pedidos en cada circunstancia. 

Solución ERP Aydai: porqué elegirnos

Hoy en día, alcanzar el éxito de un negocio es bastante sencillo, si se cuentan con las mejores herramientas para una gestión empresarial eficiente. Sin la cual, no sería posible analizar la calidad de los procesos y conseguir un nivel de productividad destacable ante la competencia. Es por ello que la solución ERP Aydai está a tu disposición, si deseas controlar estos aspectos valiosos de la compañía.

Ten presente que es fundamental manejar los flujos de información, a través de software especializado para aumentar la productividad. Es por ello que los encargados de la administración, tienen la obligación de apelar por este tipo de soluciones y te diremos las razones para hacerlo cuanto antes. Dado que un desempeño inadecuado, supone consecuencias de peso para la empresa.

¿En qué consiste la solución ERP Aydai?

Con el fin de garantizar un servicio de calidad, la solución ERP Aydai, engloba los procesos concernientes a la gestión empresarial en una sola aplicación; indicada a esas compañías que buscan resultados más eficaces en cuanto a su administración, y en el menor tiempo posible. Dónde las áreas más relevantes como finanzas, ventas, logística y personal, están inmersas en este estupendo recurso tecnológico.

Estos aspectos te permiten alcanzar una gestión eficiente de forma cómoda y precisa, a través de una base de datos. Con la cual, es más sencillo facilitar la labor de los empleados, a la hora de acceder a cualquier documentación que ameriten. Asimismo, su diseño es muy intuitivo y hará que los procesos interdepartamentales se cumplan de forma rápida y práctica.

Es importante mencionar, que la solución ERP Aydai siempre está a la vanguardia y cada día se implementan nuevas funcionalidades, en pro de optimizar su desarrollo. La idea general consiste en incluir funciones cada vez más actualizadas. Aquellas que beneficien ampliamente a la compañía, mediante el uso de las nuevas tecnologías; un elemento clave si deseas posicionarla como una de las mejores a nivel nacional e internacional.

Principales razones para elegir la solución ERP Aydai

Ahora que sabes en qué consisten las soluciones ERP, es preciso que te enteres de las grandes ventajas que representarán ante tu compañía. Considerando que este modelo tan innovador, es una de las alternativas más demandas por miles de empresarios, quienes confían en nuestros servicios. Y que al mismo tiempo, catalogan a nuestro software como un sistema confiable y de calidad para elegir.

Seguridad y control a tu alcance

Una de las razones de valor al elegir las soluciones ERP, tiene que ver con las operaciones ejecutadas en la aplicación por parte del personal. Por ello ofrecemos acceso totalmente personalizado a cada uno de los usuarios que la empleen. Gracias a esto, cada operación estará respaldada, evitando cualquier inconveniente de seguridad que pueda presentarse.

Agilidad en cada proceso

Con el software de control empresarial ERP Aydai, tienes a la mano diversas herramientas inteligentes que te ahorrarán tiempo y dinero. Debido a que nuestra aplicación cuenta con un sistema personalizable para cada usuario y los cuadros gráficas estadísticas, se corresponden según las necesidades de la empresa. De esta forma, agilizando considerablemente los proyectos, manteniendo una planificación estable.

Gestión documental integrada

Otra buena razón al elegir las soluciones ERP, tiene que ver con la gestión documental integrada a lo largo de la aplicación. Excelente cuando se trabaja con volúmenes altos y se requiere un soporte personalizado, relacionado con la información de la empresa. Esto en pro de cubrir la vida útil de todo tipo de documentos, los cuales necesitan  almacenarse y distribuirse digitalmente con el equipo de trabajo.

Comunicación constante

En ERP Aydai, brindamos a nuestros clientes un sistema de mensajería personalizado para aquellos usuarios que usen la aplicación. Lo que se traduce en mejores relaciones, que cumplan a cabalidad los procesos y objetivos de la compañía; generando una experiencia comunicativa incomparable. Recuerda que la interacción es indispensable, si se quiere recabar información en tiempo real.

