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Qué es BPM y cuál es su relación con ERP

El denominado con las siglas BNP (patrón de servicio de Business Process Management) es un tipo de servicio de administración de procesos empresariales que consiste en utilizar las herramientas adecuadas para implementar procesos empresariales mediante la unión y cohesión más dinámicas de las actividades entre personas y sistemas.

Es una tecnología única y eficaz en cuanto a que trabaja para producir una reducción de costes e incremento de ingresos; a través de una nueva categoría de software empresarial que permite a las empresas implementar y ejecutar conjuntos de actividades interrelacionadas de cualquier naturaleza y departamento, extendiéndola a todos los intervinientes en el proceso comercial.

El ERP o Enterprise Resource Planning es un tipo de software para gestionar las actividades empresariales diarias, como la contabilidad, el aprovisionamiento, la gestión de proyectos, la gestión de riesgos y el cumplimiento, y las operaciones de la cadena de suministro.

Los sistemas de ERP enlazan multitud de procesos empresariales y facilitan el flujo de datos entre ellos. Al recopilar los datos de las transacciones compartidos por las diversas fuentes de una organización, eliminan la duplicación de los datos y proporcionan integridad de datos con una única fuente de confianza.

A diferencia del software tradicional, este no requiere de instalación y almacena la información en el centro de datos de la empresa que provee el servicio. El ERP de Aydai además, ayuda a planificar, presupuestar, predecir y notificar los resultados financieros de una organización.

 

Relación del Business Process Management (BPM) con el Enterprise Resource Planning (ERP)

Como hemos dicho, el BNP es un sistema que implementa unas herramientas concretas a los procesos empresariales, mientras que el ERP es un software que permite a las empresas controlar todos los flujos de información que se generan en cada ámbito de la organización.

El objetivo de los sistemas ERP es integrar los departamentos de una forma única, con una  base de datos centralizada que gestione la información en tiempo real, de forma rápida, fiable y con eficiencia.

Una vez definidas, veamos las diferencias entre ambas metodologías. Dentro de la empresa los directivos y responsables, deben tomar la decisión de adquirir un BPM o un ERP, teniendo siempre en mente que el objetivo es aumentar la productividad de una forma global, en todos los órganos empresariales.

A fin de obtener una mayor rentabilidad de nuestra organización empresarial, minimizando costes y maximizando ingresos y resultados para todos los órganos de la empresa, existen dos metodologías empresariales: el Business Process Management (BPM) y el Enterprise Resource Planning (ERP).

Ambas parten del mismo punto para alcanzar el objetivo de la máxima productividad, pero sin embargo, la consecuencia del éxito, se alcanza de forma diferente en función del uso de una u otra metodología.

El nexo de unión que hace perfecta su cohesión en el proceso empresarial es que una correcta gestión del proceso de negocio (BPM) será el camino del éxito a la implantación del software ERP. Son por lo tanto, perfectamente complementarias.

Mientras que el BPM es considerado una metodología de trabajo para la gestión empresarial, una acción que necesita del uso de diferentes herramientas; el ERP es un software de negocio para la gestión de la producción. En consecuencia, BPM es la parte que se implementa y el ERP es la herramienta para lograr su objetivo.

Cuando hablamos de Business Process Management nos referimos al método de trabajo que tiene como objetivo automatizar los procesos para distribuirlos entre los diferentes roles de la empresa, es decir, reorganiza trabajadores, sistemas y cualesquiera otros procesos para alcanzar la eficiencia operativa de la empresa.

Se fortalecen las comunicaciones y las informaciones, además, de una mayor definición de los sistemas del trabajo, mientras que el ERP es un software de gestión que reside en integrar una serie de programas para la recopilación de datos y gestionarlos.

Los BPM tienen su misión hacia los procesos internos mientras que el ERP su objetivo se encuentra en las funciones de la organización. Si ya cuentas con un BPM y quieres dotarle de mayor competitividad, es interesante que solicites a un experto que te proporcione el ERP que más se ajuste a tus necesidades.

En Aydai tenemos todo lo que necesita tu negocio para la gestión de cada uno de los procesos, herramientas potentes, software de gestión de procesos empresariales con la más innovadora tecnología para que tu empresa resulte altamente productiva y apoye cada una de tus iniciativas.

Estamos constantemente evolucionando, creciendo, incorporando nuevas tecnologías y funcionalidades a nuestros productos, con ERP de lo más avanzado del mercado, completamente seguro e integrable, multiempresa, multiejercicio, multidivisa…

Es lo que necesitas, tengas ya un Business Process Management (BNP) o no, para optimizar la gestión de tu empresa de la forma más rentable. Por eso te invitamos a que nos contactes y consultes con nuestros expertos lo que más conviene a tu negocio. No quedarás defraudado.

