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Errores al implantar un ERP que debes evitar

¡Ha llegado el momento! Has decidido implantar un ERP en tu empresa y quieres que todo fluya sin contratiempos. Sin embargo, empezar a usar un ERP en un negocio supone un cambio bastante significativo y se debe hacer con especial cuidado. Si no se hace así, es muy posible cometer errores que pueden traer consecuencias negativas.

Con el objetivo de evitar esta situación lo mejor es conocer los fallos habituales que se suelen cometer en la implantación de un ERP. De esta manera conseguirás aprovechar desde el principio el software de gestión y comprobarás muy pronto los resultados sobre la productividad. Esto son los errores al implantar un ERP que debes evitar:

  • No usar ningún tipo de asesoramiento. Para la implantación de un ERP es necesario contar con la ayuda de expertos. Aún pareciendo que lo tienes todo muy claro siempre es bueno pedir la opinión de un profesional con experiencia. Incluso en las empresas más pequeñas, en las que el proceso puede parecer más fácil, es importante no saltarse este paso. Si lo haces, seguramente no conseguirás el ERP que realmente se ajuste a las necesidades de tu negocio.
  • Establecer un calendario poco realista. Sobre todo, porque la implantación de un ERP supone un cambio bastante profundo que necesita tiempo. No está mal proponerse plazos ambiciosos, pero es importante sopesar que el verdadero objetivo es conseguir una implantación exitosa. Uno de los grandes errores es no contar con cierta flexibilidad por si surgen imprevistos.
  • Descuidar el momento del arranque con el nuevo ERP. Este es uno de los puntos más críticos ya que se ponen en marcha los cambios producidos al implantar un ERP. Es importante estar prevenidos con acciones como contar con más personal o elegir fechas en las que el flujo de trabajo sea menor.
  • No implicar a todos los departamentos de la empresa por igual. Es habitual encontrar un especial interés de la sección contable y financiera, junto con la de IT, pero, sin embargo, el resto de los trabajadores suelen tener un papel más pasivo. Esto se debe evitar comunicando de manera correcta las ventajas de implantar un ERP y adaptándolas a cada puesto de trabajo. Esto es un proceso distinto a la de la propia formación en la que también se debe buscar este objetivo: involucrar y hacer partícipe a todo el equipo.
  • Asumir fallos a la hora de implantar un ERP como estructurales. También se puede dar el caso contrario al anterior. Se han producidos errores que en un primer momento se han solucionado con algún tipo de “parche” que luego se normaliza y se usa de manera habitual. Los procesos a seguir deben estar claros y si no se desarrollan según lo establecido se deben tomar las medidas necesarias.
  • Pensar que sólo será necesaria implantar un ERP una sola vez. Seguramente tu empresa necesitará ajustes en el ERP porque han surgido nuevas necesidades en su actividad. Es un error pensar que un software de gestión es eterno y que sólo basta con las correspondientes actualizaciones. Seguramente sea necesario implantar nuevos módulos con los que mejorar aún más la producción. Por eso, todo el proceso se puede programar en diversos pasos.

¡Ahora ya sabes todo lo que no tienes que hacer a la hora de implantar un ERP! Con Aydai tienes a tu disposición los mejores profesionales que te ayudarán a instalar el software de gestión óptimo, asegurando una transición fluida y provechosa desde el primer momento. Contacta ya con nosotros para conocer todas las posibilidades.

¿Qué es el mantenimiento preventivo y correctivo en un ERP?

Un ERP es una herramienta de productividad que busca una gestión eficaz de los recursos de una empresa. Para conseguir este objetivo se usa un software que pretende manejar de manera total toda la información que llega desde los distintos departamentos y procesos de negocio. Con esto se consigue una visión global que ayuda en la toma de decisiones y en la coordinación de todos los equipos de trabajo.

Una de las cuestiones más importantes para garantizar la productividad es asegurar el funcionamiento de los equipos con los que se desarrollan las tareas y de las instalaciones donde se realizan. Las labores del departamento de mantenimiento también deben ser recogidas en el ERP para valorar su impacto en la productividad. Con esto se consigue hacer un seguimiento más completo y útil.