Accesibilidad desde cualquier lugar

¿Sabías que con las soluciones ERP es posible gestionar procesos en línea desde cualquier parte? Así es, y esto se debe a los avances tecnológicos que permiten ejecutar tareas y acceder a la información de forma remota. Un plus cuando se amerite entregar informes, visualizar estadísticas o localizar información en un instante determinado. Todo esto de forma rápida, amena y sencilla. 

Formamos a tu empresa en el manejo del ERP

Para las empresas, la digitalización ya no es una mera posibilidad, es una obligación. En un escenario económico complejo y con la competitividad y la eficiencia como metas, quedarse atrás en ese camino es un error. Los sistemas ERP son, en este panorama, herramientas indispensables para una gestión eficaz de la compañía.

Sin embargo, no es suficiente con la implantación de un ERP. Se trata de avanzados sistemas que ofrecen un sinfín de funcionalidades a las que resulta imprescindible sacar el máximo partido. Funcionalidades que abarcan aspectos que van desde la contabilidad a la logística y el personal. Y de nada sirve contar con una herramienta tan avanzada si no hay una adecuada formación sobre este tipo de sistemas.

El primer paso: saber qué es un ERP y cómo puede ayudarte

Aydai te ofrece el ERP que tu empresa necesita, un software completo que te va a permitir gestionar y controlar de una manera coordinada y eficiente todas las áreas básicas de tu negocio. No solo eso, sino que se trata de una herramienta que se puede adaptar a sus necesidades presentes y también futuras, puesto que es escalable y está en permanente actualización.

Dicho así puede parecer complejo, pero realmente no lo es si hay un proceso de consultoría, información y formación adecuados. Y de ese proceso nos encargamos al convertirnos en su socio tecnológico. Dudas, cuestiones relevantes o aspectos de comprensión más difícil quedarán resueltos por nuestros especialistas.

El objetivo es que conozcas cómo es un ERP y cómo puede beneficiar a tu empresa su implantación. Al fin y al cabo, no deja de ser una decisión importante que va a afectar al futuro y el desarrollo de tu negocio. Con una información clara y veraz, no quedarán dudas de lo que un software de gestión adecuado puede hacer por ti.

La importancia de la formación

Una vez implementado el ERP aún quedan retos que superar. Se trata de un software con el que tendrán que trabajar los diferentes departamentos de la empresa, y una buena formación es esencial para que la implantación del sistema se realice con éxito y empiece a mostrar los beneficios que conlleva cuanto antes.

En ese proceso de implementación, es esencial que los trabajadores reciban una formación adecuada, diseñada específicamente para adaptarse la transformación que el ERP va a suponer. En ocasiones, el desconocimiento lleva a una cierta resistencia al cambio. Sin embargo, con una buena tutela en todo el proceso, este se puede realizar de una manera casi “natural”.

En Aydai nos esforzamos para que ese paso adelante que es un ERP se realice con seguridad. Para ello, ofrecemos la formación adecuada para que ningún empleado tenga problemas en asimilar las nuevas formas de trabajar.

Por otra parte, hay que tener en cuenta que, cuando se trata de un ERP adaptado a las necesidades de la empresa, es mucho más sencillo habituarse a los nuevos sistemas de gestión. Esto significa que el periodo de adaptación es más rápido, se necesita menos tiempo de formación. Esta cuestión, a su vez implica que la actividad cotidiana apenas se verá ralentizada en ese proceso de transformación digital.

En Aydai nos esforzamos para que la implantación de un ERP solo signifique ventajas desde el primer minuto. Para ello, ponemos a tu disposición a nuestros especialistas. Nadie mejor que ellos pueden resolver dudas de cualquier tipo ofrecer la formación necesaria para que todo el personal se desenvuelva sin problemas con el nuevo software en un plazo de tiempo mínimo.

Retrasarse en la transformación digital puede representar para tu empresa la pérdida de ventaja competitiva. Con una buena información y una formación adecuada, el cambio a un ERP personalizado se realizará de una forma rápida y en absoluto traumática. Aydai te acompañará en todo momento.

¿Para qué sirven los informes en un sistema ERP?