La infinidad de complejos procesos necesarios para llevar una buena gestión empresarial y ser eficaz y operativo en el mercado, colocándote en el más alto nivel de competitividad solo es posible si cuentas con las herramientas adecuadas, que aúnen cada uno de los procesos de forma eficiente y sencilla.

Reducirás costes con un sistema de planificación de recursos propio, adaptado a tus necesidades, a tus expectativas y tendrás el soporte necesario para la óptima funcionalidad de todas las áreas de la empresa, desde contabilidad a ventas, logística, contabilidad, proveedores o recursos humanos.

Etapas de un proceso de implantación ERP

La importante misión que consigue realizar un software ERP para una empresa está más que demostrada. Ofrece un cuadro de mando único que enlaza de manera transversal todos los departamentos que suelen encontrar en las estructuras de negocio. Se consigue un control eficiente y unas herramientas analíticas de gran valor. Además, sirve en sí mismo como herramienta de productividad ya que realiza tareas relevantes de manera muy eficiente.

Por ello, en el escenario actual donde se está dando una masiva digitalización de las empresas, contar con ERP de calidad es fundamental para conseguir que todos los procesos de empresa aparezcan en una herramienta única. Desde un mismo ERP se pueden gestionar desde cuestiones básicas de recursos humanos hasta procesos de logística pasando por control de ventas y todo los fatores contables y financieros implicados.

Es por ello que cuando se implanta un ERP en una empresa se produce un momento crítico de transformación que requiere seguir de unos pasos determinados para que se haga con éxito. Son los siguientes:

Estudio y asesoramiento. Antes de iniciar cualquier proceso de implantación de ERP es necesario conocer al dedillo tanto los objetivos que se pretenden alcanzar. Así se determinará el alcance de la instalación de este software de gestión de recursos necesario para conseguirlos. Los expertos facilitarán el asesoramiento necesario para conseguir una orientación adecuada.

Establecimiento del calendario. En este momento de planificación se establecen los objetivos temporales que se pretenden conseguir. Es necesario establecer plazos realistas para la implantación del ERP que sean congruentes con la situación de la empresa. De esta manera se podrá conseguir un proceso más depurado de fallos y mejor adaptado a las circunstancias concretas.

Instalación del software y hardware. Según lo establecido en los dos pasos anteriores se procede a lo que se conoce como parametrización. Este proceso es llevado a cabo por los profesionales que proveen de los servicios de ERP junto con el personal de la empresa en la que se realiza la implantación (el equipo de TIC suele ser el que tiene que intervenir con mayor intensidad)

Podemos encontrar implantaciones en las que usa la propia estructura de la empresa (lo que se conoce como ERP on promise y que supone de un fuerte ejercicio de adaptación. También existe el ERP cloud que se sirve de la nube para realizar la implantación y que cuenta con todas las ventajas propias de este sistema como su fácil accesibilidad desde cualquier dispositivo con acceso a la red.

Migración. Una de las fases más críticas ya que consiste en introducir los datos relevantes para empezar con el funcionamiento del ERP instalado. Es un proceso laborioso que hay que realizar con especial cuidado porque marcará lo que se puede determinar como momento 0 que marca un nuevo periodo y que determinará todos los procesos que se realicen con posterioridad.

También es un buen momento para desechar aquella información que ya no será necesaria.

Formación del personal. Ya tenemos nuestro software ERP totalmente operativo, pero aún es necesario formar a los empleados que lo van a usar como usuarios. Sin este paso la implantación sería totalmente infructuosa. Es necesario descubrir a los trabajadores las bondades que tiene el ERP para sus tareas habituales.

El momento de arranque. El ya mencionado instante 0. Hay que elegir el momento adecuado que cause el menor impacto posible sobre la actividad. Cualquier fallo puede producir una paralización de la productividad por eso es fundamental contar con la presencia y el asesoramiento.

Seguimiento inicial. Después del arranque es necesario prestar especial atención al funcionamiento del ERP instalado. Es habitual encontrar errores que hay que depurar y que la falta de práctica inicial de usuarios genere incidencias que requieran de una actividad más intensa de los servicios de soporte.

Estos pasos son necesarios mantenerlos para conseguir una implantación efectiva del ERP. Con Aydai no sólo encontrarás los mejores softwares de ERP, sino que también recibirás el apoyo necesitas para que la implantación sea lo más fluida posible para tu empresa. Contacta ya con nosotros para recibir más información.