La manera habitual de trabajar es mediante la realización de mantenimientos preventivos y mantenimientos correctivos. Los primeros son revisiones a los equipos y herramientas que pretenden solucionar el natural desgaste que se produce por el uso. Se programan de manera regular para que no afecten a la producción y son necesarios para evitar daños y averías.

Los mantenimientos correctivos son aquellos que se realizan para solucionar problemas imprevistos. Estos son los que se pretenden evitar ya que afectan directamente a la producción. Son trabajos reactivos a situaciones imprevistas que pueden afectar al rendimiento de una empresa. A pesar de que se puede tener cierta previsión, normalmente requiere de una potente capacidad de respuesta.

La diferencia entre mantenimiento correctivo y preventivo es bastante clara. Mientras que los primeros son sucesos no deseados, los segundos se derivan del normal funcionamiento de los equipos y buscan su optimización. Así pues, ¿por qué es necesario tener un control sobre los mantenimientos correctivos en el ERP?

Gracias al control del ERP los mantenimientos preventivos se pueden programar

Toda información sobre la productividad resulta muy valiosa. Conocer las causas de la disminución en los rendimientos es fundamental para encontrar una solución. Por eso, el registro de los mantenimientos correctivos en el ERP da una visión más fiable de los puntos débiles que impiden conseguir mejores resultados en una empresa.

Si se observa que se producen demasiados mantenimientos correctivos paralizantes de la actividad es necesario tomar decisiones. Gracias a la capacidad analítica que proporciona un ERP, esto se consigue hacer de manera eficiente. En estos casos se deberá analizar si los mantenimientos preventivos son suficientes o si sencillamente se debe cambiar o actualizar la maquinaria.

También es posible que a ciertos niveles de producción se produzcan fallas que se pueden prever. En estos casos, y gracias al control con el ERP, se podrá detectar los picos de productividad que puedan provocar el colapso incluso con los mantenimientos preventivos necesarios. Con esta información se puede decidir entre evitar de alguna manera esos niveles o programar los mantenimientos correctivos para dar una respuesta eficaz.

De esta manera se consigue una gestión eficaz de los mantenimientos preventivos que pueden entrar dentro de una planificación de la actividad. Con la información analítica que se obtiene con el ERP se consigue que los mantenimientos correctivos colaboren en la productividad permitiendo su continuidad. Esto siempre se puede realizar en equipos menores que no requieren de intervenciones costosas.

Gracias al valor de una herramienta de gestión como el ERP se puede dar la vuelta a algo que no es deseado como el mantenimiento correctivo. Además, permite la definición de estrategias a largo plazo, posibilitando la continuidad de la actividad hasta que llegue la mejora que permita prescindir de las reparaciones.

Aydai cuenta con el ERP que necesitas para tu empresa o negocio. Descubre todo el potencial de esta herramienta para conseguir una gestión eficaz que ayuda a la productividad. Contacta ya con nosotros para recibir más información.

Cómo debe ser el ERP para la gestión empresarial perfecto

En un mercado altamente competitivo, contar con un ERP para la gestión empresarial resulta indispensable para ganar en eficiencia y seguridad, mejorar la toma de decisiones, ampliar la capacidad operativa y, a la vez, reducir costes. Pero no todos los sistemas de planificación de recursos son iguales ni ofrecen las mismas funcionalidades.

Un buen ERP para la gestión empresarial debe estar compuesto por una serie de módulos imprescindibles para dar el soporte que necesitan todas las áreas de la empresa, desde contabilidad a ventas, proveedores o recursos humanos.

1. CRM

Las relaciones con los clientes son la base de cualquier actividad empresarial. Almacenar, organizar y gestionar toda la información referida a ellos es esencial. Es el objetivo del sistema de gestión de las relaciones con los clientes y posibles clientes, que permite realizar un seguimiento exhaustivo de todas las acciones relacionadas con ellos y mejorar los canales de comunicación.

2. Ventas

Permite gestionar ofertas, presupuestos, pedidos, albaranes, facturas, reclamaciones, devoluciones, etc. Si el ámbito de actuación de la empresa trasciende fronteras, es importante asegurarse de que es multidivisa y multiidioma. Tener una visión global y particular de las operaciones con los clientes, además, permite agilizar los procesos de venta y disponer de estadísticas. Por ello, es básico en cualquier ERP para la gestión empresarial.

