Nueva versión 23. Adaptada para cumplir la nueva ley antifraude.
lLey de Medidas de Prevención y Lucha contra el Fraude Fiscal (Ley 11/2021)
Los riesgos que tenemos que tener en cuenta para la integración del ERP.
El sistema ERP, también conocido como “planificación de recursos empresariales”, se ha hecho común en la gestión de datos empresariales. Y no es para menos considerando que 60% de las empresas que lo adquieren obtienen grandes beneficios; entre ellos, la automatización de los procesos y en consecuencia, el aumento de su productividad.
Dicho esto, la adquisición de un sistema ERP constituye una inversión jugosa, que promete mejorar el funcionamiento y manejo de datos de la empresa. Sin embargo, no está exento de riesgos, por lo que su implementación debe ser personalizada y cuidadosa. La integración incorrecta de los sistemas en juego podría conllevar a resultados contrarios a los esperados. Estas son algunas de las cosas que pueden salir mal.
Complicación del enfoque de integración del sistema ERP
En teoría, la implementación de un sistema ERP integral y efectiva, es aquella que logra unir todos los datos y procesos en una misma herramienta. Esta es la meta, claro está, pero no debemos precipitarnos a ella. Algunas empresas podrían tener éxito en esta aventura temprana, pero para muchas otras podría resultar demasiado complicado. Y la complejidad conlleva retrasos, frustración e incluso el abandono.
Por lo que hay una regla que vale la pena seguir en lo que respecta al sistema ERP: la calma. Básicamente, empezar poco a poco y con lo simple; lo mejor es concentrarse en ver pequeños resultados en poco tiempo para comprender su funcionamiento. De lo contrario, un mínimo problema podría afectar la integridad de los datos. Y ni hablar de las consecuencias.
Subestimación de la gestión del cambio en la empresa
Partamos del hecho innegable de que la integración de un sistema ERP requiere tiempo, dinero y preparación técnica. Si bien los beneficios posteriores lo valen, las empresas no deberían tomárselo a la ligera; la subestimación de la gestión de los cambios puede entorpecer el proceso e incluso generar pérdidas. Aunque a veces parezca que no, los datos de los diferentes departamentos están conectados; más aún bajo un sistema de este tipo.
Por ello es necesario capacitar a los empleados en la implementación del sistema ERP en la empresa. El esfuerzo no solo ameritará trabajar para la instalación, sino aprender a trabajar con el software a largo plazo. A final de cuentas, es un software destinado a facilitar el trabajo. Para poder sacarle provecho, es necesario saber usarlo, así que la resistencia al cambio no es una opción. De lo contrario, conducirá a la gestión inadecuada de los datos.
La implementación puede tomar demasiado tiempo
Otro de los riesgos asociados a la implementación de un sistema ERP es el exceso de tiempo. En algunos casos, el problema radica en la preparación de la infraestructura de datos; la gestión e instalación del hardware necesario para integrar los sistemas puede tardar demasiado. Y bien sabemos que el tiempo es dinero; los retrasos pueden afectar el funcionamiento de la empresa y causar pérdidas. Esto va totalmente en contra de la filosofía detrás de su implementación.
Esperar demasiado para probar el sistema ERP
Los problemas siempre existirán y eso es una realidad en el manejo de datos y en las empresas en general. Sin embargo, detectarlos a tiempo puede hacer la diferencia entre el éxito y el fracaso. Así que este punto va de la mano con el riesgo anterior. En general, esperar demasiado para probar el sistema ERP implementado es un error común que puede tener consecuencias desalentadoras.
Cuando se detectan los errores a tiempo, pueden corregirse y evitar males mayores. Por ende, es fundamental que la compañía pruebe el funcionamiento del sistema ERP de forma temprana y minuciosa. Y aunque suene tedioso, esto evitará muchos dolores de cabeza en el futuro. La acumulación de errores en la gestión de datos definitivamente es mucho más difícil de arreglar.
