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Cómo un ERP puede ayudar a mejorar el balance de gastos

En cualquier tipo de actividad comercial es muy importante llevar un control de gastos. Aunque solo nos interese saber cuáles fueron las ganancias, no registrar cada gasto evitará que podamos tener un balance real. Un sistema de planificación de recursos empresariales, ERP por sus siglas en inglés, es un software que nos ayuda a mejorar el balance de gastos. 

¿Por qué es importante llevar un control de gastos?

El control o balance de gastos ayuda a visualizar aquellos egresos que tiene la empresa en un lapso concreto. Con el control de los gastos se puede minimizar pérdidas ya que es competencia de algunos miembros de la empresa optimizar el presupuesto. Siempre será importante saber cuánto dinero entra y sale, algo muy importante para calcular el balance general que determinará las pérdidas y ganancias anuales.

Cómo ayuda un ERP a la gestión financiera de una empresa

Es obligación de toda empresa llevar un control financiero de sus actividades. Tarde o temprano será necesario realizar una auditoría o calcular el pago de tributos; todo eso y más lo facilita el registro de ingresos y egresos. Lo más tradicional es tener libros físicos o archivos de Excel para registrar cada actividad. Pero esta no es la única forma: los softwares de gestión ayudan a que esa tarea sea más fácil y rápida.

Hay programas especializados en el análisis financiero y otros con un apartado para tal tema. Con un ERP podrás recopilar datos financieros en una misma plataforma, con lo cuál podrás generar informes de manera inmediata. En estos softwares podrás reunir datos de libros contables, balances generales, estados financieros trimestrales y más. Y todo desde una interfaz muy sencilla y fácil de entender según el tema.

Todo lo que tu empresa gestione a nivel administrativo y financiero lo podrás tener en un módulo que además te ayudará a ahorrar costes. Solo necesitas que alguien administre el ERP y sepa qué hacer con los datos arrojados. Los ERP nos facilita la creación o gestión de muchas tierras a nivel financiero, como la creación de informes en tiempo real.

Otras ventajas

Evitas tener muchos papeles en la oficina. Por otro lado, un ERP ayuda a simplificar todos los datos financieros de balances y más. De modo que no existen motivos para no querer usar un ERP para el control de gastos; y todo lo que tiene que ver con la administración de la organización. Finalmente, otra de las grandes funciones de un ERP en el balance de gastos y registro de ingresos es la automatización de pago.

Es posible hacer pagos con pocos clics a través del retiro electrónico y el depósito automático. Con ello consigues disminuir la necesidad de usar facturas y cheques en papel. Los ERP simplifican los asuntos financieros, pero también ayuda a que el equipo de trabajo pueda usar el tiempo sobrante en otras actividades; ya que el software les regala la posibilidad de hacer informes en apenas unos segundos. 

Historial de balances

Puede ser un poco abrumador tener demasiados libros de contabilidad regados por la oficina, o no contar con un espacio para guardarlos. Con los ERPs puedes tener todo un historial de balances en los que podrás encontrar los datos que necesitas de forma rápida. Esto es de gran ayuda para organizar y disponer de determinado libro cuando lo necesites. En cualquier caso, hace de la labor algo más ligera y cómoda.

ERP AYDAI

El ERP AYDAI es un completo software de gestión con el que no necesitarás de otra plataforma para manejar tu empresa. Desde allí podrás realizar compras, crear campañas y registrar datos financieros. El módulo sobre contabilidad permite registrar activos, gastos, presupuestos y más. Podrás gestionar un gran volumen de datos referentes a la actividad diaria o de determinado lapso.

Una de las grandes características de AYDAI es que con este ERP puedes gestionar hasta 499 empresas; por lo que no tendrás problemas al integrar todos tus negocios a este programa. Podrás gestionar todo el flujo de trabajo de estas empresas dentro de AYDAI; desde guardar tus documentos hasta llevar un registro inteligente de los proveedores, pudiendo saber qué relación tienes con ellos mediante un historial.

