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Cómo un ERP puede ayudar a mejorar el balance de gastos

En cualquier tipo de actividad comercial es muy importante llevar un control de gastos. Aunque solo nos interese saber cuáles fueron las ganancias, no registrar cada gasto evitará que podamos tener un balance real. Un sistema de planificación de recursos empresariales, ERP por sus siglas en inglés, es un software que nos ayuda a mejorar el balance de gastos. 

¿Por qué es importante llevar un control de gastos?

El control o balance de gastos ayuda a visualizar aquellos egresos que tiene la empresa en un lapso concreto. Con el control de los gastos se puede minimizar pérdidas ya que es competencia de algunos miembros de la empresa optimizar el presupuesto. Siempre será importante saber cuánto dinero entra y sale, algo muy importante para calcular el balance general que determinará las pérdidas y ganancias anuales.

Cómo ayuda un ERP a la gestión financiera de una empresa

Es obligación de toda empresa llevar un control financiero de sus actividades. Tarde o temprano será necesario realizar una auditoría o calcular el pago de tributos; todo eso y más lo facilita el registro de ingresos y egresos. Lo más tradicional es tener libros físicos o archivos de Excel para registrar cada actividad. Pero esta no es la única forma: los softwares de gestión ayudan a que esa tarea sea más fácil y rápida.

Hay programas especializados en el análisis financiero y otros con un apartado para tal tema. Con un ERP podrás recopilar datos financieros en una misma plataforma, con lo cuál podrás generar informes de manera inmediata. En estos softwares podrás reunir datos de libros contables, balances generales, estados financieros trimestrales y más. Y todo desde una interfaz muy sencilla y fácil de entender según el tema.

Todo lo que tu empresa gestione a nivel administrativo y financiero lo podrás tener en un módulo que además te ayudará a ahorrar costes. Solo necesitas que alguien administre el ERP y sepa qué hacer con los datos arrojados. Los ERP nos facilita la creación o gestión de muchas tierras a nivel financiero, como la creación de informes en tiempo real.

Otras ventajas

Evitas tener muchos papeles en la oficina. Por otro lado, un ERP ayuda a simplificar todos los datos financieros de balances y más. De modo que no existen motivos para no querer usar un ERP para el control de gastos; y todo lo que tiene que ver con la administración de la organización. Finalmente, otra de las grandes funciones de un ERP en el balance de gastos y registro de ingresos es la automatización de pago.

Es posible hacer pagos con pocos clics a través del retiro electrónico y el depósito automático. Con ello consigues disminuir la necesidad de usar facturas y cheques en papel. Los ERP simplifican los asuntos financieros, pero también ayuda a que el equipo de trabajo pueda usar el tiempo sobrante en otras actividades; ya que el software les regala la posibilidad de hacer informes en apenas unos segundos. 

Historial de balances

Puede ser un poco abrumador tener demasiados libros de contabilidad regados por la oficina, o no contar con un espacio para guardarlos. Con los ERPs puedes tener todo un historial de balances en los que podrás encontrar los datos que necesitas de forma rápida. Esto es de gran ayuda para organizar y disponer de determinado libro cuando lo necesites. En cualquier caso, hace de la labor algo más ligera y cómoda.

ERP AYDAI

El ERP AYDAI es un completo software de gestión con el que no necesitarás de otra plataforma para manejar tu empresa. Desde allí podrás realizar compras, crear campañas y registrar datos financieros. El módulo sobre contabilidad permite registrar activos, gastos, presupuestos y más. Podrás gestionar un gran volumen de datos referentes a la actividad diaria o de determinado lapso.

Una de las grandes características de AYDAI es que con este ERP puedes gestionar hasta 499 empresas; por lo que no tendrás problemas al integrar todos tus negocios a este programa. Podrás gestionar todo el flujo de trabajo de estas empresas dentro de AYDAI; desde guardar tus documentos hasta llevar un registro inteligente de los proveedores, pudiendo saber qué relación tienes con ellos mediante un historial.