10 razones por las que optar por ERP AYDAI para tu empresa en 2021

¿Todavía no sabes qué es ERP Aydai? Se trata de aplicaciones de gestión empresarial que permiten que tu empresa sea más eficaz y competitiva. Como se integra todo en una sola herramienta, podrás tener un pleno control de tu negocio y gestionar sus diferentes áreas (finanzas, ventas, compras, etc.). Por todo esto, ¿quieres saber por qué optar por ERP AYDAI para este 2021? Pues aquí te lo contamos…

1. Disfrutarás de una mayor seguridad

Si hay algo que caracteriza a ERP AYDAI es que tendrás un control completo en el acceso de la aplicación para que sepas qué usuarios tienen acceso restringido, cómo acceden, etc. Además, podrás personalizar el acceso para cada usuario.

2. Tendrás un cuadro de control intuitivo

Además de la seguridad, ERP AYDAI te ofrece un cuadro de control muy intuitivo en el que podrás ver informes y gráficos con estadísticas muy bien definidas y claras. De esta forma, con un solo golpe de vista, sabrás cómo está trabajando cada área de tu empresa y los beneficios que estás obteniendo con tu negocio.

3. Gestionarás fácilmente el email y los documentos

Otra de las razones por las que optar por ERP AYDAI es que podrás gestionar fácilmente tu empresa con diferentes recursos. Por ejemplo, las aplicaciones te permitirán una gestión efectiva del email y, también, una gestión documental integrada que te ayudará a tenerlo todo organizado y listo para su consulta.

4. Tendrás acceso a la agenda

Si hay algo que diferencia ERP de AYDAI de otros es que desde una sola herramienta podrás tener acceso a todo lo anterior y a la agenda. Así, no se te pasará por alto ningún evento, reunión o tarea que no puedas dejar para mañana.

5. Tus documentos estarán a salvo

ERP AYDAI realiza copias de seguridad automáticas para que todos tus informes, facturas, documentos, contratos, etc., estén siempre a salvo. Este es uno de los beneficios que tiene la tecnología y es que, con las copias de seguridad, aunque haya un desastre todo estará a salvo. No perderás la información. ¡Te ahorrará muchos disgustos!

6. Tus trabajadores dispondrán de un sistema de mensajería interno

Tanto tú como tus trabajadores podréis disponer, gracias ERP AYDAI, de un sistema de mensajería interno y completamente seguro. Así, podréis comunicaros entre vosotros, intercambiaros documentación importante y otros datos sin correr peligro alguno. Esto es fundamental para la seguridad de tu empresa.

7. ERP AYDAI están en continua evolución

Una de las ventajas que tiene ERP AYDAI es que siempre están en continua evolución. Así, nos esforzamos para ir integrando nuevas funcionalidades que te permitan hacer tu trabajo mucho más fácil. Por eso, nuestrosERP tiene tanto valor.

8. Podrás acceder a una base de datos única

ERP AYDAI te permite acceder a una base de datos única desde un área local a una global. Así, los diferentes departamentos de tu empresa podrán trabajar de una forma ágil y eficaz, aunque cada uno de ellos sea interdependiente. Como empresario, podrás gestionar todo esto de una forma fácil para garantizar la productividad.

9. Puedes gestionar varias tareas al mismo tiempo

Algo que tiene ERP AYDAI es que permiten gestionar varias tareas o ejercicios al mismo tiempo sin que, para ello, haya que haber finalizado el anterior. De hecho, no hay un límite de ejercicios y todos ellos podrán estar en línea. Una ventaja para que tu empresa sea productiva, ágil y eficaz.

10. Con ERP AYDAI tienes capacidad para gestionar muchas empresas

¿Necesitas no solo gestionar varias tareas, sino empresas? Pues no te preocupes, pues esta es la última de las razones por las que optar por ERP AYDAI. Hasta 499 empresas podrás gestionar desde una sola herramienta. Fantástico, ¿no crees?

Con ERP AYDAI lo que queremos es que puedas hacer una gestión más eficaz de tu empresa o de tus empresas. Así, podrás tenerlo todo bajo control y conseguir la máxima eficacia y productividad. Una empresa competitiva en 2021, un año de cambio, mejora y digitalización de procesos. ¿Hablamos?

DIAS INHÁBILES 2021 A EFECTOS DEL SII (SUMINISTRO INMEDIATO DE INFORMACIÓN)

El SII (Suministro Inmediato de Información), obliga a las empresas a remitir la información de las facturas emitida y recibidas a la Agencia Tributaria en un plazo de 4 días

ERP AYDAI incorpora la información de cada factura emitida y recibida que es necesaria remitir a la Agencia Tributaria. Esta información se genera desde el ERP de manera sencilla y totalmente automática, mediante una parametrización inicial.