¿Qué diferencias hay entre un ERP y un MRP?

La fabricación y producción de todo tipo han visto cómo, en los últimos años, los avances han sido cada vez mayores. Diferentes tipos de software tienen una gran influencia en lo que hoy conocemos como Industria 4.0, y hoy queremos presentarte las diferencias entre dos de los más comunes.

Por un lado, conocemos las aplicaciones MPR (de inglés, Material Requirements Planning), con las que se organiza la gestión de la producción y las materias primas necesarias. Son muy útiles para el control de la productividad y gastos, son específicas y en si mismas, no cubren todas las necesidades de la empresa.

Por otro lado, un ERP (del inglés, Enterprise Resource Planning) abarca muchas mas funciones. Este tipo de aplicación está adaptado a muchas otras operaciones la empresa, incluidas las que contempla el propio MRP.

Principales diferencias entre MRP y ERP    

Como hemos visto, a pesar de que los MRP tienen unas funcionalidades muy concretas y útiles para su ámbito de trabajo, no abarcan mucho más aparte de eso. Esto significa que necesitarás otro software u otros modelos de gestión para abarcar todo lo que tu empresa necesita.

Un software ERP llega mucho más allá, avanzando a la vez que lo hace la industria. El ERP contempla la totalidad de la empresa, incluida la fabricación o producción.

Lo mejor de estas herramientas es que te permiten conectar todas las áreas, no solo la producción, de manera automática y sin error de ningún tipo. Cuando llega un pedido, ya sea de grandes cantidades o de una única pieza, el software ERP te permitirá controlar todo el proceso.

  • Si, por ejemplo, el producto solicitado ya lo tienes en stock, podrás dar la orden de preparar el pedido y enviarlo directamente desde tu almacén.
  • Si es necesario fabricar el artículo demandado, debe gestionarse correctamente la manera en la que la producción se lleva a cabo para alinearlo con las ventas.

Como hemos expuesto anteriormente, la versatilidad de un software ERP te permite controlar mucha más información desde una única plataforma. Sin datos duplicados ni posibles fallos de transcripción, lograrás una mejor gestión de los procesos aumentando así la productividad y la eficiencia de recursos.

Gestionar el stock y las materias primas

Este es precisamente uno de los aspectos más interesantes de un software ERP. Para fabricar cualquier tipo de artículo es necesario contar con los recursos en tu almacén previamente. Si eres capaz de anticiparte a la demanda y prever el volumen de ventas de un periodo, podrás establecer unas reservas optimas de stock con las que trabajar.

Así podrás fabricar los productos con antelación y facilitar los procesos del canal de comercialización, cerrando los pedidos mucho más rápido que antes. También podrás contar con la materia prima suficiente para abordar la demanda que pueda llegar.

Estos datos, que puedes conseguir a través de un software ERP, te dotarán de mayor información a la hora de tomar decisiones para tu empresa. Podrás planificar mejor tus compras y anticiparte con un almacén más organizado, observando todos los indicadores desde una sola aplicación.

Así tendrás siempre los canales productivos ajustados a la demanda de tus clientes, manteniendo el exceso de stock justo para lo que pueda ocurrir. No tendrás el almacén lleno de piezas que no puedes vender ni tendrás poco material para afrontar los pedidos inesperados.

Con ERP AYDAI tendrán bajo control todos los procesos de tu negocio en una sola herramienta.

Prueba AYDAI, el software ERP que te ayudará a gestionar todo tu negocio con la tranquilidad y comodidad de una plataforma común.

Formamos a tu empresa en el manejo de la ERP

Para las empresas, la digitalización ya no es una mera posibilidad, es una obligación. En un escenario económico complejo y con la competitividad y la eficiencia como metas, quedarse atrás en ese camino es un error. Los sistemas ERP son, en este panorama, herramientas indispensables para una gestión eficaz de la compañía.