Plantearse metas poco realistas
Es evidente que el tiempo es crucial en este tipo de implantaciones. Sin embargo, incluso a pesar de todo lo que hemos dicho hasta ahora, es necesario hacer los cambios con calma. Puesto que, plantearse metas poco realistas enfocadas en terminar la implementación del sistema ERP lo antes posible, puede conducir a un desastre de datos. De hecho, esto figura entre los principales factores que ponen en riesgo el éxito en la integración posterior.
Cómo identificar que tu ERP ya no cumple con tus necesidades
El hecho de que puedas gestionar diversas áreas de tu empresa desde un solo lugar es una gran ventaja. Para eso está el ERP (Enterprise Resource Planning). Con él, puedes alcanzar una gran eficacia en la gestión de tu empresa y convertirte en una marca competitiva. Sin embargo, puede suceder que con el tiempo tu ERP ya no cubra tus necesidades. ¿En qué debes fijarte? Hoy lo descubrirás con nosotros.
Con Aydai podrás tener un ERP que está en continua evolución. Como queremos que te siga siendo útil, le añadimos novedosas funcionalidades con frecuencia adaptándolas a lo que las nuevas tecnologías nos ofrecen. Así, tu ERP sigue siéndote útil, funcional y adecuado para tus necesidades. No obstante, si tienes una herramienta distinta, es posible que ahora mismo te sientas algo estancado con ella.
Tu ERP no acompaña la evolución de tu empresa
Puede que hayas ampliado la fabricación o abierto otras sucursales de tu empresa o que ahora haya más departamentos. Pero ¿tu ERP se ha podido adaptar a todo esto? Si la respuesta es “no” quizás sea el momento de hacer un cambio. Este tipo de herramienta debe acompañar los cambios de tu empresa y en ningún instante quedarse atrás. Esto solo te perjudicaría.
Con el ERP de Aydai vas a poder gestionar simultáneamente hasta 499 empresas. Esto es una barbaridad, pero es para que te des cuenta de que te brinda mucha flexibilidad y opciones. Además, también te permite gestionar varias tareas a la vez y que puedas empezar una sin tener que haber finalizado la anterior. Esto te va a venir de perlas para que tu empresa sea lo más productiva posible.
El programa ha empezado a colapsarse
Este es un grave problema que suele estar relacionado con que tu ERP no sea capaz de adaptarse a los procesos actuales de compra, programación, etc. La tecnología, como bien sabes, avanza a pasos agigantados y es importante que esta herramienta sea capaz de “estar al día” en todo esto. En caso contrario, puede ocurrir que la productividad y los beneficios de tu empresa empiecen a mermar.
No se adapta a los cambios legislativos
Es importante que todo programa para tu empresa sea capaz de adaptarse a los cambios legislativos en cuanto estos entren en vigor. A veces, puede que esto sea así, que haya ciertos problemas debido a que tu ERP no es del todo flexible. ¿Qué es lo que puedes hacer entonces? Cambiar de ERP, ya que solo te provocará quebraderos de cabeza. Con ERP Aydai esto no te pasará. Nuestro programa está siempre actualizado y adaptado.
No es un ERP que te brinde seguridad
Esto puede ser un grave problema para tu empresa que conviene que resuelvas cuanto antes. Un ERP siempre te debe asegurar una correcta seguridad para que no se filtren los datos, no pierdas información y no entren hackers. En caso contrario, si ya has tenido algún que otro susto, tal vez sea el momento de que cambies de ERP. Nosotros, en Aydai, te podemos ayudar. ¿Quieres saber cómo?
ERP Aydai es una aplicación que entre sus características destacan la seguridad, el control en el acceso y el uso de la aplicación por cada usuario. Además, hay sistemas automáticos de copias de seguridad que evitarán que ante cualquier problema tus datos se pierdan. Esto es importantísimo y una característica que incluimos en nuestra aplicación porque sabemos que es indispensable.
Si has detectado que tu ERP ya no cumple con tus necesidades, es el momento de que lo cambies. Consúltanos en Aydai todas las dudas que puedas tener con respecto a lo que nosotros te ofrecemos. Estamos seguros de que podemos ajustarnos a las necesidades que tiene tu empresa. ¿Hablamos?