Las cinco razones por las que necesitas una ERP moldeable en tu empresa

Cualquier organización empresarial, sean cuales sean sus dimensiones, si obviamente busca su progresivo crecimiento, tendrá en algún momento que valorar muy seriamente la implementación de una herramienta informática para la gestión y administración de sus flujos que como fin tenga la optimización de su gestión y control. Así pues, deberías da hacer esta integración si se dan estas circunstancias:

Un ERP moldeable te será muy beneficioso si lo que quieres es conocer el estado de tu stock al momento, se producen demoras en el envío de los pedidos a tus clientes o tu unidad financiera se distrae con infinidad de repetitivas labores pero no se focaliza en la importante optimización de la actividad comercial.

Mejorarás la toma de decisiones

Primera razón de peso. Un ERP moldeable y personalizado te permitirá trazar tus pasos sin miedo a equivocarte: estos softwares bien administrados por tu plantilla te permitirán contar con todos los datos e información más importante relacionada con tu producción, pero también con la de la competencia y el entorno siempre en continuo movimiento: tu toma de decisiones será cada vez más rápida y eficaz.

Centralización de todos los procesos en un solo software

La utilización de varios sistemas de gestión y administración a la vez en una misma compañía solo puede llevar hacia dos tenebrosos caminos: el de la duplicidad de gestiones o el de los continuos fallos por la falta de un buen flujo de información. Y es que además de evitar estos dos graves problemas, la implantación de un solo ERP para todos los departamentos de tu organigrama evitará también incidencias tan relevantes como estas:

Que la producción sea superior a la venta, que tus repartidores no sean capaces de enviar a tiempo todo lo vendido, o que no puedas configurar un buen sistema in/out. Todo esto tendrá fácil solución con la instalación de un ERP moldeable a medida de tu empresa.

Conseguirás la excelencia entre tus clientes

A día de hoy el cliente en Internet es muy exigente, pues quiere ver en todo momento en que estado de tramitación está su envío y, sobre todo, cuándo va a recibirlo. Un programa informático específico para la gestión comercial te ayudará a:

Anticipar posibles roturas de stock. Esta situación crítica puede disipar ventas por impulso, muy típicas en la venta por Internet o redes sociales.

Dar información en detalle a los clientes sobre el estado de sus pedidos. Les aporta tranquilidad y, además, saber en qué franja horaria exactamente van a recibirlo se valora mucho con el ritmo de vida que todos llevamos en la actualidad.

Visión general del inventario. Este es un beneficio para los profesionales que trabajan para ti, pues les permitirá contar con toda la información sobre el stock a tiempo real para, así, poder responder de inmediato a dudas de clientes.

Coordinar óptimamente las fases de recepción, cobro, producción y envío para que todo suceda de una manera prácticamente automática y ordenada, sin que se generen incidencias importantes.

Harás más fuerte a tu departamento de finanzas

Con un ERP moldeable, los trabajadores de tu departamento financiero podrán ser más eficientes y rentables. El software de gestión empresarial que implementes les ayudará en gran medida a la hora de abordar tareas tan fundamentales como estas:

Configurar alarmas automáticas para la reclamación de impagos de clientes, confeccionar provechosos informes sobre la evolución de la compañía o, también, obtener todos los ratios, parámetros y otros datos necesarios para mejorar las finanzas de la compañía.

El ERP tendrá el sello de tu empresa

No existe un ERP moldeable universal, así no sería nada útil. Las empresas especializadas que en la actualidad ofrecen este servicio en nuestro país, lo primero que hacen es estudiar tu empresa, sector, competencia, estructura de tu organización y cualquier otra información necesaria para crear el tuyo, completamente personalizado y único.

Así, el resultado final solo puede traducirse en productividad, eficacia y éxito para tu compañía: tu plantilla podrá beneficiarse de una sencilla e intuitiva interfaz desde la que tendrá información actualizada en tiempo real en todo momento, trabajen en el departamento en el que trabajen. Pide presupuesto e implanta el tuyo, pero no te dejes llevar por tarifas extrañamente mínimas.