Sin embargo, no es suficiente con la implantación de un ERP. Se trata de avanzados sistemas que ofrecen un sinfín de funcionalidades a las que resulta imprescindible sacar el máximo partido. Funcionalidades que abarcan aspectos que van desde la contabilidad a la logística y el personal. Y de nada sirve contar con una herramienta tan avanzada si no hay una adecuada formación sobre este tipo de sistemas.

El primer paso: saber qué es un ERP y cómo puede ayudarte

Aydai te ofrece el ERP que tu empresa necesita, un software completo que te va a permitir gestionar y controlar de una manera coordinada y eficiente todas las áreas básicas de tu negocio. No solo eso, sino que se trata de una herramienta que se puede adaptar a sus necesidades presentes y también futuras, puesto que es escalable y está en permanente actualización.

Dicho así puede parecer complejo, pero realmente no lo es si hay un proceso de consultoría, información y formación adecuados. Y de ese proceso nos encargamos al convertirnos en su socio tecnológico. Dudas, cuestiones relevantes o aspectos de comprensión más difícil quedarán resueltos por nuestros especialistas.

El objetivo es que conozcas cómo es un ERP y cómo puede beneficiar a tu empresa su implantación. Al fin y al cabo, no deja de ser una decisión importante que va a afectar al futuro y el desarrollo de tu negocio. Con una información clara y veraz, no quedarán dudas de lo que un software de gestión adecuado puede hacer por ti.

La importancia de la formación

Una vez implementado el ERP aún quedan retos que superar. Se trata de un software con el que tendrán que trabajar los diferentes departamentos de la empresa, y una buena formación es esencial para que la implantación del sistema se realice con éxito y empiece a mostrar los beneficios que conlleva cuanto antes.

En ese proceso de implementación, es esencial que los trabajadores reciban una formación adecuada, diseñada específicamente para adaptarse la transformación que el ERP va a suponer. En ocasiones, el desconocimiento lleva a una cierta resistencia al cambio. Sin embargo, con una buena tutela en todo el proceso, este se puede realizar de una manera casi “natural”.

En Aydai nos esforzamos para que ese paso adelante que es un ERP se realice con seguridad. Para ello, ofrecemos la formación adecuada para que ningún empleado tenga problemas en asimilar las nuevas formas de trabajar.

Por otra parte, hay que tener en cuenta que, cuando se trata de un ERP diseñado a medida de las necesidades de la empresa, es mucho más sencillo habituarse a los nuevos sistemas de gestión. Esto significa que el periodo de adaptación es más rápido, se necesita menos tiempo de formación. Esta cuestión, a su vez implica que la actividad cotidiana apenas se verá ralentizada en ese proceso de transformación digital.

En Aydai nos esforzamos para que la implantación de un ERP solo signifique ventajas desde el primer minuto. Para ello, ponemos a tu disposición a nuestros especialistas. Nadie mejor que ellos pueden resolver dudas de cualquier tipo ofrecer la formación necesaria para que todo el personal se desenvuelva sin problemas con el nuevo software en un plazo de tiempo mínimo.

Retrasarse en la transformación digital puede representar para tu empresa la pérdida de ventaja competitiva. Con una buena información y una formación adecuada, el cambio a un ERP personalizado se realizará de una forma rápida y en absoluto traumática. Aydai te acompañará en todo momento.

8 ventajas de usar un Sistema de Gestión Empresarial

Implementar el uso de un software ERP (Sistema de Gestión Empresarial) puede que todavía te genere alguna duda. Pero debes pensar que se trata de un gesto más hacia la innovación, hacia la rentabilidad y hacia la productividad. Verás los resultados a medio plazo y te alegrarás de haber tomado esta decisión.