3. Compras

Se centra en los proveedores y el control de compras. La buena gestión de materias primas, un estricto control de las necesidades de compra según el stock, un seguimiento de la recepción de la mercancía y de la facturación, una estrecha comunicación con proveedores y la posibilidad de contar con estadísticas mejora la eficiencia de la producción. Por ello, este módulo es importante en un ERP para la gestión empresarial.

4. Logística

El control de los almacenes es uno de los trabajos más complejos en cualquier compañía. Es esencial disponer de una herramienta que permita mejorar su gestión, y por eso, es otro de los módulos básicos que un buen ERP para la gestión empresarial debe tener. Conocer el stock, ayudar en la realización de inventarios, gestionar todos los movimientos en los almacenes es ganar en eficiencia.

5. Producción

Su valor dentro de un ERP para la gestión empresarial radica en que supone una ayuda imprescindible para planificar y controlar todas las etapas de fabricación, desde la emisión de órdenes hasta las cargas de las unidades productivas o la previsión de fechas de entrega. No basta con eso, un ERP perfecto debe también permitir la organización de los operarios y la creación de planes para cada producto.

6. Contabilidad y finanzas

Es una de las áreas críticas de cualquier compañía porque en ella acaban repercutiendo todas las demás secciones de la empresa. Que los procesos sean ágiles, que no haya margen para el error o las duplicidades es esencial, y en esa labor, el ERP para la gestión empresarial supone una herramienta indispensable.

7. Personal

El capital humano es un engranaje fundamental. Su correcta gestión es un aspecto básico y por eso un ERP para la gestión empresarial ideal debe ayudar a su control y organización, desde horarios y fichajes a tipo de contrato, permisos, bajas o cualquier otro tipo de información que sea de interés.

8. SAT

Si la empresa presta servicio de asistencia técnica, este módulo permite su correcta organización, ayudando a organizar al personal, asignando tareas, generando órdenes de trabajo y permitiendo la facturación en caso de necesidad. Además, para ganar en eficiencia, es importante que el ERP para la gestión empresarial permita la gestión de estas cuestiones mediante el uso de dispositivos móviles.

9. Proyectos

Una compañía evoluciona, cambia con el tiempo y se enfrenta a nuevos retos. Por eso, la gestión de proyectos es esencial en su crecimiento. Si el ERP para la gestión empresarial permite el desarrollo y seguimiento de proyectos en todas sus fases se ganará en eficiencia y, por tanto, en competitividad.

Disponer de un ERP para la gestión empresarial completo y con todas las funcionalidades necesarias para poder controlar de manera eficaz todas las áreas de la empresa es ganar en competitividad asumiendo un coste mínimo. Si es lo que necesitas, AYDAI pone a tu disposición el mejor ERP del mercado.

Cómo ayuda un ERP al retail, a la gestión de comercios minoristas

Los establecimientos que realizan ventas al cliente final deben contar con herramientas de gestión eficientes que les permitan centrarse en conseguir una atención al público de calidad. Gran parte del éxito de los comercios minoristas se consigue por esforzarse en dar un buen servicio, pero sin descuidar las tareas administrativas y logísticas.

Un software de gestión consigue aliviar gran parte de la carga de trabajo de una tienda para poder dar preferencia a la venta. El ERP consigue ser una herramienta eficaz para los comercios minoristas que ven facilitadas muchas tareas, pudiendo optimizar los tiempos de trabajo.

Una de las claves de la gestión de las tiendas es el control de almacenes. Es una tarea que requiere de mucha supervisión y seguimiento con trabajos como el control de stock mediante inventarios. Un ERP resulta especialmente útil si existen múltiples almacenes en distintas unidades de negocio del mismo comercio minorista.

El ERP también permite realizar operaciones entre distintos almacenes de las tiendas de un mismo negocio de manera muy controlada. También logra un control eficaz de las mermas y de las roturas de stocks que pueden afectar a la venta. Este software de gestión permite, además, los registros y seguimientos de inventarios que proporcionan información de gran utilidad para los comercios minoristas.

