AuthorSergio Delgado

Muchas empresas han empezado a mostrar interés por los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP, por sus siglas en inglés). Pero ¿por qué? ¿Se trata de una nueva moda o realmente hay utilidad en ello? La respuesta puede ser sí para ambas opciones, porque, en efecto, es una tendencia, pero estimulada por todo lo que aportan.

Ahora bien, si tu empresa quiere implementar un sistema ERP, primero es indispensable aprender sobre su funcionamiento. Y con ello no nos referimos a aprender a manejarlo, un proceso que suele tomar tiempo; sino a saber si puede cumplir las expectativas o metas para las que se adquirirá. Para ayudar en el proceso, Aydai explica a continuación los aspectos más básicos sobre el tema.

¿Qué es un ERP?

Partamos de la pregunta base: ¿qué es un ERP? Es un software en el que se integran los procesos productivos de una empresa integrando a todos los departamentos en un mismo sistema. En general, su objetivo es facilitar tanto el acceso y registro de la información como su uso posterior para las diferentes actividades que los ameriten. De este modo, se espera una reducción de los tiempos y mejoras en la productividad.

La implementación de un ERP puede ser beneficiosa para las empresas por varias razones; principalmente, porque permite tener toda la información en un mismo lugar al que cada departamento puede acceder sin necesidad de procesos burocráticos adicionales. Además, se actualiza continuamente, por lo que los empleados pueden tener confianza de que los datos que usan son los correctos.

¿Para qué sirve un ERP?

Algunas de las funciones más primordiales que cumple un ERP son: la gestión de inventario y pedidos; los registros contables; registro de asistencias, faltas, procesos de selección y contrataciones de recursos humanos; la gestión de la relación con los clientes (CRM), e incluso la generación de informes. Y todo esto puede llevar a utilidades que pueden mejorar la productividad y aumentar los ingresos.

Facilita el acceso a los datos

Un ERP constituye un archivo central digitalizado para la información de la empresa. Aquí convergerán todos los departamentos que la constituyen, introduciendo datos y actualizándolos continuamente en función de la dinámica de los procesos. La pérdida de información es poco probable puesto que estos sistemas también se encargan de hacer copias de seguridad.

Mejora la cooperación entre departamentos

Otro aspecto en el que es útil un ERP es en la colaboración entre los empleados y los distintos departamentos. La organización es una de las claves del éxito y, muchas veces, su falta puede llevar a pérdidas económicas, disgusto e insatisfacción con la cultura de trabajo. La correcta implementación de estos sistemas puede resolver todo esto y mejorar la gestión individual y colectiva.

Facilita el análisis de la información

La generación de informes es una de las actividades más comunes y también más demandantes dentro de una empresa; en especial si hay números de por medio (que siempre los hay). Un ERP no solo facilita el acceso a la información, sino también su análisis. Cada departamento puede extraer datos y generar informes para evaluar el desempeño o status durante diferentes períodos.

El precio de un ERP

Hasta ahora, todo lo dicho sobre los ERP parece fantástico, pero muchas empresas se frenan de implementarlo por temores respecto al costo. Sin embargo, una visión más acertada sopesaría los riesgos y los beneficios en función de la inversión. Si los beneficios resultan mayores en cierto plazo, esto podría conducir a mejoras sustanciales e incluso más ingresos, por lo que tendría sentido implementarlo.

Al principio, cuando los ERP eran prácticamente desconocidos y muy exclusivos, los precios eran elevados. Sin embargo, con la adopción de nuevas tecnologías y la transformación digital que se está suscitando en el sector empresarial, la historia es otra. Incluso es posible contratar módulos del sistema en alguna solución en la nube para empezar a usarlo poco a poco y aminorar sus costes.

Las razones por las que tu empresa necesita un ERP

Lo que sí es importante destacar es que la empresa interesada en el ERP debe definir muy bien los objetivos que subyacen dicho paso. Estos sistemas deben encajar con las necesidades de las empresas. Al principio, la transición suele ser tormentosa y puede arrojar errores, pero conforme el equipo se adapta, debería observarse una mejora sustancial en la productividad.