Hoy queremos presentarte algunas de las ventajas que tiene adquirir un Sistema de Gestión Empresarial como el ERP AYDAI. Se trata de ocho puntos importantísimos para cualquier negocio, que te harán la vida más sencilla y te ayudarán con el control y la organización de tu empresa.

8 ventajas de los Sistemas de Gestión Empresarial      

Mejorar la eficiencia operativa

Lo primero que notarás cuando comiences a trabajar con un Sistema de Gestión Empresarial será que tus procesos han evolucionado. Gracias a la organización integral de todo el conjunto, crearás un flujo de información mucho más natural y orgánico.

A través de una visión panorámica de todo lo que ocurre, podrás identificar aquellas tareas que aportan valor a tu producto o servicio. Así, solo tendrás que potenciar esas áreas y empezar a pensar en cómo modificar o eliminar aquello que no te ayuda.

Facilitar la comunicación entre departamentos

Al tratarse de una estructura común para todos, el Sistema de Gestión Empresarial pone en contacto a todos los empleados bajo el mismo “lenguaje”. Se trabajará bajo el mismo formato, algo imprescindible para aunar toda la información.

Y es que este es uno de los principales beneficios de un Sistema de Gestión Empresarial. Al tratarse de una única aplicación, no te expondrás a los riesgos de traspaso de datos de una plataforma a otra.

Mantener tu información asegurada

Un Sistema de Gestión Empresarial como AYDAI permite segmentar la información entre diferentes jerarquías y permisos personalizados. Según el área de trabajo o el control sobre los datos, un empleado podrá acceder o no a un campo específico.

De la misma manera, el Sistema de Gestión Empresarial protegerá lo más valioso de tu empresa frente a ataques externos: la información. La seguridad es uno de los focos de inversión principales para los negocios.

Analizar la información en tiempo real

Nada como conocer los datos que se están consiguiendo actualmente para ver una imagen real de nuestra empresa. Con este Sistema de Gestión Empresarial tendrás siempre la información actualizada.

Y es que hay momentos en los que alguna pequeña desincronización, de varias horas o varios días, puede ser fundamental. Si puedes saber en qué estado se encuentra cada rincón de tu negocio en cualquier momento, encontrarás mejores oportunidades para crecer.

Fomentar la productividad de los trabajadores

Gracias a la automatización que permite un Sistema de Gestión Empresarial, se consigue que muchas tareas repetitivas y aburridas no formen parte del día a día del trabajador. Esto supone que pueda dedicarse a otras actividades más satisfactorias.

De esta manera, el empleado ve un verdadero valor en lo que hace, tiene objetivos más claros y su productividad se verá mejorada. Y si la productividad de un colaborador aumenta, también lo hace la rentabilidad de la empresa.

Ejecutar análisis y predicciones de manera certera

Ya hemos visto que una de los objetivos principales de un Sistema de Gestión Empresarial es crear una misma lógica de trabajo. Esto supone una mayor fiabilidad a la hora de controlar tanto lo que ha ocurrido como lo que está por ocurrir.

Con los datos que podemos obtener del Sistema de Gestión Empresarial, tendrás en tu mano toda la información necesaria para ver la evolución de tu negocio. De la misma manera, podrás prever las posibilidades de encontrarte en un escenario u otro.

Potenciar la toma de decisiones       

Precisamente gracias a estos análisis y predicciones que nos ofrece el Sistema de Gestión Empresarial, podremos tomar fácilmente las decisiones correctas. Al contar con la información necesaria, sabremos cuál es el próximo paso que dar.

Esto es muy importante para cualquier negocio, ya que siempre pueden existir dudas sobre si lanzarnos o no a una piscina. Con un Sistema de Gestión Empresarial como AYDAI, sabrás de antemano (y con datos en la mano) qué opción tomar.

Beneficiar al cliente final

Si hacemos un repaso a todo lo que hemos visto antes, ya podemos intuir que el cliente final verá mejoras en nuestra empresa. El Sistema de Gestión Empresarial mejorará procesos y aportará valor a lo que le entregamos, por lo que estará más satisfecho.