El Cuadro de mando SII de ERP AYDAI te facilitará tener el control en el momento de las comunicaciones con la Agencia Tributaria.

Gracias al módulo de comunicaciones, tu ERP AYDAI conectará directamente con la Agencia Tributaria para enviar y recibir la información relativa al SII. No te será necesario ningún intermediario.

Para el 2021 se consideran días inhábiles a efectos del SII todos los sábados, domingos y festivos nacionales. 

Los festivos nacionales del 2021 inhábiles para el SII son:

1 de enero

6 de enero

2 de abril

1 de mayo

12 de octubre

6 de diciembre

8 de diciembre

25 de diciembre

En ERP AYDAI habrá que registrar estos días desde Utilidades – Opciones – Pestaña SII – Días no hábiles.

En Valencia a 29 de diciembre de 2020

ERP AYDAI

Cómo debe ser el ERP para la gestión empresarial perfecto

En un mercado altamente competitivo, contar con un ERP para la gestión empresarial resulta indispensable para ganar en eficiencia y seguridad, mejorar la toma de decisiones, ampliar la capacidad operativa y, a la vez, reducir costes. Pero no todos los sistemas de planificación de recursos son iguales.

Un buen ERP para la gestión empresarial debe estar compuesto por toda una serie de módulos imprescindibles para dar el soporte que necesitan todas las áreas de la empresa, desde contabilidad a ventas, proveedores o recursos humanos.

1. CRM

Las relaciones con los clientes son la base de cualquier actividad empresarial. Almacenar, organizar y gestionar toda la información referida a ellos es esencial. Es el objetivo del sistema de gestión de las relaciones con los clientes y posibles clientes, que permite realizar un seguimiento exhaustivo de todas las acciones relacionadas con ellos y mejorar los canales de comunicación.

2. Ventas

Permite gestionar ofertas, presupuestos, pedidos, albaranes, facturas, reclamaciones, devoluciones, etc. Si el ámbito de actuación de la empresa trasciende fronteras, es importante asegurarse de que es multidivisa y multiidioma. Tener una visión global y particular de las operaciones con los clientes, además, permite agilizar los procesos de venta y disponer de estadísticas. Por ello, es básico en cualquier ERP para la gestión empresarial.

3. Compras

Se centra en los proveedores y el control de compras. La buena gestión de materias primas, un estricto control de las necesidades de compra según el stock, un seguimiento de la recepción de la mercancía y de la facturación, una estrecha comunicación con proveedores y la posibilidad de contar con estadísticas mejora la eficiencia de la producción. Por ello, este módulo es importante en un ERP para la gestión empresarial.

4. Logística

El control de los almacenes es uno de los trabajos más complejos en cualquier compañía. Es esencial disponer de una herramienta que permita mejorar su gestión, y por eso, es otro de los módulos básicos que un buen ERP para la gestión empresarial debe tener. Conocer el stock, ayudar en la realización de inventarios, gestionar todos los movimientos en los almacenes es ganar en eficiencia.

5. Producción

Su valor dentro de un ERP para la gestión empresarial radica en que supone una ayuda imprescindible para planificar y controlar todas las etapas de fabricación, desde la emisión de órdenes hasta las cargas de las unidades productivas o la previsión de fechas de entrega. No basta con eso, un ERP perfecto debe también permitir la organización de los operarios y la creación de planes para cada producto.

6. Contabilidad y finanzas

Es una de las áreas críticas de cualquier compañía porque en ella acaban repercutiendo todas las demás secciones de la empresa. Que los procesos sean ágiles, que no haya margen para el error o las duplicidades es esencial, y en esa labor, el ERP para la gestión empresarial supone una herramienta indispensable.

7. Personal

El capital humano es un engranaje fundamental. Su correcta gestión es un aspecto básico y por eso un ERP para la gestión empresarial ideal debe ayudar a su control y organización, desde horarios y fichajes a tipo de contrato, permisos, bajas o cualquier otro tipo de información que sea de interés.

8. SAT

Si la empresa presta servicio de asistencia técnica, este módulo permite su correcta organización, ayudando a organizar al personal, asignando tareas, generando órdenes de trabajo y permitiendo la facturación en caso de necesidad. Pero, para ganar en eficiencia, es importante que el ERP para la gestión empresarial permita la gestión de estas cuestiones mediante el uso de dispositivos móviles.