Si estás aquí, es porque has decidido implementar un software ERP en tu empresa para simplificar los procesos y mejorar la gestión global. Estos sistemas permiten controlar todos los flujos de datos generados en cada departamento o ámbito de la organización. Para ello, se valen de informes en los que podemos visualizar el estado de las ventas, los gastos, las ganancias netas y el rendimiento general.

Los informes pueden presentar los datos a modo de listas, diagramas de barras o los clásicos gráficos circulares. Todo dependerá de la naturaleza de la información a analizar. A continuación te explicamos algunos de sus usos dentro de un sistema ERP.

Informes de ventas

Los informes de ventas son fundamentales en el marco de una buena gestión empresarial, haya o no un sistema ERP en juego. Sin embargo, contar con esta herramienta hace el proceso mucho más sencillo y rápido, dos aspectos indispensables para el avance. Podemos generarlo con distintos parámetros y, de este modo, comparar el volumen de facturación , o compararlo con otros informes, como los de gastos.

Informe de productos más vendidos

Un informe de ventas es una ventana al rendimiento de nuestra empresa; nos permite analizar su estado tanto de forma cuantitativa como cualitativa. Pero también da lugar a otra forma que puede ser especialmente útil para estudiar de cerca la evolución: un informe de los productos más vendidos. Por medio de este podemos saber rápidamente cuáles son nuestros productos estrella y cuáles no han funcionado desde la implementación del sistema ERP.

Por ejemplo, podemos saber qué productos se han vendido más durante el último mes o período de meses; si las ventas de este han aumentado o disminuido a lo largo del tiempo; si ha ocurrido alguna de estas cosas, considerar los factores que pudieron haber influido y aprovecharlos y corregirlos para el futuro. Un informe de productos más vendidos en ERP ofrece una guía con pasos a seguir para alcanzar o continuar en la cima.

Informe de ingresos y gastos

Las ventas son importantes pues nos muestran si la empresa está bien encaminada; pero los resultados de estas deben compararse con otros aspectos financieros como los gastos. Un sistema ERP permite generar un informe completo y detallado del beneficio bruto obtenido durante un determinado período.

Este tipo de informe ERP nos permite comparar la relación de ingresos y gastos en el período establecido; de este modo, podemos tener una idea del desempeño general de la empresa y detectar los puntos flojos en los que hay que trabajar. Con el status claro, podemos plantear nuevas estrategias que permitan aumentar la rentabilidad del negocio en cuestión.

Informes de ventas por zonas, países, etc.

Por lo general, el software ERP se implementa en empresas con un flujo elevado y continuo de información que hay que analizar. En ocasiones, estos datos provienen de diferentes fuentes, muchas veces ubicadas en diferentes ciudades, estados o países. Obviamente, las condiciones de las ventas cambian por región, y aunque sean elevadas, merecen estudiarse como parte del proceso de evaluación. Un informe de ventas por delegación o área geográfica es lo ideal.

Si las ventas son altas o bajas en determinado lugar, es posible saberlo a través de este informe en un sistema ERP. También podemos compararlo con otros de los ya mencionados para obtener una visión más amplia e intentar modificar la estrategia. Esta podría implicar abrir, cerrar o reducir gastos en ciertas jurisdicciones y, de este modo, garantizar la rentabilidad del negocio.

Informes de fabricación

Cuando implementamos un sistema ERP, este empieza a integrar cada una de las partes de una empresa para ofrecer una visión global de su status. Pero también podemos aprovecharlo en cada etapa para evaluar su desempeño e impacto en otras. En este sentido, lo mejor es empezar desde el principio; es en este punto en que entra en juego los informes de fabricación, si aplica a tu tipo de empresa, por supuesto.

Una empresa bien organizada debe tener sus procesos de producción bien controlados. Con la gran cantidad de datos que pueden generar cada uno de los pasos, la implementación de un software ERP facilita el trabajo de analizarla. Generar un informe de fabricación puede ofrecer todo lo que necesitamos para ello: el estado de órdenes, productos defectuosos, productos en stock, productos validados, etc.

Los riesgos que tenemos que tener en cuenta para la integración del ERP.