Uno de los grandes valores del ERP es contar con una gran fuente de información del funcionamiento de la tienda. De esta manera, se podrán hacer previsiones de stock en base a los datos que podemos sacar del software de gestión. Con esto se consigue aprovechar las oportunidades de venta al máximo.

Con el ERP se logra la sincronización de los canales de ventas de las tiendas

Podemos encontrar otras utilidades del ERP muy beneficiosas para el comercio minorista. También sirve para gestionar con los proveedores. Puede lograr funciones como automatizar pedidos siguiendo unos criterios preestablecidos. Este tipo de automatismos son de gran utilidad para las tiendas que quieren asegurar que siempre haya existencias de determinados productos.

El control de ventas también es otra de las prestaciones que ofrece un ERP. La instalación de un TPV en una tienda puede facilitar mucho el trabajo de los empleados, pero también es una herramienta que debe estar sincronizada con el control de stock de manera automática para que toda la salida de producto quede registrada.

Además, con el TPV también se pueden conocer indicadores tan valiosos como el ticket medio, el consumo por cliente o el tiempo medio de transacción. Estos valores ayudarán a optimizar los procesos de compras y a conocer el comportamiento del público que acude a la tienda.

Si el comercio minorista cuenta con tienda online, sus ventas también deben estar sincronizadas con todas las operaciones realizadas en la tienda. Esto es realmente necesario si se quiere tener un control efectivo de la gestión del negocio. El ERP es un software que permite alinear toda esta información ofreciendo una visión global del negocio muy valiosa.

Alinear todos los canales de venta es una de las grandes ventajas de usar un ERP. Con esto se consigue conocer, en todo momento, el stock en tiempo real y actuar en consecuencia evitando las roturas. También es imprescindible a la hora de realizar los inventarios de los almacenes de manera adecuada.

Problemas si trabajas con un ERP desactualizado

Un ERP es una herramienta muy valiosa en la que basan su gestión muchas empresas. Sin embargo, es habitual dejar pasar el tiempo y no seguir el correcto mantenimiento de este valioso recurso. Si algo caracteriza a un ERP es su capacidad de adaptación y flexibilidad a las distintas circunstancias que se pueden dar en la actividad de un negocio.

Existen muchos supuestos en los que una empresa se puede encontrar usando un ERP desactualizado, y esto puede traer bastantes problemas. Si las necesidades han cambiado, el ERP debe poder dar una respuesta adecuada. Por ello, merece la pena parar y evaluar qué adaptaciones se pueden hacer en el ERP para conseguir un funcionamiento óptimo.

En la actualidad se han producido muchos cambios significativos en la sociedad que afectan directamente a las empresas y que tienen su repercusión en el ERP. Esta herramienta también debe seguir las tendencias en tecnología si quiere ser funcional.

Con el aumento del teletrabajo, por ejemplo, es necesario la conexión remota para poder realizar las tareas necesarias. Si el ERP desactualizado no permite esta función pasa a ser una herramienta inútil. No se podrá tener acceso a los informes que reflejan una información valiosa y la toma de decisiones será ineficiente.

En la actualidad, con la proliferación de los dispositivos móviles es imprescindible que se pueda usar tanto en móviles como en tablets. Un ERP desactualizado que no permita el uso en estos dispositivos puede suponer un verdadero obstáculo.

Otro de los cambios recientes que se han producido es el aumento del comercio online. Incluso las empresas de menor volumen han visto en la venta web una manera de crecimiento muy interesante. Si el ERP no está adaptado para la venta web, pueden surgir muchos problemas. Una parte importante de la actividad no se verá reflejada en los informes, por ejemplo.

Será mucho más difícil realizar las labores de control y no se podrá aprovechar al máximo las oportunidades del e-commerce. Si se decide abrir esta línea de negocio es muy importante que el ERP sea actualizado.

Un ERP desactualizado puede llegar a ser un lastre para la empresa

También se puede encontrar un ERP desactualizado por la evolución que se da en la propia empresa y sus cambios de funcionamiento. Si se aumenta el volumen de operaciones de negocio, el ERP también tiene que cambiar para responder adecuadamente. Hay que recordar que esta herramienta funciona por módulos lo que permite mucha flexibilidad y rapidez en la adaptación.