La implementación de un sistema de planificación de recursos empresariales, mejor conocido como ERP por sus siglas en inglés, suele generar emociones. Y no es para menos considerando que la inversión radica en facilitar y automatizar los procesos que se realizan en los departamentos de una empresa; con ello, la expectativa ronda a mayor dinamismo y una mejora sustancial de la productividad general.

Sin embargo, las empresas pueden llevarse sorpresas poco gratas al obtiene ninguno o pocos resultados de su implementación. Este podría ser un indicativo de que el ERP no funciona según las expectativas para las cuales se compró o diseñó; sin embargo, no es conveniente esperar demasiado para evaluar su desempeño. Por ello, ofrecemos algunas pautas previas para detectar sus fallas a tiempo.

Cuando no se ha diseñado en función de los intereses de la empresa

En el mercado, existen modelos de ERP prediseñados y disponibles para integración inmediata dentro de las empresas. Esto puede ser de gran utilidad para atender requerimientos muy urgentes y, sobre todo, cuando los departamentos se han preparado para asumir el reto. Lamentablemente, esta vía no siempre funciona y en muchos casos se nota de forma temprana.

Si hay algo ventajoso de los ERP es que se pueden diseñar en función de las necesidades particulares de una empresa. Pero, para ello, primero hay que definir bien cuáles son para así seleccionar entre uno del mercado o diseñar uno que las atienda realmente. No hacerlo conducirá a una administración de recursos deficiente y que, en efecto, el sistema no cumpla con las expectativas.

Expectativas, metas u objetivos mal planteados

Pero también puede ocurrir que el problema no sea realmente que el ERP no cumple con las expectativas de la empresa. En cambio, esta última podría haber fallado en la definición de los objetivos y metas para las que se adquirió el sistema de planificación. Dicho esto, un poco de autocrítica, flexibilidad y gestión durante la implementación podría conducir a correcciones muy oportunas.

Procesos lentos

Entre las expectativas que más se colocan sobre un ERP se encuentra un incremento de la velocidad de los procesos. La obsolescencia es una especie de regla en nuestros tiempos, por lo que es indispensable abordar con rapidez las demandas del mercado. El problema es que, irónicamente, el período de adaptación que ameritan los sistemas que lograrán este objetivo puede ser muy largo.

Se trata de una realidad con la que tienen que lidiar las grandes, pequeñas y medianas empresas que integren un ERP. Sin embargo, estos tiempos siempre deben medirse o monitorearse puesto que, de prolongarse, podrían ser indicativo de fallas. Y estas, a su vez, podrían ser consecuencia de fallas de diseño, implementación errada, poca correspondencia con las metas o que estén mal planteadas.

Personal descontento

El anuncio de cambios organizacionales y la inclusión de nuevas herramientas puede generar una avalancha de opiniones en la empresa. Así como muchos empleados pueden estar conformes y entusiasmados con los nuevos retos, otros podrían verlos innecesarios o problemáticos. Ambos grupos tienen sus razones, por lo que no conviene menospreciarlas; en cambio, es prudente tomar lo mejor de ellas.

El personal juega un papel tan importante como el ERP mismo en el crecimiento de la empresa, esto no es nada nuevo. Para que el sistema cumpla con las expectativas planteadas inicialmente es indispensable preparar a los trabajadores para los cambios. Esto no es tarea fácil, en especial considerando que la mayor parte del aprendizaje se logra durante el período de adaptación.

Menos ingresos para la empresa

Esta suele ser la consecuencia más temida de la incongruencia entre el ERP y los objetivos de la empresa. Los retrasos, los errores y las correcciones tarde o temprano conducirán a pérdidas económicas, aunque su magnitud dependerá también de la gestión. Lo bueno es que prestando atención a las señales ya descritas es posible reducirlas e incluso evitarlas. He allí la importancia del monitoreo.

Concluyendo, un ERP puede no llegar a cumplir las expectativas para las que se adquirió debido a causas que van más allá de su diseño. Las consecuencias pueden ser la interrupción de la producción y un retorno nulo de la inversión, lo cual es totalmente contrario a lo esperado. Lo bueno es que detectar las fallas a tiempo puede reducir su impacto a largo plazo.