9. Proyectos

Una compañía evoluciona, cambia con el tiempo y se enfrenta a nuevos retos. Por eso, la gestión de proyectos es esencial en su crecimiento. Si el ERP para la gestión empresarial permite el desarrollo y seguimiento de proyectos en todas sus fases se ganará en eficiencia y, por tanto, en competitividad.

Disponer de un ERP para la gestión empresarial completo y con todas las funcionalidades necesarias para poder controlar de manera eficaz todas las áreas de la empresa es ganar en competitividad asumiendo un coste mínimo. Si es lo que necesitas, AYDAI pone a tu disposición el mejor ERP del mercado.

Sistematiza la productividad de tu empresa instalando un ERP

Renovarse o morir. En el mundo de las empresas también prevalece la imperiosa necesidad de ir a la par de los avances tecnológicos, de los desarrollos de las nuevas TIC’s y de nuevos métodos gerenciales que conlleven a una mejor productividad. Un sistema ERP podría ser un gran aliado a la hora de establecer nuevos objetivos organizacionales.

Un Enterprise Resource Planning o sistema ERP se convertiría en la opción ideal para incrementar la productividad de una empresa. Un sistema ERP es un software o aplicación para empresas que cumplen con la función de tener bajo control todos los procesos de gestión interna y la información inherente a ellos con la intención de garantizar una máxima eficacia competitividad y productividad; es decir, el éxito de toda organización.

Las empresas siguen apostando cada día el crecimiento, desarrollo y aplicación de nuevas técnicas gerenciales que dejan evidencia del avance de las tecnologías. Al final, la activación de estas innovaciones repercute en la productividad de las organizaciones y en el más pronto alcance de los objetivos y metas trazados. Los sistemas ERP son evidencia y garantía de una herramienta inteligente y óptima que puede ayudar a potenciar la imagen de tu empresa local mucho más allá de tus fronteras.

Empresas de primera línea y modernas, gracias a un ERP

Para gestionar de mejor manera una empresa, se puede apostar a la instalación de un ERP y así potenciar la productividad y el éxito de los procesos empresariales. Estas aplicaciones ofrecen la posibilidad de personalizar cada usuario, garantizando así mayor control y seguridad en el uso de dicha aplicación.  Podrás gestionar de manera sistematizada alertas y avisos de cualquier índole.

Los ERP también ofrecen un sistema avanzado de correo electrónico, al igual que un sistema de mensajería interna entre los trabajadores para coordinar los procesos de producción. La productividad y el control de una empresa estarán garantizados, gracias a la gestión documental que esta aplicación puede poner en marcha, junto con un control con informes y gráficos estadísticos. También queda garantizada la integración con la seguridad del sistema operativo.

Areas ERP que potenciarán tu productividad

Existe una gama diversas de áreas en el ERP que van en función de garantizar la productividad de tu empresa. Dichos apartados, están orientados, según cada área gerencial que requiera potenciarse. El apartado Producción Industria 4.0 integra todo el proceso de fabricación de la empresa, al tiempo en que facilita el control de la actividad y de los costes de fabricación. También está el de Consultoría de Procesos, que busca proyectar y trabajar en función de y mejor escenario productivo.

También está el apartado de Ventas, que integra todo el proceso de venta, desde el primer contacto con el cliente hasta la facturación final; al igual que el de Compras, que también gestiona todo lo referente con los proveedores, incluso reclamaciones, si fuera necesario. Por su parte el CRM que ayuda a gestionar todo lo relacionado con la cartera de clientes y posibles clientes, actualización de la información y todo lo relacionado. El apartado de Proyectos se encarga de gestionar todos los proyectos empresariales desde el presupuesto hasta la fase final.

Por su parte, el apartado de Personal- Presencia se enfoca en controlar todo lo relacionado a los trabajadores y a sus jornadas, mientras que Contabilidad y Finanzas se encarga de mantener al día, de manera segura y fiable toda la información financiera de la empresa. El de Logística – Almacenes se centra en el control del stock, incluyendo las ubicaciones, valoración, situación y movimientos de los productos, mientras que el SAT gestiona los servicios de atención técnica realizados por los especialistas.

Cómo ayuda un ERP en un servicio de asistencia técnica realizados por técnicos

Lo primero es entender que un ERP es tanto una metodología de gestión como un software. La administración de estos sistemas, trabaja como una función que gestiona el software ERP (Enterprise Resource Planning). Es un paquete de aplicaciones de negocios integradas. Esto hace que dicha administración sea más que algo técnico u operacional. Para cualquier empresa, es una asistencia técnica completa en el proceso de sus negocios.