También es necesario que el ERP esté actualizado con la normativa vigente en cada momento. Un caso bastante evidente puede ser, por ejemplo, cuando se produce un cambio de IVA en algunos productos. ¿Sería posible imaginar un ERP cuyos informes no reflejen este hecho? Es muy importante hacer este seguimiento si se quieren evitar errores que puedan tener resultados graves.

Por último, también hay que aclarar que el ERP desactualizado, como cualquier software, es una herramienta ineficiente. Sencillamente porque interacciona con otros programas y aplicaciones que seguramente sí estarán actualizados. Esto puede provocar muchas incompatibilidades que pueden afectar de manera significativa a la actividad de un negocio, llegando a paralizarlo.

Si no se toman medidas para solucionar un ERP desactualizado se pueden encontrar verdaderos obstáculos en la gestión de una empresa. Problemas que parecen más leves como la velocidad en los procesos pueden ser un verdadero lastre a la hora de realizar tareas cotidianas. Esto es un grave inconveniente en la actualidad, ya que en muchas ocasiones se requiere de una respuesta rápida y precisa. Un correcto mantenimiento es la solución para acabar con un ERP desactualizado. Contar con técnicos que puedan atender a las necesidades de la empresa es la clave para conseguirlo. En Aydai contamos con los mejores expertos que te ayudarán a sacar el máximo partido a esta útil herramienta. Contacta ya con nosotros para recibir más información.

Software de gestión ERP para pymes: una realidad fundamental

En plena era de la industria 4.0 y cuando ya se vislumbra el futuro que marca el camino de la era 5.0 hay una realidad que no ha pasado desapercibida en el tejido productivo, especialmente en tiempos complicados como los actuales. Esa realidad es que la supervivencia de muchas pymes ha pasado por la adaptación a las posibilidades que ofrecen las nuevas tecnologías y la implantación de un software de gestión ERP.

Vivimos en un entorno en permanente cambio, en el que los acontecimientos se suceden casi con tanta rapidez como se producen nuevos avances. Un panorama que para las pymes supone un auténtico reto y en el que ganar en flexibilidad y competitividad es esencial. Hoy en día, sin duda, la herramienta imprescindible para ello es disponer de un software de gestión ERP adaptado a la actividad de cada empresa.

Las pymes, claves en el sector productivo español

A pesar de las dificultades, las pymes siguen siendo mucho más que la espina dorsal del sector productivo español, son el motor de la economía del país, ya que representan el 99% del tejido empresarial. Los últimos meses han sido muy duros y el difícil panorama en el que se han visto inmersas ha obligado a muchas a digitalizarse en un tiempo récord para seguir siendo competitivas.

Pero la situación económica no ha sido el único reto al que se han enfrentado las pymes en los últimos meses. A ello se ha unido un cambio en los hábitos de los consumidores. La digitalización y la implantación de un software de gestión ERP ha supuesto, para aquellas que han dado el paso, la posibilidad de adaptarse a los cambios y ganar ventaja competitiva frente a aquellas que han quedado rezagadas en el proceso.

Sirva un ejemplo para darse cuenta de la importancia de este aspecto. Algunos estudios apuntan a que en 2020 España fue el tercer mercado en el que más creció la venta online, alrededor de un 36 %, según algunas fuentes. Adaptarse al e-commerce ha sido la tabla de salvación para muchas pymes. Y para ello, evidentemente, hacía falta una herramienta informática, un ERP, adecuado.

Futuro y ayudas a las pymes

Es cierto, sin embargo, que aún queda mucho camino por recorrer en este aspecto. Muchas pymes se han resistido al cambio, estancándose en viejos procesos y anticuadas herramientas de gestión. Aquellas que han sobrevivido tendrán que emprender el viaje hacia la transformación digital implementando esas mejoras que la tecnología ha puesto a su alcance, como los software de gestión.