Si estás aquí, es porque has decidido implementar un software ERP en tu empresa para simplificar los procesos y mejorar la gestión global. Estos sistemas permiten controlar todos los flujos de datos generados en cada departamento o ámbito de la organización. Para ello, se valen de informes en los que podemos visualizar el estado de las ventas, los gastos, las ganancias netas y el rendimiento general.

Los informes pueden presentar los datos a modo de listas, diagramas de barras o los clásicos gráficos circulares. Todo dependerá de la naturaleza de la información a analizar. A continuación te explicamos algunos de sus usos dentro de un sistema ERP.

Informes de ventas

Los informes de ventas son fundamentales en el marco de una buena gestión empresarial, haya o no un sistema ERP en juego. Sin embargo, contar con esta herramienta hace el proceso mucho más sencillo y rápido, dos aspectos indispensables para el avance. Podemos generarlo con distintos parámetros y, de este modo, comparar el volumen de facturación , o compararlo con otros informes, como los de gastos.

Informe de productos más vendidos

Un informe de ventas es una ventana al rendimiento de nuestra empresa; nos permite analizar su estado tanto de forma cuantitativa como cualitativa. Pero también da lugar a otra forma que puede ser especialmente útil para estudiar de cerca la evolución: un informe de los productos más vendidos. Por medio de este podemos saber rápidamente cuáles son nuestros productos estrella y cuáles no han funcionado desde la implementación del sistema ERP.

Por ejemplo, podemos saber qué productos se han vendido más durante el último mes o período de meses; si las ventas de este han aumentado o disminuido a lo largo del tiempo; si ha ocurrido alguna de estas cosas, considerar los factores que pudieron haber influido y aprovecharlos y corregirlos para el futuro. Un informe de productos más vendidos en ERP ofrece una guía con pasos a seguir para alcanzar o continuar en la cima.

Informe de ingresos y gastos

Las ventas son importantes pues nos muestran si la empresa está bien encaminada; pero los resultados de estas deben compararse con otros aspectos financieros como los gastos. Un sistema ERP permite generar un informe completo y detallado del beneficio bruto obtenido durante un determinado período.

Este tipo de informe ERP nos permite comparar la relación de ingresos y gastos en el período establecido; de este modo, podemos tener una idea del desempeño general de la empresa y detectar los puntos flojos en los que hay que trabajar. Con el status claro, podemos plantear nuevas estrategias que permitan aumentar la rentabilidad del negocio en cuestión.

Informes de ventas por zonas, países, etc.

Por lo general, el software ERP se implementa en empresas con un flujo elevado y continuo de información que hay que analizar. En ocasiones, estos datos provienen de diferentes fuentes, muchas veces ubicadas en diferentes ciudades, estados o países. Obviamente, las condiciones de las ventas cambian por región, y aunque sean elevadas, merecen estudiarse como parte del proceso de evaluación. Un informe de ventas por delegación o área geográfica es lo ideal.

Si las ventas son altas o bajas en determinado lugar, es posible saberlo a través de este informe en un sistema ERP. También podemos compararlo con otros de los ya mencionados para obtener una visión más amplia e intentar modificar la estrategia. Esta podría implicar abrir, cerrar o reducir gastos en ciertas jurisdicciones y, de este modo, garantizar la rentabilidad del negocio.

Informes de fabricación

Cuando implementamos un sistema ERP, este empieza a integrar cada una de las partes de una empresa para ofrecer una visión global de su status. Pero también podemos aprovecharlo en cada etapa para evaluar su desempeño e impacto en otras. En este sentido, lo mejor es empezar desde el principio; es en este punto en que entra en juego los informes de fabricación, si aplica a tu tipo de empresa, por supuesto.

Una empresa bien organizada debe tener sus procesos de producción bien controlados. Con la gran cantidad de datos que pueden generar cada uno de los pasos, la implementación de un software ERP facilita el trabajo de analizarla. Generar un informe de fabricación puede ofrecer todo lo que necesitamos para ello: el estado de órdenes, productos defectuosos, productos en stock, productos validados, etc.