También es importante aclarar que este sistema no es una función del negocio en sí. Sino una serie administrativa que gestiona las herramientas de la empresa. Un administrador de ERP se ocupa del sistema empleando reparaciones proporcionadas por el representante de la asistencia técnica. Esto ayuda a solventar los fallos, hacer mejoras y dar soporte a la infraestructura técnica sobre la que se ejecuta.

Implementación de las soluciones ERP

Recuerda que implantar un ERP, puede ser un proceso complejo para cualquier empresa. Muchos se preguntan sobre su vialidad o si de verdad ayudará a mejorar la productividad interna, que es principalmente para lo que se requiere. Otras dudas que se presentan, es si llevará un control más exhaustivo de los procesos que harán crecer a la compañía. Muchos dueños de empresas, incluso ven con escepticismo la asistencia técnica facilitada por los prestadores del servicio.

Honestamente, estas preocupaciones, están justificadas. Tener un sistema de gestión empresarial plenamente operativo, puede durar entre 3 y 12 meses. ¿Por qué? Primero: la gran cantidad de recursos que necesita. Segundo: el tiempo que consume. Tercero: puede llegar a ser una inversión importante. Aun así, la asistencia técnica para instalar un software ERP trae más ventajas que retos.

Beneficios del ERP en un servicio de asistencia técnica

Un software ERP une los procesos de la empresa. Desde él, se pueden gestionar: la contabilidad, la producción, el inventario, la logística y los envíos. Por esta razón, ayuda a la toma de decisiones reales y actualizadas, especialmente, durante la asistencia técnica.

Con un sistema ERP, se logran mayor cohesión entre los equipos de trabajo y mejora la comunicación interna. El sistema, no solo unifica la información por departamentos, sino que es capaz de saber cuál información es relevante para cada uno. Durante una asistencia técnica, el programa permite obtener y validar históricos de tareas, así como automatizarlas.

Un sistema ERP cuenta con módulos que se implementan o desinstalan según las necesidades de la organización. Así que, este programa se adapta a las empresas. Esto logra en consecuencia: mejorar la competitividad, evitar la pérdida de datos y crecer de forma más ordenada.

Conclusiones

 Al querer desarrollar una asistencia técnica, hay que tener presente que el programa ERP podrá:

  • Aumentar el margen bajando el coste unitario del producto o servicio.
  • Mejorar los tiempos de preparación y envíos.
  • Flexibilizar contratiempos e imprevistos.
  • Estandarizar cualquier empresa.
  • Mejorar la imagen que tienen los clientes de las organizaciones.

Con los programas ERP pueden hacerse una imagen real de la situación de las empresas. Bajo esa premisa, se puede determinar dónde se encuentra el punto débil de las organizaciones en tiempo real. Esto, puede conseguirse de manera muy sencilla. Así, se logra saber qué áreas deben ser reforzadas y de qué manera seguir aumentando los volúmenes. Creciendo de una forma ordenada y eficiente.

5 errores que evitar en el proceso de selección de un software ERP

El proceso de selección de un software empresarial es un proceso largo y complicado, por varias razones. La solución que elijas afectará tu forma de hacer negocios en los próximos años y afectará prácticamente a todas las funciones de tu empresa. Es una inversión importante, incluso con las opciones basadas en la nube. Por ello, es fundamental encontrar una solución adecuada para tu negocio y tus necesidades específicas.

Muchas empresas se “desvían” desde el principio, cuando entran en el proceso de selección de un software ERP creyendo en algunos mitos comunes, conceptos erróneos que pueden dar con una elección incorrecta para su negocio.

Estos son los cinco errores principales que evitar en el proceso de selección de software empresarial:

1. No solo mires soluciones de renombre

Muchas organizaciones comienzan la selección de una ERP mirando fijándose solo en las empresas más grandes y conocidas del mercado. Los proveedores de renombre ofrecen excelentes opciones para pequeñas, medianas y grandes empresas, sin embargo es posible que sus productos no sean adecuados para tu empresa.

Puede ser necesaria una amplia personalización para cumplir con los requisitos de tu sector y tu empresa. O puede que tengas que comprar un ERP especializados para que funcione de la manera que necesitas. ¿Hablamos?

2. No evaluar un software según los objetivos comerciales

Muchas empresas reemplazan su software empresarial porque está desactualizado o ya no es compatible con el proveedor. Si bien estas son razones válidas para cambiar a un nuevo sistema, no deberían ser las únicas.