¿Qué es el mantenimiento preventivo y correctivo en un ERP?
Un ERP es una herramienta de productividad que busca una gestión eficaz de los recursos de una empresa. Para conseguir este objetivo se usa un software que pretende manejar de manera total toda la información que llega desde los distintos departamentos y procesos de negocio. Con esto se consigue una visión global que ayuda en la toma de decisiones y en la coordinación de todos los equipos de trabajo.
Una de las cuestiones más importantes para garantizar la productividad es asegurar el funcionamiento de los equipos con los que se desarrollan las tareas y de las instalaciones donde se realizan. Las labores del departamento de mantenimiento también deben ser recogidas en el ERP para valorar su impacto en la productividad. Con esto se consigue hacer un seguimiento más completo y útil.
La manera habitual de trabajar es mediante la realización de mantenimientos preventivos y mantenimientos correctivos. Los primeros son revisiones a los equipos y herramientas que pretenden solucionar el natural desgaste que se produce por el uso. Se programan de manera regular para que no afecten a la producción y son necesarios para evitar daños y averías.
Los mantenimientos correctivos son aquellos que se realizan para solucionar problemas imprevistos. Estos son los que se pretenden evitar ya que afectan directamente a la producción. Son trabajos reactivos a situaciones imprevistas que pueden afectar al rendimiento de una empresa. A pesar de que se puede tener cierta previsión, normalmente requiere de una potente capacidad de respuesta.
La diferencia entre mantenimiento correctivo y preventivo es bastante clara. Mientras que los primeros son sucesos no deseados, los segundos se derivan del normal funcionamiento de los equipos y buscan su optimización. Así pues, ¿por qué es necesario tener un control sobre los mantenimientos correctivos en el ERP?
Gracias al control del ERP los mantenimientos preventivos se pueden programar
Toda información sobre la productividad resulta muy valiosa. Conocer las causas de la disminución en los rendimientos es fundamental para encontrar una solución. Por eso, el registro de los mantenimientos correctivos en el ERP da una visión más fiable de los puntos débiles que impiden conseguir mejores resultados en una empresa.
Si se observa que se producen demasiados mantenimientos correctivos paralizantes de la actividad es necesario tomar decisiones. Gracias a la capacidad analítica que proporciona un ERP, esto se consigue hacer de manera eficiente. En estos casos se deberá analizar si los mantenimientos preventivos son suficientes o si sencillamente se debe cambiar o actualizar la maquinaria.
También es posible que a ciertos niveles de producción se produzcan fallas que se pueden prever. En estos casos, y gracias al control con el ERP, se podrá detectar los picos de productividad que puedan provocar el colapso incluso con los mantenimientos preventivos necesarios. Con esta información se puede decidir entre evitar de alguna manera esos niveles o programar los mantenimientos correctivos para dar una respuesta eficaz.
De esta manera se consigue una gestión eficaz de los mantenimientos preventivos que pueden entrar dentro de una planificación de la actividad. Con la información analítica que se obtiene con el ERP se consigue que los mantenimientos correctivos colaboren en la productividad permitiendo su continuidad. Esto siempre se puede realizar en equipos menores que no requieren de intervenciones costosas.
Gracias al valor de una herramienta de gestión como el ERP se puede dar la vuelta a algo que no es deseado como el mantenimiento correctivo. Además, permite la definición de estrategias a largo plazo, posibilitando la continuidad de la actividad hasta que llegue la mejora que permita prescindir de las reparaciones.
Aydai cuenta con el ERP que necesitas para tu empresa o negocio. Descubre todo el potencial de esta herramienta para conseguir una gestión eficaz que ayuda a la productividad. Contacta ya con nosotros para recibir más información.