El mejor ERP para contabilidad y fianzas

El departamento financiero es, sin duda, uno de los más importantes de cualquier negocio. La gestión de las tareas contables es fundamental y hoy en día la digitalización permite automatizar muchas de ellas, ganando en rapidez y eficiencia. Esa es la gran utilidad de un ERP para contabilidad y finanzas.

Sin embargo, antes de su implantación, es necesario elegir bien. Son muchos los softwares de gestión empresarial que existen y no todos son iguales. Plantearse qué funcionalidades se necesitan según las características de la empresa es fundamental antes de decidirse por un ERP para contabilidad y finanzas u otro.

Qué debe tener un buen ERP para contabilidad y finanzas

El mejor ERP para contabilidad y finanzas es aquel que se adapta a la perfección al negocio, simplificando la realización de tareas clave que van desde la gestión de cobros y pagos a la generación de balances, la gestión de obligaciones tributarias, la conciliación bancaria o la contabilización de activos.

Sin embargo, más allá de las funcionalidades básicas, conviene que un ERP para contabilidad y finanzas tenga algunas funciones específicas. Estas pueden ser también de diferentes características: gestión de proyectos, gestión de las relaciones con los clientes, gestión documental o comercio electrónico, entre otras.

Y un aspecto fundamental que se debe exigir a un ERP para contabilidad y finanzas es que sea escalable. El objetivo final de cualquier negocio es crecer y aumentar su volumen. Por ello, cualquier software de gestión debe estar preparado para evolucionar y adaptarse a lo que la empresa pueda necesitar en cada momento. Poder añadir módulos y funciones, en ocasiones, es clave.

No son los únicos criterios que se deben valorar a la hora de seleccionar el mejor ERP para contabilidad y finanzas. Aspectos como la fiabilidad e implicación del socio tecnológico o un buen soporte y servicio técnico son esenciales. Y también lo es la facilidad de uso con una interfaz sencilla e intuitiva o la posibilidad de automatizar reglas y alertas.

Cuando se elige el ERP para contabilidad y finanzas adecuado, los beneficios no tardan en llegar. En primer lugar, se ahorra en tiempo y en recursos, gracias a la automatización de tareas repetitivas. Por otro lado, se mejoran la productividad y las relaciones con los clientes. Y, además de ello, la toma de decisiones se puede hacer en base a información siempre actualizada.

AYDAI, tu ERP para contabilidad y finanzas

Si te has planteado la necesidad de contar con el mejor ERP para contabilidad y finanzas, AYDAI te ofrece la solución que tu negocio requiere. Es un software diseñado para automatizar al máximo el trabajo relacionado con la contabilidad, ahorrando en recursos que podrás destinar a la realización de otras tareas también importantes para tu empresa.

Dispondrás en una única plataforma todas las funcionalidades que la gestión contable de tu empresa necesita para funcionar como una máquina bien engrasada: contabilidad general, financiera, presupuestaria y analítica, además de gestión del inmovilizado. Una herramienta, además, de gran facilidad de uso que se adaptará a las necesidades del negocio.

Con AYDAI tendrás la garantía de contar con el mejor ERP para contabilidad y finanzas. Te ofrecemos una herramienta informática desarrollada desde la experiencia y el conocimiento profundo de lo que una empresa necesita. Y no estarás solo en su implantación, contarás con el apoyo necesario para que tus empleados aprendan a manejarla para obtener el máximo rendimiento posible de ella.

Para crecer y expandirse, tu empresa necesita el un buen soporte informático. Con el ERP para contabilidad y finanzas de AYDAI lo tendrás a tu disposición. No pierdas oportunidades, pide información ya.

¿Qué diferencias hay entre un ERP y un MRP?