Tal es la importancia de conseguir la adecuación del tejido productivo a la digitalización y las nuevas herramientas informáticas para mejorar la gestión, que incluso las administraciones públicas se han puesto manos a la obra. Solo el Plan de Digitalización de Pymes 2021-2025 prevé movilizar en los próximos dos años 1.000 millones de euros con este fin.

El cambio tecnológico, con herramientas como los ERP, ya ha demostrado ser una de las herramientas más eficientes para sortear situaciones especialmente complejas y crisis económicas tan duras como la que ha provocado la COVID-19. Aún queda mucho por conseguir, ya que las barreras a las que se enfrentan las pymes son elevadas, sobre todo en lo que a medios y financiación se refiere.

Sin embargo, un pequeño paso como es invertir en un software de gestión ERP adecuado es el inicio de la senda correcta. Ganando en operatividad y flexibilidad se gana en eficiencia y en competitividad, se rebajan costes y se mejora la capacidad de reacción ante circunstancias adversas inesperadas.

Aydai pone a tu disposición el software de gestión ERP que necesitas, siempre adaptado a tu negocio, a sus características y sus necesidades. Porque su éxito será también el nuestro.

Consejos para la implantación de un ERP en tu empresa

No es secreto para nadie que todas las empresas buscan innovar sus procesos y la forma en la que sus empleados trabajan. De hecho, muchas pymes se ven inclinadas hacia el uso de nuevas tecnologías con el fin de automatizar la mayor cantidad de procesos que sea posible, lo cual puede ahorrarles muchos recursos a largo plazo. Sin embargo, con tantos ERP disponibles, es difícil saber cuál es el mejor para implementar en tu empresa.

Si ya tienes una idea básica de lo que es un ERP, y estás pensando implantar uno en tu pyme, seguramente ya tengas una larga lista de dudas e inseguridades sobre el proceso. Para evitar que esta transformación sea un suplicio para ti y tu empresa, hemos recopilado una serie de consejos que te ayudarán a saber cómo llevar a cabo una implantación de un ERP en tu empresa de forma correcta. Adicionalmente, hemos incluido otros aspectos para tener en cuenta.

Primero define tus objetivos

Es conocido que el primer paso para implementar un ERP en las pymes es seleccionar el software correcto. Sin embargo, hacer esto es imposible si no conoces cuáles son tus objetivos con el futuro software de gestión. ¿Cómo se establecen los objetivos? Conoce las necesidades de tu empresa y tus empleados, tus propias preferencias y lo que deseas lograr a largo plazo. Una vez se han determinado estos aspectos, es más fácil implantar un programa exitoso.

No tomes toda la carga

Aunque entendemos que muchas pymes prefieren inclinarse por su espíritu independiente y emprendedor, lo cierto es que implementar un ERP sin asesoría podría terminar en un proyecto poco exitoso. Elegir un proveedor con experiencia en diferentes pymes y que pueda brindarte orientación durante el proceso, como AYDAI, te garantiza que todas las necesidades de tu empresa serán resueltas de forma personalizada.

Los empleados también forman parte del proceso

Aunque el proceso de implantación de un ERP en una empresa pueda parecer algo externo, en realidad esto afecta con gran impacto a tus empleados, sin importar el rango de los mismos. Entonces, con el fin de asegurar que toda la empresa se adapte perfectamente al nuevo sistema y puedan trabajar de forma cooperativa, es aconsejable involucrar a tus directivos o a un equipo interesado para extender el uso de la nueva herramienta en tu pyme.

Capacítalos

Aparte de involucrar a todos tus empleados en el proceso de implantación de un ERP, también es importante brindarles el conocimiento y formación correctos para que puedan usar el nuevo software. Para este paso es importante que tu proveedor sea el que ofrezca el servicio, y de ser posible, que también dispongan de asesoría para pymes en todo momento en caso de que surjan dudas inesperadas.

Que todos estén contentos

Antes de siquiera pensar en la implantación de un ERP en tu empresa, lo primero que debes tener en cuenta es si tus empleados están de acuerdo con esta decisión, ya que considerar las opiniones de los líderes de cada área de tu pyme aumentará la funcionalidad del nuevo sistema. Adicionalmente, informa a todos los empleados de la importancia de este proyecto, presentándoles las ventajas y brindándoles seguridad, con el fin de reducir la resistencia al cambio.