El proceso de selección de software es el momento perfecto para evaluar los objetivos comerciales y buscar una nueva solución. Por ejemplo, es posible que desees reducir los costes operativos o mejorar la precisión en los pedidos. Si tiene estos objetivos en mente, podrás reducir mejor las opciones y optar por soluciones como las que te ofrecemos desde Aydai.

3. Pensar que todas las soluciones ERP son iguales

Si alguna vez compraste un coche nuevo, sabrás que cada modelo es diferente, incluso los fabricados por la misma casa. Cada uno incluye varias características y diferentes beneficios, incluidas sutiles diferencias. Lo mismo ocurre con un software ERP.

A primera vista, puede parecer que dos soluciones son exactamente iguales. Pero a medida que lo pruebas es posible que una de las opciones sea más cómoda. Las diferencias a menudo pueden parecer pequeñas, pero mirarlas críticamente es la clave para encontrar el software que se adapta a tu negocio.

4. Una solicitud de ERP extremadamente detallada

Muchas empresas piensan que necesitan tener una ERP muy compleja, que a menudo suman cientos de funcionalidades y opciones. Pero dado que la mayoría de estos softwares abordan problemas centrales, como la automatización de informes, estos documentos no necesitan ser tan largos. En su lugar, las empresas deben considerar como prioridad los problemas comerciales que desean resolver con el nuevo software, por ejemplo.

5. Olvidar involucrar a las partes interesadas

Las empresas necesitan obtener varios puntos de vista de toda la organización cuando estén pensando en los requisitos necesarios e imprescindibles el proceso de selección de un software.

Es importante reunir al equipo de cada departamento que use, o usará, el ERP. Ya sea que se trate de contabilidad, ventas, marketing, planta de producción, almacén, logística, operaciones o cualquier otro departamento…  es importante saber qué está causando problemas y qué necesitan para hacer mejor su trabajo.

Cómo lo procesos logísticos pueden potenciarse con un software ERP

El buen gerente de una organización, independientemente del área empresarial, debe saber  diagnosticar y gestionar situaciones de logística y poner en marcha todas las ideas y procesos necesarios para potenciar, tanto la producción como los procesos logísticos que hicieran falta. Un software ERP puede ser un gran aliado en esta labor.

Un ‘Enterprise Resource Planning’ o software ERP puede ser un gran aliado de los procesos logísticos dentro de una organización o  empresa de producción, en los que las formas de organización y logística son fundamentales, pues de ellos dependerá el éxito de las tareas y el alcance de los objetivos organizacionales. En la actualidad, muchas empresas de logística recurren a la adquisición de un software ERP con la intención de potenciar y agilizar todos los procesos logísticos y de producción.

Una empresa logística debe contar con la más avanzada tecnología para garantizar la consolidación de sus objetivos y metas gerenciales. Los procesos logísticos dependerán de una buena sinergia dentro del equipo humano de una organización, pero dicha relación laboral puede ser potenciada con los avances modernos de un software ERP, cuya función principal será mantener informatizada y dispuesta en línea mucha de la información que requiere ser manejada durante los proceso  de producción.

Haz de la rutina una logística efectiva con un software ERP

La implantación de un sistema o software ERP hará que todos los procesos logísticos rutinarios puedan ser consolidados de manera más eficiente y eficaz. Los encargados de la logística de los sistema de producción saben lo importante y esencial que es cumplir con los parámetros de tiempo para que los objetivos sean alcanzados correctamente y si ese alcance se hace antes de lo previsto mucho mejor; esto será una garantía si se cuenta con este software.

La función de un software ERP estará centrada en determinar que los procesos logísticos repetitivos se cumplan y que su gestión de desarrollo se ejecute en el plano real, mientras los sistemas operativos informatizados guardan y sistematizan toda la información pertinente. La intención será siempre cumplir con los procesos automáticos, repetitivos y perfectamente sincronizados para mantener en orden la relación de entrega de mercancías. La relación de beneficios impacta tanto a los productores, como al equipo logístico y, por supuesto, al cliente.

Atiende procesos logísticos especiales con un software ERP

Pero una vez implantado el software ERP, más allá de los procesos logísticos de rutina, también se podrán atender procesos extraordinarios de trabajo y control, tan inherentes como necesarios en los sistemas de control de una empresa logística; como por ejemplo, un sistema de inventario, que resulta necesario dentro de los almacenes cuya cantidad de mercancía y productos requiere de un control sistematizado.

La gestión de bodegas; por ejemplo, es otro de los procesos logísticos que pueden verse notoriamente favorecidos gracias a la implementación de este tipo de software ERP. La tecnología ‘Enterprise Resource Planning’ trabaja con la centralización y sistematización de toda la información inherente al desarrollo y gestión de una organización logística. Su funcionamiento debe ser integrado y dependerá del equipo humano para poder ser exitoso. La relación comercial óptima estará fundamentada en la confianza.