La fabricación y producción de todo tipo han visto cómo, en los últimos años, los avances han sido cada vez mayores. Diferentes tipos de software tienen una gran influencia en lo que hoy conocemos como Industria 4.0, y hoy queremos presentarte las diferencias entre dos de los más comunes.

Por un lado, conocemos las aplicaciones MPR (de inglés, Material Requirements Planning), con las que se organiza la gestión de la producción y las materias primas necesarias. Son muy útiles para el control de la productividad y gastos, son específicas y en si mismas, no cubren todas las necesidades de la empresa.

Por otro lado, un ERP (del inglés, Enterprise Resource Planning) abarca muchas mas funciones. Este tipo de aplicación está adaptado a muchas otras operaciones la empresa, incluidas las que contempla el propio MRP.

Principales diferencias entre MRP y ERP    

Como hemos visto, a pesar de que los MRP tienen unas funcionalidades muy concretas y útiles para su ámbito de trabajo, no abarcan mucho más aparte de eso. Esto significa que necesitarás otro software u otros modelos de gestión para abarcar todo lo que tu empresa necesita.

Un software ERP llega mucho más allá, avanzando a la vez que lo hace la industria. El ERP contempla la totalidad de la empresa, incluida la fabricación o producción.

Lo mejor de estas herramientas es que te permiten conectar todas las áreas, no solo la producción, de manera automática y sin error de ningún tipo. Cuando llega un pedido, ya sea de grandes cantidades o de una única pieza, el software ERP te permitirá controlar todo el proceso.

  • Si, por ejemplo, el producto solicitado ya lo tienes en stock, podrás dar la orden de preparar el pedido y enviarlo directamente desde tu almacén.
  • Si es necesario fabricar el artículo demandado, debe gestionarse correctamente la manera en la que la producción se lleva a cabo para alinearlo con las ventas.

Como hemos expuesto anteriormente, la versatilidad de un software ERP te permite controlar mucha más información desde una única plataforma. Sin datos duplicados ni posibles fallos de transcripción, lograrás una mejor gestión de los procesos aumentando así la productividad y la eficiencia de recursos.

Gestionar el stock y las materias primas

Este es precisamente uno de los aspectos más interesantes de un software ERP. Para fabricar cualquier tipo de artículo es necesario contar con los recursos en tu almacén previamente. Si eres capaz de anticiparte a la demanda y prever el volumen de ventas de un periodo, podrás establecer unas reservas optimas de stock con las que trabajar.

Así podrás fabricar los productos con antelación y facilitar los procesos del canal de comercialización, cerrando los pedidos mucho más rápido que antes. También podrás contar con la materia prima suficiente para abordar la demanda que pueda llegar.

Estos datos, que puedes conseguir a través de un software ERP, te dotarán de mayor información a la hora de tomar decisiones para tu empresa. Podrás planificar mejor tus compras y anticiparte con un almacén más organizado, observando todos los indicadores desde una sola aplicación.

Así tendrás siempre los canales productivos ajustados a la demanda de tus clientes, manteniendo el exceso de stock justo para lo que pueda ocurrir. No tendrás el almacén lleno de piezas que no puedes vender ni tendrás poco material para afrontar los pedidos inesperados.

Con ERP AYDAI tendrán bajo control todos los procesos de tu negocio en una sola herramienta.

Prueba AYDAI, el software ERP que te ayudará a gestionar todo tu negocio con la tranquilidad y comodidad de una plataforma común.

Conoce todas las ventajas de la digitalización logística

Desde hace ya algunos años, el sector de la logística y el transporte tiene que lidiar con cuestiones tan preocupantes como estas: mayor estacionalidad, crecimiento de la exigencia, aminoración de los márgenes de beneficios, escasez de profesionales… Además, la grave pandemia sufrida recientemente ha contribuido a empeorar estas tensiones, generando un grave problema en el ciclo de vida de los suministros que a día de hoy es todavía coyuntural, pero que podría volverse habitual. La transformación digital podría mejorar esta crítica situación. Estos son sus más importantes beneficios:

Hace que crezca la productividad

Los ERP de logística permiten suavizar el grave problema de la mano de obra que tanto sacude al sector: la falta de camioneros y técnicos de almacén debidamente formados y con experiencia sobre todo en épocas claves de trabajo durante el año, como puede ser la campaña de navidad. La transformación digital permite reducir la necesidad de plantillas grandes de trabajadores mediante la automatización de varios procesos importantes.