Comprométete con el proceso

Dejar que tu proveedor se encargue de todo el proceso puede parecer tentador, pero no es la decisión más sabia. Los representantes de las pymes son considerados como un aspecto crucial del proceso, ya que actúan como intermediarios y además supervisores de los avances del software. Si tomas responsabilidad del proceso de implantación de un ERP, podrás encargarte de que esté completamente personalizado para tu empresa.

5 motivos por los que una pyme debe invertir en un software de gestión

Adquirir y mantener ventaja competitiva es fundamental para cualquier pyme, mucho más cuando el escenario económico es especialmente complicado a causa de una crisis. Es vital ganar en eficiencia, en flexibilidad y en seguridad, aspectos en los que las nuevas tecnologías pueden ayudar mucho gracias a una herramienta fundamental: un buen software de gestión o ERP.

Hay que tener en cuenta que hoy en día cualquier empresa, por pequeña que sea, debe manejar cantidades ingentes de información y coordinar infinidad de procesos. Todo ello implica que la capacidad de adaptación a nuevas circunstancias, la rapidez en la toma de decisiones y la satisfacción de clientes y proveedores dependen en buena medida de los beneficios de disponer de un buen software de gestión.

La resistencia al cambio ha puesto en dificultades a muchas pequeñas empresas en los últimos tiempos. Un software de gestión supone una inversión, pero los beneficios que de él se pueden obtener son muchos y esa inversión dará beneficios en poco tiempo. ¿Qué gana una pyme con un ERP adecuado?

1. Gestión financiera eficiente

Un software de gestión permite automatizar muchas tareas repetitivas dentro de la gestión financiera, evitando además la posibilidad de errores o duplicidades. Por otro lado, es básico para ganar en eficiencia gracias a la posibilidad de integrar el sistema de facturación y de realizar todas las gestiones relacionadas con administración y contabilidad desde una única herramienta.

No son las únicas ventajas para una pyme. El software de gestión facilita tener en tiempo real una visión clara y precisa de la situación financiera de la empresa, una cuestión esencial muchas veces para la toma de decisiones.

2. Productividad

En una pyme, mejorar los procesos para rebajar costes y ganar en competitividad es fundamental, pero para ello se necesita disponer de una herramienta adecuada. Gracias al software de gestión se consigue racionalizar y optimizar los recursos, así como agilizar los diferentes procesos de la compañía, centralizándolos y automatizándolos en muchos casos.

Un inventario que no está actualizado, falta de stock o retrasos en entregas son problemas que provocan pérdida de dinero para la pyme y de confianza para clientes y proveedores. Con un software de gestión bien diseñado, nada de eso ocurrirá.

3. Control

Una de las grandes ventajas de implementar un software de gestión es que permite unificar en una sola herramienta todas las aplicaciones o programas que cada departamento utilizaba. Esa “disgregación” ralentiza los procesos, eleva la posibilidad de error y provoca que no todos los repositorios de información estén debidamente actualizados. Y todo ello repercute negativamente en el control del negocio.

Contar con un buen software de gestión implica que la información está unificada y perfectamente organizada. De este modo es más sencillo que diferentes áreas de la empresa se coordinen perfectamente y tengan al alcance toda la información que necesiten actualizada. El resultado es un mejor control de todas las áreas de negocio y una toma de decisiones más rápida y eficiente.

4. Seguridad

Una pyme puede almacenar una cantidad ingente de datos que por ley deben estar protegidos, así como de información sensible de la empresa. Con un software de gestión adecuado, se establecen mecanismos de seguridad para garantizar su protección. Toda la información estará en un único repositorio para facilitar el acceso, pero solo a personas con una autorización específica.

Además, con un software de gestión se garantiza la realización de copias de seguridad. Estas son imprescindibles para para poder hacer frente a posibles incidencias.

5. Competitividad

Para una pyme, la mejora en el control de las diferentes áreas de negocio, la posibilidad de poder manejar información de una forma eficiente y la capacidad de tomar decisiones rápidamente sobre una base segura implica rebajar costes y ganar en competitividad. Y no hay que olvidar que en circunstancias complejas esta puede ser la clave de la supervivencia del negocio. Un software de gestión empresarial, por tanto, se hace indispensable.