El sistema o software ERP tiene la virtud de poder analizar las relaciones que se establecen entre proveedores, clientes y empresa logística optimizando todos pasos de la cadena comercial que se establezca y de los procesos logísticos que devengan de dicha relación de negocios. Sin embargo, no todo queda ahí, pues este tipo de sistema, también tiene la capacidad de gestionar informáticamente los procesos de ordenas de compra, facturación y albaranes. Algunos procesos tradicionalmente manuales, pasan a ser automáticos.

¿Qué papel tienen los módulos en un ERP?

De algún modo, se podría decir que un ERP no tendrá un gran sentido sin los módulos. Hoy en día, las necesidades de organización de las empresas son enormes, y no solo eso, sino que evolucionan y crecen con el paso del tiempo. Un software rígido, sin posibilidad de crecer con la compañía sería en esas circunstancias altamente ineficiente.

Los módulos son, precisamente lo que hace que un ERP pueda dar soporte a todas las actividades de la empresa, ofreciendo las funcionalidades que necesite. ¿Qué implica este aspecto? De alguna manera, que son los que permiten personalizar el ERP, dotándole de la máxima eficiencia y permitiendo así obtener de él el máximo rendimiento.

Pero, dando un paso más allá, hay que indicar que no solo cada empresa tiene unas necesidades distintas, sino que incluso cada departamento dentro de ella también los tiene. Es la función de los módulos ERP satisfacer esas necesidades proporcionando funcionalidades a medida.

Tipos de módulos

Para adaptarse a esas necesidades particulares, un ERP suelo ofrecer toda una serie de módulos. Algunos de ellos son imprescindibles en cualquier circunstancia. Esos módulos básicos (financieros y contables) suelen estar incorporados de serie al software y se centran, sobre todo, en la organización de tareas administrativas, de contabilidad y de gestión.

Aparte de ellos, hay toda una serie de módulos que se adaptan al ERP para trabajar en diferentes áreas de la empresa o para ofrecer la mayor rentabilidad posible según el tipo de actividad a la que se dedique. Esos módulos pueden ser muy variados:

Módulos de Recursos Humanos: permiten realizar un seguimiento de los trabajadores, automatizan la elaboración de nóminas, gestionan vacaciones y permisos de los empleados y, en general, agilizan decisiones y procedimientos relacionados con el capital humano. De esta manera, se libera al personal de este departamento de tareas que consumen tiempo y recursos para que los dediquen a otras cuestiones esenciales.

Módulos de inventario o logística: en cualquier empresa, pero mucho más en las que se dediquen al sector productivo o comercial, la gestión del inventario es una tarea tediosa y sujeta a errores. Este módulo ERP permite gestionar eficazmente todo lo relacionado con existencias y artículos de una manera rápida y eficiente, controlando el stock y los movimientos, entre otras cuestiones.

Módulos de compras y ventas: el primero gestiona todo lo relacionado con materias primas y proveedores. Mientras, el segundo centra su operatividad en pedidos, facturas e informes de ventas. Ambos son indispensables en cualquier ERP.

Módulos CRM: la gestión de las relaciones con los clientes es una de las bases del desarrollo y crecimiento de cualquier compañía. Por eso, es importante que el ERP cuente con este módulo, cuya función es controlar toda la información relacionada con los clientes para mejorar la calidad del servicio, fidelizar a quienes ya confían en la empresa y ganar nuevos clientes.

Módulos de servicio técnico SAT: son especialmente importantes en el caso de empresas que se encarguen del servicio técnico. Gracias a ellos, es posible controlar todas las operaciones con rapidez y máxima coordinación, desde las órdenes de trabajo de cada empleado a avisos o gestión de los contratos de mantenimiento con los clientes.

Estos módulos de ERP permiten un control absoluto de los flujos de trabajo y actividad de una empresa. Pero no son los únicos, también hay módulos de proyectos, de consultoría, de producción de industria o de cadena de suministros, entre otros.

Elegir aquellos que la empresa necesita para una gestión eficiente y efectiva es garantía de optimización de recursos económicos y humanos y, por tanto, de competitividad. Ese es el papel de los módulos ERP: automatizar en lo posible todos los procesos internos de la compañía con una gasta mínimo de recursos.

Por ello, elegir un ERP adecuado, con los módulos necesarios e imprescindibles, es esencial. Con nosotros lo tendrás muy fácil porque Aydai pone a tu alcance el ERP que tu empresa necesita.