Eliminación de la lenta y cara gestión tradicional

Hojas de pedido, facturación, contratos… la reducción a mínimos del uso del papel es la segunda gran ventaja de la transformación digital que el gran sector de la logística y el transporte está viviendo en la actualidad. Este ejemplo es muy gráfico: la posibilidad actual de poder gestionar la carta de porte de forma electrónica ha permitido reducir en más de cinco veces el coste económico de esta gestión tan típica en empresas de almacenaje y distribución.

Digitalización del seguimiento de los pedidos

Beneficio muy importante sobre todo para la logística relacionada con el difícil sector de la alimentación y la bebida: los ERPs actuales permiten hacer un exhaustivo seguimiento de la trazabilidad de los pedidos. Ayudan a que los plazos del servicio de entregas nunca se alarguen y sean excelentes, que los productos lleguen frescos y sin perder su calidad y, en el extraño supuesto de retirada de artículos, la operación se realice de una forma rápida y eficaz.

Integración con el back-end

Si toda la cadena de trabajo cuenta con cashflow  gestionados mediante ERPs de logística innovadores y eficientes, la transformación digital del almacén en cuestión está muy cerca: se pueden integrar fácilmente y por el mínimo gasto los procesos de gestión digital de la empresa de logística en cuestión con otros sistemas como por ejemplo las pasarelas de pagos de diferentes marketplaces como Amazon.

Agiliza las gestiones en aduanas

La automatización de esta importante parte del proceso de almacenaje, distribución y transporte ofrece grandes beneficios a cualquier empresa: la gestión online de todo lo referente a la documentación y datos que hay que aportar en aduanas internacionales agilizan este arduo proceso. Tanto es así, que la digitalización de los trámites aduaneros permite por fin que la pérdida o extravío de alguno de los documentos obligatorios en papel no paralicen por completo la entrada del camión con mercancías en un país de la Unión Europea.

Facilita la organización del transporte

La transformación digital que suponen los ERPs para logística en nuestro país está cambiando el escenario habitual de la planificación del transporte con camiones o tráileres. La implementación de plataformas digitales para la administración de flotas y su optimización permite la utilización de modelos de gestión muy rentables como es el servicio de grupaje online: permite que varias empresas se puedan poner de acuerdo para aprovechar por completo la capacidad de carga de los vehículos utilizados.

Previsión de la demanda mejor analizada

Todos los datos e información que queda registrada en gestores digitales del negocio logístico no solo sirve, como se ha visto, para mejorar y optimizar los procesos de trabajo, sino también para que el empresario pueda medir y analizar objetivamente la progresión de su negocio y sepa cómo afrontar posibles problemas.

Es más, los ERPs desarrollados para el sector de la logística junto con la implementación y uso del Big Data permiten hacer estimaciones muy certeras de la posible demanda de productos tanto a corto como largo plazo. Prevenir el futuro de una forma analítica y objetiva permite al empresario ir reduciendo progresivamente costes e incrementar sus márgenes de beneficio con las ventas previstas.

¿Es momento de cambiar de ERP? Cómo saber si vale la pena

Si has llegado a este artículo, seguramente ya sabes lo difícil que puede llegar a ser implantar un ERP en tu empresa. Sin embargo, cuando tu opción actual está empezando a causarte problemas y no cumple por completo tus expectativas, es normal que las dudas sobre si deberías cambiar de ERP empiecen a surgir. Sobre todo, con el mercado y la competencia actual, los cuales evolucionan de una manera rápida; no puedes permitirte perder nada de tiempo.