Aydai pone a tu disposición el software de gestión que necesitas para que no te quedes atrás en el camino hacia el éxito. Pide información ya.

ERP con factura electrónica, ¿por qué debe ser tan importante?

Los sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) funcionan como un software de gestión para unificar todas las informaciones y facilitar los procesos de trabajo en los diferentes departamentos. Con el avance del mundo de la digitalización, es muy recurrente cambiar todos los sistemas de información empresarial como, por ejemplo, las facturas electrónicas.

Si eres uno de esos emprendedores que dispone de un software de ERP, debes conocer la importancia de integrar una facturación electrónica a tu sistema de gestión. En este artículo de Aydai te daremos los principales motivos de por qué dar este paso puede facilitar los procesos que llevas a cabo en tu empresa.

Las ventajas de un ERP con facturación electrónica

Si estás pensando en adicionar la facturación electrónica en tu sistema de ERP, este es el momento clave para hacerlo. Tomar una decisión de cambio como esta puede evitar los procesos largos y exhaustivos que mantienes actualmente a la hora de emitir una facturación.

Integrar la factura electrónica a tu software ERP significa un enorme ahorro en gestión de tiempo para la compañía, ya que reduce considerablemente lo que se tarda durante todo el proceso de pago entre dos empresas o entre la empresa y el usuario. Eso tiene un efecto positivo en la optimización de la actividad empresarial, eliminando algunas tareas rutinarias que exigían la facturación convencional. Con este tiempo ahorrado, la empresa puede, por ejemplo, dedicarse a mejorar otros servicios deficitarios o desarrollar nuevas formas de producción.

Con la implementación de la factura electrónica, no será necesaria la utilización de papel, con lo que eliminas todo el consumo y el transporte de este material y ahorras los posibles costes de producción. ¿Sabías que esta industria, además de depender de la tala de árboles a fin de obtener la materia prima (es decir, la madera), consume grandes cantidades de agua y energía?

Durante su fabricación también se hace un uso intensivo de los medios de transporte que elevan la huella de carbono en el aire. Por lo tanto, reducir la fabricación de papel es una buena manera de cuidar del medio ambiente.

Otro punto que ocurre es que, sin los papeles, la empresa también se permite ahorrar los costes de impresión y envío de postales. Las facturas también podrán ser emitidas a través de un proceso mucho más fácil por su formato digital, pudiendo ser producidas desde cualquier dispositivo electrónico como un ordenador o incluso un teléfono móvil.

Gana en seguridad e integridad

La seguridad es otra de las ventajas de los que adoptan la facturación electrónica. La integridad también es otro de los puntos clave en este proceso, ya que este servicio protege el documento digitalizado de cualquier modificación durante todo su trámite.

Vale recordar que una factura electrónica también conserva una validez legal y presenta los mismos efectos tributarios que la factura en papel. Ambos formatos establecen campos obligatorios como su número, fecha de expedición y la razón social del emisor y del receptor.

Gracias a la integración de la factura electrónica en el software de ERP, el sistema de contabilidad dispondrá de un acceso mucho más fácil a toda la base de datos de los clientes. Eso se traduce en un proceso más ordenado y simple a la hora de buscar una información o documentación entre todas las actividades empresariales. Esta integración de los datos de toda la información de la empresa permite una minimización de todos los posibles errores de gestión.

Una inversión necesaria

La implementación de la facturación electrónica a un ERP supone una inversión que traerá todas las herramientas necesarias para optimizar los procesos. Por esta razón, es importante elegir una empresa en el mercado responsable para cuidar de todas estas aportaciones al software de tu empresa.

Después de conocer todos los beneficios de integrar la factura electrónica a tu software ERP, nada mejor que tomar este paso hacia la optimización de los procesos de tu negocio. Nosotros, desde AYDAI, estamos dispuestos a conocer todas las necesidades de tu empresa para ofrecerte las mejores condiciones tecnológicas de trabajo. Estaremos encantados de responder tus preguntas. ¡No dudes en ponerte en contacto con nosotros!