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5 errores que evitar en el proceso de selección de un software ERP

El proceso de selección de un software empresarial es un proceso largo y complicado, por varias razones. La solución que elijas afectará tu forma de hacer negocios en los próximos años y afectará prácticamente a todas las funciones de tu empresa. Es una inversión importante, incluso con las opciones basadas en la nube. Por ello, es fundamental encontrar una solución adecuada para tu negocio y tus necesidades específicas.

Muchas empresas se “desvían” desde el principio, cuando entran en el proceso de selección de un software ERP creyendo en algunos mitos comunes, conceptos erróneos que pueden dar con una elección incorrecta para su negocio.

Estos son los cinco errores principales que evitar en el proceso de selección de software empresarial:

1. No solo mires soluciones de renombre

Muchas organizaciones comienzan la selección de una ERP mirando fijándose solo en las empresas más grandes y conocidas del mercado. Los proveedores de renombre ofrecen excelentes opciones para pequeñas, medianas y grandes empresas, sin embargo es posible que sus productos no sean adecuados para tu empresa.

Puede ser necesaria una amplia personalización para cumplir con los requisitos de tu sector y tu empresa. O puede que tengas que comprar un ERP especializados para que funcione de la manera que necesitas. ¿Hablamos?

2. No evaluar un software según los objetivos comerciales

Muchas empresas reemplazan su software empresarial porque está desactualizado o ya no es compatible con el proveedor. Si bien estas son razones válidas para cambiar a un nuevo sistema, no deberían ser las únicas.

El proceso de selección de software es el momento perfecto para evaluar los objetivos comerciales y buscar una nueva solución. Por ejemplo, es posible que desees reducir los costes operativos o mejorar la precisión en los pedidos. Si tiene estos objetivos en mente, podrás reducir mejor las opciones y optar por soluciones como las que te ofrecemos desde Aydai.

3. Pensar que todas las soluciones ERP son iguales

Si alguna vez compraste un coche nuevo, sabrás que cada modelo es diferente, incluso los fabricados por la misma casa. Cada uno incluye varias características y diferentes beneficios, incluidas sutiles diferencias. Lo mismo ocurre con un software ERP.

A primera vista, puede parecer que dos soluciones son exactamente iguales. Pero a medida que lo pruebas es posible que una de las opciones sea más cómoda. Las diferencias a menudo pueden parecer pequeñas, pero mirarlas críticamente es la clave para encontrar el software que se adapta a tu negocio.

4. Una solicitud de ERP extremadamente detallada

Muchas empresas piensan que necesitan tener una ERP muy compleja, que a menudo suman cientos de funcionalidades y opciones. Pero dado que la mayoría de estos softwares abordan problemas centrales, como la automatización de informes, estos documentos no necesitan ser tan largos. En su lugar, las empresas deben considerar como prioridad los problemas comerciales que desean resolver con el nuevo software, por ejemplo.

5. Olvidar involucrar a las partes interesadas

Las empresas necesitan obtener varios puntos de vista de toda la organización cuando estén pensando en los requisitos necesarios e imprescindibles el proceso de selección de un software.

Es importante reunir al equipo de cada departamento que use, o usará, el ERP. Ya sea que se trate de contabilidad, ventas, marketing, planta de producción, almacén, logística, operaciones o cualquier otro departamento…  es importante saber qué está causando problemas y qué necesitan para hacer mejor su trabajo.

Cómo lo procesos logísticos pueden potenciarse con un software ERP

El buen gerente de una organización, independientemente del área empresarial, debe saber  diagnosticar y gestionar situaciones de logística y poner en marcha todas las ideas y procesos necesarios para potenciar, tanto la producción como los procesos logísticos que hicieran falta. Un software ERP puede ser un gran aliado en esta labor.

Un ‘Enterprise Resource Planning’ o software ERP puede ser un gran aliado de los procesos logísticos dentro de una organización o  empresa de producción, en los que las formas de organización y logística son fundamentales, pues de ellos dependerá el éxito de las tareas y el alcance de los objetivos organizacionales. En la actualidad, muchas empresas de logística recurren a la adquisición de un software ERP con la intención de potenciar y agilizar todos los procesos logísticos y de producción.

Una empresa logística debe contar con la más avanzada tecnología para garantizar la consolidación de sus objetivos y metas gerenciales. Los procesos logísticos dependerán de una buena sinergia dentro del equipo humano de una organización, pero dicha relación laboral puede ser potenciada con los avances modernos de un software ERP, cuya función principal será mantener informatizada y dispuesta en línea mucha de la información que requiere ser manejada durante los proceso  de producción.

Haz de la rutina una logística efectiva con un software ERP

La implantación de un sistema o software ERP hará que todos los procesos logísticos rutinarios puedan ser consolidados de manera más eficiente y eficaz. Los encargados de la logística de los sistema de producción saben lo importante y esencial que es cumplir con los parámetros de tiempo para que los objetivos sean alcanzados correctamente y si ese alcance se hace antes de lo previsto mucho mejor; esto será una garantía si se cuenta con este software.

La función de un software ERP estará centrada en determinar que los procesos logísticos repetitivos se cumplan y que su gestión de desarrollo se ejecute en el plano real, mientras los sistemas operativos informatizados guardan y sistematizan toda la información pertinente. La intención será siempre cumplir con los procesos automáticos, repetitivos y perfectamente sincronizados para mantener en orden la relación de entrega de mercancías. La relación de beneficios impacta tanto a los productores, como al equipo logístico y, por supuesto, al cliente.