Lo cierto es que cambiar de ERP sí puede traerle muchos beneficios a tu empresa. Sin embargo, para saber si vale la pena y si de verdad lo necesitas, primero debes aprender a identificar una serie de factores y tomar varios elementos en cuenta. Con el fin de ayudarte a tomar las mejores decisiones para tu empresa, te contamos lo que necesitas saber para llegar al mejor resultado. ¡Vamos a ello!

¿Qué es lo que debes tener en cuenta antes de cambiar de ERP?

Cambiar de ERP es una decisión que debes meditar con mucho cuidado. Primero debes tomar en cuenta si no existe alguna actualización o sugerencia que podría hacerse cargo de los problemas que estás experimentando; antes de siquiera considerar otras opciones. Se debe a que implantar un nuevo programa de gestión lleva bastante tiempo y esfuerzo, por lo que debes estar seguro de que vale la pena.

Por lo tanto, también debes tener en mente que, si decides cambiar de ERP, el proceso será algo largo. Tal vez esperar por una solución en tu sistema actual podría ser una mejor decisión que te ayudará a ahorrar tiempo y dinero. Sin embargo, si notas que esta no llegará pronto, no debes perder tiempo con un programa que no cumple con tus necesidades.

Cómo saber si ya es momento de cambiar a un nuevo ERP

Una de las principales razones por las que las empresas deciden cambiar de ERP es porque este ya no cubre las necesidades. Esto se da principalmente en casos de evolución y desarrollo de la compañía, la cual ha usado el programa de manera eficiente hasta que llega a un punto determinando en el que el mismo ya no puede afrontar los retos. Por ejemplo, cuando la empresa decide internacionalizarse o abrir un nuevo departamento.

Cuando esto sucede, es cuando se sabe que cambiar de ERP es necesario. Sin embargo, decidir cuando es el momento adecuado y por qué el software anterior ya no funciona también puede ser complicado. Para ayudarte a tomar una decisión acertada y en el tiempo correcto, debes identificar si tu empresa experimenta las siguientes situaciones:

El programa de gestión no evoluciona en conjunto con la empresa

Esto es sin duda un elemento crucial en decidir sobre si deberías cambiar de ERP o no. Lo más común es que si tu empresa ha evolucionado a lo largo de los años, tu sistema de gestión pueda adaptarse a las nuevas exigencias. Básicamente, deben crecer juntos. Si el ERP falla en mantener el ritmo o hace tiempo que dejo de cubrir todas tus necesidades, lo más probable es que ya no pueda ofrecerte mucho más.

Ya no cumple con las necesidades de tus clientes y proveedores

Sin los clientes, las empresas y negocios son nada. Por lo tanto, si notas que tus clientes están experimentando problemas debido a tu software de gestión, esto sin duda es una clara señal de que debes cambiar de proveedor. Lo ideal es buscar uno que se encuentre adaptado a los desarrollos en temas de ingeniería, compras y programación. Ofrecerle a los clientes y proveedores la mejor gestión es crucial.

Si no cumple con los cambios legislativos, debes cambiar de ERP

Esto es un punto que muchas empresas y profesionales olvidan considerar. Los gobiernos están adaptándose a las herramientas digitales de las empresas e incluyéndolos en sus parámetros. Por lo tanto, los cambios legislativos ocurren a menudo. Si notas que tu sistema no se adapta a los mismos, debes considerar cambiar de ERP de manera inmediata. Se debe a que esto puede hacerte contraer multas y problemas legales.

Esto es todo lo que debes saber antes de adquirir un ERP para tu empresa

Muchas empresas han empezado a mostrar interés por los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP, por sus siglas en inglés). Pero ¿por qué? ¿Se trata de una nueva moda o realmente hay utilidad en ello? La respuesta puede ser sí para ambas opciones, porque, en efecto, es una tendencia, pero estimulada por todo lo que aportan.