Cómo debe ser el ERP para la gestión empresarial perfecto
En un mercado altamente competitivo, contar con un ERP para la gestión empresarial resulta indispensable para ganar en eficiencia y seguridad, mejorar la toma de decisiones, ampliar la capacidad operativa y, a la vez, reducir costes. Pero no todos los sistemas de planificación de recursos son iguales ni ofrecen las mismas funcionalidades.
Un buen ERP para la gestión empresarial debe estar compuesto por una serie de módulos imprescindibles para dar el soporte que necesitan todas las áreas de la empresa, desde contabilidad a ventas, proveedores o recursos humanos.
1. CRM
Las relaciones con los clientes son la base de cualquier actividad empresarial. Almacenar, organizar y gestionar toda la información referida a ellos es esencial. Es el objetivo del sistema de gestión de las relaciones con los clientes y posibles clientes, que permite realizar un seguimiento exhaustivo de todas las acciones relacionadas con ellos y mejorar los canales de comunicación.
2. Ventas
Permite gestionar ofertas, presupuestos, pedidos, albaranes, facturas, reclamaciones, devoluciones, etc. Si el ámbito de actuación de la empresa trasciende fronteras, es importante asegurarse de que es multidivisa y multiidioma. Tener una visión global y particular de las operaciones con los clientes, además, permite agilizar los procesos de venta y disponer de estadísticas. Por ello, es básico en cualquier ERP para la gestión empresarial.
3. Compras
Se centra en los proveedores y el control de compras. La buena gestión de materias primas, un estricto control de las necesidades de compra según el stock, un seguimiento de la recepción de la mercancía y de la facturación, una estrecha comunicación con proveedores y la posibilidad de contar con estadísticas mejora la eficiencia de la producción. Por ello, este módulo es importante en un ERP para la gestión empresarial.
4. Logística
El control de los almacenes es uno de los trabajos más complejos en cualquier compañía. Es esencial disponer de una herramienta que permita mejorar su gestión, y por eso, es otro de los módulos básicos que un buen ERP para la gestión empresarial debe tener. Conocer el stock, ayudar en la realización de inventarios, gestionar todos los movimientos en los almacenes es ganar en eficiencia.
5. Producción
Su valor dentro de un ERP para la gestión empresarial radica en que supone una ayuda imprescindible para planificar y controlar todas las etapas de fabricación, desde la emisión de órdenes hasta las cargas de las unidades productivas o la previsión de fechas de entrega. No basta con eso, un ERP perfecto debe también permitir la organización de los operarios y la creación de planes para cada producto.
6. Contabilidad y finanzas
Es una de las áreas críticas de cualquier compañía porque en ella acaban repercutiendo todas las demás secciones de la empresa. Que los procesos sean ágiles, que no haya margen para el error o las duplicidades es esencial, y en esa labor, el ERP para la gestión empresarial supone una herramienta indispensable.
7. Personal
El capital humano es un engranaje fundamental. Su correcta gestión es un aspecto básico y por eso un ERP para la gestión empresarial ideal debe ayudar a su control y organización, desde horarios y fichajes a tipo de contrato, permisos, bajas o cualquier otro tipo de información que sea de interés.
8. SAT
Si la empresa presta servicio de asistencia técnica, este módulo permite su correcta organización, ayudando a organizar al personal, asignando tareas, generando órdenes de trabajo y permitiendo la facturación en caso de necesidad. Además, para ganar en eficiencia, es importante que el ERP para la gestión empresarial permita la gestión de estas cuestiones mediante el uso de dispositivos móviles.
9. Proyectos
Una compañía evoluciona, cambia con el tiempo y se enfrenta a nuevos retos. Por eso, la gestión de proyectos es esencial en su crecimiento. Si el ERP para la gestión empresarial permite el desarrollo y seguimiento de proyectos en todas sus fases se ganará en eficiencia y, por tanto, en competitividad.
Disponer de un ERP para la gestión empresarial completo y con todas las funcionalidades necesarias para poder controlar de manera eficaz todas las áreas de la empresa es ganar en competitividad asumiendo un coste mínimo. Si es lo que necesitas, AYDAI pone a tu disposición el mejor ERP del mercado.