Atiende procesos logísticos especiales con un software ERP

Pero una vez implantado el software ERP, más allá de los procesos logísticos de rutina, también se podrán atender procesos extraordinarios de trabajo y control, tan inherentes como necesarios en los sistemas de control de una empresa logística; como por ejemplo, un sistema de inventario, que resulta necesario dentro de los almacenes cuya cantidad de mercancía y productos requiere de un control sistematizado.

La gestión de bodegas; por ejemplo, es otro de los procesos logísticos que pueden verse notoriamente favorecidos gracias a la implementación de este tipo de software ERP. La tecnología ‘Enterprise Resource Planning’ trabaja con la centralización y sistematización de toda la información inherente al desarrollo y gestión de una organización logística. Su funcionamiento debe ser integrado y dependerá del equipo humano para poder ser exitoso. La relación comercial óptima estará fundamentada en la confianza.

El sistema o software ERP tiene la virtud de poder analizar las relaciones que se establecen entre proveedores, clientes y empresa logística optimizando todos pasos de la cadena comercial que se establezca y de los procesos logísticos que devengan de dicha relación de negocios. Sin embargo, no todo queda ahí, pues este tipo de sistema, también tiene la capacidad de gestionar informáticamente los procesos de ordenas de compra, facturación y albaranes. Algunos procesos tradicionalmente manuales, pasan a ser automáticos.

¿Qué papel tienen los módulos en un ERP?

De algún modo, se podría decir que un ERP no tendrá un gran sentido sin los módulos. Hoy en día, las necesidades de organización de las empresas son enormes, y no solo eso, sino que evolucionan y crecen con el paso del tiempo. Un software rígido, sin posibilidad de crecer con la compañía sería en esas circunstancias altamente ineficiente.

Los módulos son, precisamente lo que hace que un ERP pueda dar soporte a todas las actividades de la empresa, ofreciendo las funcionalidades que necesite. ¿Qué implica este aspecto? De alguna manera, que son los que permiten personalizar el ERP, dotándole de la máxima eficiencia y permitiendo así obtener de él el máximo rendimiento.

Pero, dando un paso más allá, hay que indicar que no solo cada empresa tiene unas necesidades distintas, sino que incluso cada departamento dentro de ella también los tiene. Es la función de los módulos ERP satisfacer esas necesidades proporcionando funcionalidades a medida.

Tipos de módulos

Para adaptarse a esas necesidades particulares, un ERP suelo ofrecer toda una serie de módulos. Algunos de ellos son imprescindibles en cualquier circunstancia. Esos módulos básicos (financieros y contables) suelen estar incorporados de serie al software y se centran, sobre todo, en la organización de tareas administrativas, de contabilidad y de gestión.

Aparte de ellos, hay toda una serie de módulos que se adaptan al ERP para trabajar en diferentes áreas de la empresa o para ofrecer la mayor rentabilidad posible según el tipo de actividad a la que se dedique. Esos módulos pueden ser muy variados:

Módulos de Recursos Humanos: permiten realizar un seguimiento de los trabajadores, automatizan la elaboración de nóminas, gestionan vacaciones y permisos de los empleados y, en general, agilizan decisiones y procedimientos relacionados con el capital humano. De esta manera, se libera al personal de este departamento de tareas que consumen tiempo y recursos para que los dediquen a otras cuestiones esenciales.

Módulos de inventario o logística: en cualquier empresa, pero mucho más en las que se dediquen al sector productivo o comercial, la gestión del inventario es una tarea tediosa y sujeta a errores. Este módulo ERP permite gestionar eficazmente todo lo relacionado con existencias y artículos de una manera rápida y eficiente, controlando el stock y los movimientos, entre otras cuestiones.

Módulos de compras y ventas: el primero gestiona todo lo relacionado con materias primas y proveedores. Mientras, el segundo centra su operatividad en pedidos, facturas e informes de ventas. Ambos son indispensables en cualquier ERP.

Módulos CRM: la gestión de las relaciones con los clientes es una de las bases del desarrollo y crecimiento de cualquier compañía. Por eso, es importante que el ERP cuente con este módulo, cuya función es controlar toda la información relacionada con los clientes para mejorar la calidad del servicio, fidelizar a quienes ya confían en la empresa y ganar nuevos clientes.

Módulos de servicio técnico SAT: son especialmente importantes en el caso de empresas que se encarguen del servicio técnico. Gracias a ellos, es posible controlar todas las operaciones con rapidez y máxima coordinación, desde las órdenes de trabajo de cada empleado a avisos o gestión de los contratos de mantenimiento con los clientes.

Estos módulos de ERP permiten un control absoluto de los flujos de trabajo y actividad de una empresa. Pero no son los únicos, también hay módulos de proyectos, de consultoría, de producción de industria o de cadena de suministros, entre otros.

Elegir aquellos que la empresa necesita para una gestión eficiente y efectiva es garantía de optimización de recursos económicos y humanos y, por tanto, de competitividad. Ese es el papel de los módulos ERP: automatizar en lo posible todos los procesos internos de la compañía con una gasta mínimo de recursos.

Por ello, elegir un ERP adecuado, con los módulos necesarios e imprescindibles, es esencial. Con nosotros lo tendrás muy fácil porque Aydai pone a tu alcance el ERP que tu empresa necesita.