Ahora bien, si tu empresa quiere implementar un sistema ERP, primero es indispensable aprender sobre su funcionamiento. Y con ello no nos referimos a aprender a manejarlo, un proceso que suele tomar tiempo; sino a saber si puede cumplir las expectativas o metas para las que se adquirirá. Para ayudar en el proceso, Aydai explica a continuación los aspectos más básicos sobre el tema.

¿Qué es un ERP?

Partamos de la pregunta base: ¿qué es un ERP? Es un software en el que se integran los procesos productivos de una empresa integrando a todos los departamentos en un mismo sistema. En general, su objetivo es facilitar tanto el acceso y registro de la información como su uso posterior para las diferentes actividades que los ameriten. De este modo, se espera una reducción de los tiempos y mejoras en la productividad.

La implementación de un ERP puede ser beneficiosa para las empresas por varias razones; principalmente, porque permite tener toda la información en un mismo lugar al que cada departamento puede acceder sin necesidad de procesos burocráticos adicionales. Además, se actualiza continuamente, por lo que los empleados pueden tener confianza de que los datos que usan son los correctos.

¿Para qué sirve un ERP?

Algunas de las funciones más primordiales que cumple un ERP son: la gestión de inventario y pedidos; los registros contables; registro de asistencias, faltas, procesos de selección y contrataciones de recursos humanos; la gestión de la relación con los clientes (CRM), e incluso la generación de informes. Y todo esto puede llevar a utilidades que pueden mejorar la productividad y aumentar los ingresos.

Facilita el acceso a los datos

Un ERP constituye un archivo central digitalizado para la información de la empresa. Aquí convergerán todos los departamentos que la constituyen, introduciendo datos y actualizándolos continuamente en función de la dinámica de los procesos. La pérdida de información es poco probable puesto que estos sistemas también se encargan de hacer copias de seguridad.

Mejora la cooperación entre departamentos

Otro aspecto en el que es útil un ERP es en la colaboración entre los empleados y los distintos departamentos. La organización es una de las claves del éxito y, muchas veces, su falta puede llevar a pérdidas económicas, disgusto e insatisfacción con la cultura de trabajo. La correcta implementación de estos sistemas puede resolver todo esto y mejorar la gestión individual y colectiva.

Facilita el análisis de la información

La generación de informes es una de las actividades más comunes y también más demandantes dentro de una empresa; en especial si hay números de por medio (que siempre los hay). Un ERP no solo facilita el acceso a la información, sino también su análisis. Cada departamento puede extraer datos y generar informes para evaluar el desempeño o status durante diferentes períodos.

El precio de un ERP

Hasta ahora, todo lo dicho sobre los ERP parece fantástico, pero muchas empresas se frenan de implementarlo por temores respecto al costo. Sin embargo, una visión más acertada sopesaría los riesgos y los beneficios en función de la inversión. Si los beneficios resultan mayores en cierto plazo, esto podría conducir a mejoras sustanciales e incluso más ingresos, por lo que tendría sentido implementarlo.

Al principio, cuando los ERP eran prácticamente desconocidos y muy exclusivos, los precios eran elevados. Sin embargo, con la adopción de nuevas tecnologías y la transformación digital que se está suscitando en el sector empresarial, la historia es otra. Incluso es posible contratar módulos del sistema en alguna solución en la nube para empezar a usarlo poco a poco y aminorar sus costes.

Las razones por las que tu empresa necesita un ERP

Lo que sí es importante destacar es que la empresa interesada en el ERP debe definir muy bien los objetivos que subyacen dicho paso. Estos sistemas deben encajar con las necesidades de las empresas. Al principio, la transición suele ser tormentosa y puede arrojar errores, pero conforme el equipo se adapta, debería observarse una mejora sustancial en la productividad.

¿Cómo identificar que tu ERP no cumple con las expectativas?

La implementación de un sistema de planificación de recursos empresariales, mejor conocido como ERP por sus siglas en inglés, suele generar emociones. Y no es para menos considerando que la inversión radica en facilitar y automatizar los procesos que se realizan en los departamentos de una empresa; con ello, la expectativa ronda a mayor dinamismo y una mejora sustancial de la productividad general.