Cómo ayuda un ERP al retail, a la gestión de comercios minoristas
Los establecimientos que realizan ventas al cliente final deben contar con herramientas de gestión eficientes que les permitan centrarse en conseguir una atención al público de calidad. Gran parte del éxito de los comercios minoristas se consigue por esforzarse en dar un buen servicio, pero sin descuidar las tareas administrativas y logísticas.
Un software de gestión consigue aliviar gran parte de la carga de trabajo de una tienda para poder dar preferencia a la venta. El ERP consigue ser una herramienta eficaz para los comercios minoristas que ven facilitadas muchas tareas, pudiendo optimizar los tiempos de trabajo.
Una de las claves de la gestión de las tiendas es el control de almacenes. Es una tarea que requiere de mucha supervisión y seguimiento con trabajos como el control de stock mediante inventarios. Un ERP resulta especialmente útil si existen múltiples almacenes en distintas unidades de negocio del mismo comercio minorista.
El ERP también permite realizar operaciones entre distintos almacenes de las tiendas de un mismo negocio de manera muy controlada. También logra un control eficaz de las mermas y de las roturas de stocks que pueden afectar a la venta. Este software de gestión permite, además, los registros y seguimientos de inventarios que proporcionan información de gran utilidad para los comercios minoristas.
Uno de los grandes valores del ERP es contar con una gran fuente de información del funcionamiento de la tienda. De esta manera, se podrán hacer previsiones de stock en base a los datos que podemos sacar del software de gestión. Con esto se consigue aprovechar las oportunidades de venta al máximo.
Con el ERP se logra la sincronización de los canales de ventas de las tiendas
Podemos encontrar otras utilidades del ERP muy beneficiosas para el comercio minorista. También sirve para gestionar con los proveedores. Puede lograr funciones como automatizar pedidos siguiendo unos criterios preestablecidos. Este tipo de automatismos son de gran utilidad para las tiendas que quieren asegurar que siempre haya existencias de determinados productos.
El control de ventas también es otra de las prestaciones que ofrece un ERP. La instalación de un TPV en una tienda puede facilitar mucho el trabajo de los empleados, pero también es una herramienta que debe estar sincronizada con el control de stock de manera automática para que toda la salida de producto quede registrada.
Además, con el TPV también se pueden conocer indicadores tan valiosos como el ticket medio, el consumo por cliente o el tiempo medio de transacción. Estos valores ayudarán a optimizar los procesos de compras y a conocer el comportamiento del público que acude a la tienda.
Si el comercio minorista cuenta con tienda online, sus ventas también deben estar sincronizadas con todas las operaciones realizadas en la tienda. Esto es realmente necesario si se quiere tener un control efectivo de la gestión del negocio. El ERP es un software que permite alinear toda esta información ofreciendo una visión global del negocio muy valiosa.
Alinear todos los canales de venta es una de las grandes ventajas de usar un ERP. Con esto se consigue conocer, en todo momento, el stock en tiempo real y actuar en consecuencia evitando las roturas. También es imprescindible a la hora de realizar los inventarios de los almacenes de manera adecuada.
Problemas si trabajas con un ERP desactualizado
Un ERP es una herramienta muy valiosa en la que basan su gestión muchas empresas. Sin embargo, es habitual dejar pasar el tiempo y no seguir el correcto mantenimiento de este valioso recurso. Si algo caracteriza a un ERP es su capacidad de adaptación y flexibilidad a las distintas circunstancias que se pueden dar en la actividad de un negocio.
Existen muchos supuestos en los que una empresa se puede encontrar usando un ERP desactualizado, y esto puede traer bastantes problemas. Si las necesidades han cambiado, el ERP debe poder dar una respuesta adecuada. Por ello, merece la pena parar y evaluar qué adaptaciones se pueden hacer en el ERP para conseguir un funcionamiento óptimo.
En la actualidad se han producido muchos cambios significativos en la sociedad que afectan directamente a las empresas y que tienen su repercusión en el ERP. Esta herramienta también debe seguir las tendencias en tecnología si quiere ser funcional.