Cuando toda la cadena de valor funciona perfectamente dentro del Sistema de Gestión Empresarial, la calidad de nuestro producto o servicio será más alta. De la misma forma, también lo será la respuesta a los clientes que requieran información.

Claves para digitalizar la gestión de tu pyme

La digitalización de la gran mayoría de procesos productivos se ha convertido en algo imparable durante los últimos años. La transformación digital es algo que ha estado siempre a la orden del día y se ha visto acentuada con la COVID-19, por lo que las pequeñas empresas han tenido que adaptarse a los cambios de forma repentina.

Contar con expertos que te ayuden en el proceso de digitalizar la gestión de tus clientes es todo un acierto. Hoy en día la digitalización se presenta como un paso necesario y fundamental para el crecimiento de las pymes. Son muchos los beneficios que ofrece esta posibilidad para tu empresa como automatizar procesos, reducir costes, aumentar la productividad…

Se podría decir que la digitalización de una pyme consiste básicamente en reinventarla a través de la tecnología, redefiniendo sus procesos, reinterpretando la cultura corporativa y mejorando la calidad de sus productos y servicios. Para llevar a cabo este proceso,  debemos hacer  un análisis previo y exhaustivo que nos permita conocer nuestro punto de partida.

¿Cómo digitalizar de forma correcta una pyme?

Lo primero que hay que tener en cuenta es que la digitalización no sólo es aplicar la tecnología, crear una página web o aumentar el uso de las redes sociales, sino que va más allá. La digitalización es hacer una reinterpretación de la cultura corporativa.

Para ello, lo primordial es elaborar una estrategia digital planificada y por supuesto adaptada a cada negocio, englobando tanto su productividad como su cultura y filosofía.

En términos generales, la digitalización consiste en aprovechar las nuevas tecnologías para aumentar la eficiencia y productividad de nuestro negocio y encontrar nuevas oportunidades encaminadas al éxito empresarial.

Antes de empezar con el proceso de digitalización, es muy importante hacernos tres preguntas fundamentales: ¿Cómo está afectando la tecnología a mi sector?, ¿En qué es realmente buena mi empresa?, ¿Es necesario digitalizarlo todo?

Probablemente tengas muchas dudas sin resolver ante esta situación, por eso contar con expertos cualificados que te ayuden en el proceso, facilitará el trabajo y traerá mejores resultados. A continuación pasamos a mostrar las claves fundamentales para una correcta digitalización de tu pyme.

Analizar el negocio

Cada empresa tiene un punto de partida diferente. Es clave conocer el estado de madurez digital en que se encuentra el negocio. Cuando empezamos un proceso de estas características debemos cubrir todos los frentes para que pueda ejecutarse de manera correcta y obtener beneficios.

Sabemos que la digitalización es imprescindible ya que la economía es cada vez más dependiente de la tecnología.

Diseñar un plan de digitalización y planificar acciones

Es el punto clave de toda la transformación. Este proceso es una inversión a largo plazo que ha de basarse en un plan estratégico perfectamente ejecutado para que su implementación sea eficaz.

De modo que si no se planifican ni se establecen fechas el plan se demorará  en el tiempo y no se terminará ejecutando. Por ello es clave indicar responsables, fechas y acciones.

Definir objetivos

Definir objetivos es una tarea muy importante para poder ir revisando cuánto ha adquirido de beneficio la empresa tras la digitalización.  Sin indicadores, no se tiene conciencia de los resultados obtenidos.

Formación digital

De nada sirve digitalizar toda una una empresa si nuestro equipo no está al día. Es imprescindible formar al equipo en todo el proceso de implantación para que el uso de herramientas y aplicación así como las tareas asociadas sea lo más productivo y sencillo posible.