Sin embargo, las empresas pueden llevarse sorpresas poco gratas al obtiene ninguno o pocos resultados de su implementación. Este podría ser un indicativo de que el ERP no funciona según las expectativas para las cuales se compró o diseñó; sin embargo, no es conveniente esperar demasiado para evaluar su desempeño. Por ello, ofrecemos algunas pautas previas para detectar sus fallas a tiempo.

Cuando no se ha diseñado en función de los intereses de la empresa

En el mercado, existen modelos de ERP prediseñados y disponibles para integración inmediata dentro de las empresas. Esto puede ser de gran utilidad para atender requerimientos muy urgentes y, sobre todo, cuando los departamentos se han preparado para asumir el reto. Lamentablemente, esta vía no siempre funciona y en muchos casos se nota de forma temprana.

Si hay algo ventajoso de los ERP es que se pueden diseñar en función de las necesidades particulares de una empresa. Pero, para ello, primero hay que definir bien cuáles son para así seleccionar entre uno del mercado o diseñar uno que las atienda realmente. No hacerlo conducirá a una administración de recursos deficiente y que, en efecto, el sistema no cumpla con las expectativas.

Expectativas, metas u objetivos mal planteados

Pero también puede ocurrir que el problema no sea realmente que el ERP no cumple con las expectativas de la empresa. En cambio, esta última podría haber fallado en la definición de los objetivos y metas para las que se adquirió el sistema de planificación. Dicho esto, un poco de autocrítica, flexibilidad y gestión durante la implementación podría conducir a correcciones muy oportunas.

Procesos lentos

Entre las expectativas que más se colocan sobre un ERP se encuentra un incremento de la velocidad de los procesos. La obsolescencia es una especie de regla en nuestros tiempos, por lo que es indispensable abordar con rapidez las demandas del mercado. El problema es que, irónicamente, el período de adaptación que ameritan los sistemas que lograrán este objetivo puede ser muy largo.

Se trata de una realidad con la que tienen que lidiar las grandes, pequeñas y medianas empresas que integren un ERP. Sin embargo, estos tiempos siempre deben medirse o monitorearse puesto que, de prolongarse, podrían ser indicativo de fallas. Y estas, a su vez, podrían ser consecuencia de fallas de diseño, implementación errada, poca correspondencia con las metas o que estén mal planteadas.

Personal descontento

El anuncio de cambios organizacionales y la inclusión de nuevas herramientas puede generar una avalancha de opiniones en la empresa. Así como muchos empleados pueden estar conformes y entusiasmados con los nuevos retos, otros podrían verlos innecesarios o problemáticos. Ambos grupos tienen sus razones, por lo que no conviene menospreciarlas; en cambio, es prudente tomar lo mejor de ellas.

El personal juega un papel tan importante como el ERP mismo en el crecimiento de la empresa, esto no es nada nuevo. Para que el sistema cumpla con las expectativas planteadas inicialmente es indispensable preparar a los trabajadores para los cambios. Esto no es tarea fácil, en especial considerando que la mayor parte del aprendizaje se logra durante el período de adaptación.

Menos ingresos para la empresa

Esta suele ser la consecuencia más temida de la incongruencia entre el ERP y los objetivos de la empresa. Los retrasos, los errores y las correcciones tarde o temprano conducirán a pérdidas económicas, aunque su magnitud dependerá también de la gestión. Lo bueno es que prestando atención a las señales ya descritas es posible reducirlas e incluso evitarlas. He allí la importancia del monitoreo.

Concluyendo, un ERP puede no llegar a cumplir las expectativas para las que se adquirió debido a causas que van más allá de su diseño. Las consecuencias pueden ser la interrupción de la producción y un retorno nulo de la inversión, lo cual es totalmente contrario a lo esperado. Lo bueno es que detectar las fallas a tiempo puede reducir su impacto a largo plazo.