El sistema ERP, también conocido como “planificación de recursos empresariales”, se ha hecho común en la gestión de datos empresariales. Y no es para menos considerando que 60% de las empresas que lo adquieren obtienen grandes beneficios; entre ellos, la automatización de los procesos y en consecuencia, el aumento de su productividad.

Dicho esto, la adquisición de un sistema ERP constituye una inversión jugosa, que promete mejorar el funcionamiento y manejo de datos de la empresa. Sin embargo, no está exento de riesgos, por lo que su implementación debe ser personalizada y cuidadosa. La integración incorrecta de los sistemas en juego podría conllevar a resultados contrarios a los esperados. Estas son algunas de las cosas que pueden salir mal.

Complicación del enfoque de integración del sistema ERP

En teoría, la implementación de un sistema ERP integral y efectiva, es aquella que logra unir todos los datos y procesos en una misma herramienta. Esta es la meta, claro está, pero no debemos precipitarnos a ella. Algunas empresas podrían tener éxito en esta aventura temprana, pero para muchas otras podría resultar demasiado complicado. Y la complejidad conlleva retrasos, frustración e incluso el abandono.

Por lo que hay una regla que vale la pena seguir en lo que respecta al sistema ERP: la calma. Básicamente, empezar poco a poco y con lo simple; lo mejor es concentrarse en ver pequeños resultados en poco tiempo para comprender su funcionamiento. De lo contrario, un mínimo problema podría afectar la integridad de los datos. Y ni hablar de las consecuencias.

Subestimación de la gestión del cambio en la empresa

Partamos del hecho innegable de que la integración de un sistema ERP requiere tiempo, dinero y preparación técnica. Si bien los beneficios posteriores lo valen, las empresas no deberían tomárselo a la ligera; la subestimación de la gestión de los cambios puede entorpecer el proceso e incluso generar pérdidas. Aunque a veces parezca que no, los datos de los diferentes departamentos están conectados; más aún bajo un sistema de este tipo.

Por ello es necesario capacitar a los empleados en la implementación del sistema ERP en la empresa. El esfuerzo no solo ameritará trabajar para la instalación, sino aprender a trabajar con el software a largo plazo. A final de cuentas, es un software destinado a facilitar el trabajo. Para poder sacarle provecho, es necesario saber usarlo, así que la resistencia al cambio no es una opción. De lo contrario, conducirá a la gestión inadecuada de los datos.

La implementación puede tomar demasiado tiempo

Otro de los riesgos asociados a la implementación de un sistema ERP es el exceso de tiempo. En algunos casos, el problema radica en la preparación de la infraestructura de datos; la gestión e instalación del hardware necesario para integrar los sistemas puede tardar demasiado. Y bien sabemos que el tiempo es dinero; los retrasos pueden afectar el funcionamiento de la empresa y causar pérdidas. Esto va totalmente en contra de la filosofía detrás de su implementación. 

Esperar demasiado para probar el sistema ERP

Los problemas siempre existirán y eso es una realidad en el manejo de datos y en las empresas en general. Sin embargo, detectarlos a tiempo puede hacer la diferencia entre el éxito y el fracaso. Así que este punto va de la mano con el riesgo anterior. En general, esperar demasiado para probar el sistema ERP implementado es un error común que puede tener consecuencias desalentadoras.

Cuando se detectan los errores a tiempo, pueden corregirse y evitar males mayores. Por ende, es fundamental que la compañía pruebe el funcionamiento del sistema ERP de forma temprana y minuciosa. Y aunque suene tedioso, esto evitará muchos dolores de cabeza en el futuro. La acumulación de errores en la gestión de datos definitivamente es mucho más difícil de arreglar.

Plantearse metas poco realistas

Es evidente que el tiempo es crucial en este tipo de implantaciones. Sin embargo, incluso a pesar de todo lo que hemos dicho hasta ahora, es necesario hacer los cambios con calma. Puesto que, plantearse metas poco realistas enfocadas en terminar la implementación del sistema ERP lo antes posible, puede conducir a un desastre de datos. De hecho, esto figura entre los principales factores que ponen en riesgo el éxito en la integración posterior.