Para que este proceso tenga los resultados esperados, debe haber una involucración global de la empresa. Únicamente se podrá realizar la transformación digital de una manera ordenada y eficiente cuando toda la empresa se involucra.

Analizar e involucrar al cliente

Del mismo modo que hay que conocer a la propia empresa, hay que conocer a los clientes: sus hábitos, cultura digital… Involucrar a cliente en el proceso lo hará mucho más eficaz y sus necesidades quedarán más cubiertas.

Con la revolución digital, al igual que en las revoluciones pasadas, habrá empresas supervivientes y otras que morirán en el intento, pero sin duda las que no estarán mañana son aquellas que ni siquiera apuesten por la tecnología.

Nuestro presente ya es digital al igual que el mercado y los clientes, y es por eso que las pymes deben serlo también. Si buscas ayuda en este proceso contacta con nosotros.

LEY 11/2021 DE MEDIDAS DE PREVENCIÓN Y LUCHA CONTRA EL FRAUDE FISCAL

El pasado 10 de julio se publicó en el BOE la Ley 11/2021 de Medidas de Prevención y Lucha contra el Fraude Fiscal, un paquete de medidas con importantes cambios e implicaciones para las empresas y los contribuyentes. Entre las modificaciones introducidas por esta nueva norma, destacan la prohibición de las amnistías fiscales y del ‘software de doble uso’ y un mayor control de las criptomonedas.

Sanciones de 150.000 € por cada ejercicio y sistema informático, por la tenencia de programas que no cumplan la normativa de la ley 11/2021

La Ley 11/2021 del pasado 9 de julio determina sanciones de 150.000 € por ejercicio y sistema informático que sea objeto de infracción, para las empresas que tengan programas que no cumplan con la normativa incluida en dicha ley.

En su artículo decimotercero, apartado veintiuno, indica que los programas informáticos deberán tener en cuenta las siguientes prohibiciones y obligaciones:

  • Registro de todas las modificaciones que se hagan tanto en gestión como en contabilidad, así como de los registros eliminados.
  • No deben permitir varias contabilidades paralelas de la misma actividad y ejercicio.
  • Prohibición del no reflejo total o parcial de la anotación de las transacciones realizadas, o bien que las transacciones registradas difieran de las anotaciones realizadas.
  • Prohibición de la modificación de las transacciones registradas
  • Debe garantizar la integridad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de lo ya registrado en el programa.
  • Debe estar debidamente certificado tanto el programa informático como los dispositivos.
  • Estos dispositivos certificados no se pueden alterar.

El ERP AYDAI versión 22.0 ya contempla gran parte de esta normativa y nos esforzaremos para que la cumpla en su totalidad antes de su entrada en vigor. Pese a que dicha ley plantea un universo de imprecisiones, ambigüedades e incógnitas, trabajamos para ofrecer a nuestros clientes la máxima confianza, seguridad y estabilidad.

SUBVENCIONES IVACE 2020 DIGITALIZACIÓN

IVACE ha publicado las convocatorias de ayudas de DIGITALIZACIÓN para el año 2020.

Estas ayudas están dirigidas a PYMES con sede social en la Comunidad Valenciana.

El objetivo de estas ayudas es Incrementar el nivel tecnológico de las pymes industriales y de servicios a la industria mediante la implantación de nuevas tecnologías electrónicas, informáticas y de las comunicaciones.

La ayuda consiste en una subvención a fondo perdido de hasta el 40% del presupuesto para pequeña empresa y de hasta el 30% para mediana empresa. La cuantía de la subvención no podrá superar el importe de 100.000 € y deberá ser de un importe mínimo de 12.000 €

Entre las actuaciones apoyables se encuentra tanto la adquisición de aplicaciones de gestión incluyendo ERP y CRM, como el desarrollo de aplicaciones a medida y aplicaciones de Business Intelligence

En Valencia a 23 de enero de 2020

ERP AYDAI