Con el aumento del teletrabajo, por ejemplo, es necesario la conexión remota para poder realizar las tareas necesarias. Si el ERP desactualizado no permite esta función pasa a ser una herramienta inútil. No se podrá tener acceso a los informes que reflejan una información valiosa y la toma de decisiones será ineficiente.
En la actualidad, con la proliferación de los dispositivos móviles es imprescindible que se pueda usar tanto en móviles como en tablets. Un ERP desactualizado que no permita el uso en estos dispositivos puede suponer un verdadero obstáculo.
Otro de los cambios recientes que se han producido es el aumento del comercio online. Incluso las empresas de menor volumen han visto en la venta web una manera de crecimiento muy interesante. Si el ERP no está adaptado para la venta web, pueden surgir muchos problemas. Una parte importante de la actividad no se verá reflejada en los informes, por ejemplo.
Será mucho más difícil realizar las labores de control y no se podrá aprovechar al máximo las oportunidades del e-commerce. Si se decide abrir esta línea de negocio es muy importante que el ERP sea actualizado.
Un ERP desactualizado puede llegar a ser un lastre para la empresa
También se puede encontrar un ERP desactualizado por la evolución que se da en la propia empresa y sus cambios de funcionamiento. Si se aumenta el volumen de operaciones de negocio, el ERP también tiene que cambiar para responder adecuadamente. Hay que recordar que esta herramienta funciona por módulos lo que permite mucha flexibilidad y rapidez en la adaptación.
También es necesario que el ERP esté actualizado con la normativa vigente en cada momento. Un caso bastante evidente puede ser, por ejemplo, cuando se produce un cambio de IVA en algunos productos. ¿Sería posible imaginar un ERP cuyos informes no reflejen este hecho? Es muy importante hacer este seguimiento si se quieren evitar errores que puedan tener resultados graves.
Por último, también hay que aclarar que el ERP desactualizado, como cualquier software, es una herramienta ineficiente. Sencillamente porque interacciona con otros programas y aplicaciones que seguramente sí estarán actualizados. Esto puede provocar muchas incompatibilidades que pueden afectar de manera significativa a la actividad de un negocio, llegando a paralizarlo.
Si no se toman medidas para solucionar un ERP desactualizado se pueden encontrar verdaderos obstáculos en la gestión de una empresa. Problemas que parecen más leves como la velocidad en los procesos pueden ser un verdadero lastre a la hora de realizar tareas cotidianas. Esto es un grave inconveniente en la actualidad, ya que en muchas ocasiones se requiere de una respuesta rápida y precisa. Un correcto mantenimiento es la solución para acabar con un ERP desactualizado. Contar con técnicos que puedan atender a las necesidades de la empresa es la clave para conseguirlo. En Aydai contamos con los mejores expertos que te ayudarán a sacar el máximo partido a esta útil herramienta. Contacta ya con nosotros para recibir más información.
Software de gestión ERP para pymes: una realidad fundamental
En plena era de la industria 4.0 y cuando ya se vislumbra el futuro que marca el camino de la era 5.0 hay una realidad que no ha pasado desapercibida en el tejido productivo, especialmente en tiempos complicados como los actuales. Esa realidad es que la supervivencia de muchas pymes ha pasado por la adaptación a las posibilidades que ofrecen las nuevas tecnologías y la implantación de un software de gestión ERP.
Vivimos en un entorno en permanente cambio, en el que los acontecimientos se suceden casi con tanta rapidez como se producen nuevos avances. Un panorama que para las pymes supone un auténtico reto y en el que ganar en flexibilidad y competitividad es esencial. Hoy en día, sin duda, la herramienta imprescindible para ello es disponer de un software de gestión ERP adaptado a la actividad de cada empresa.
Las pymes, claves en el sector productivo español
A pesar de las dificultades, las pymes siguen siendo mucho más que la espina dorsal del sector productivo español, son el motor de la economía del país, ya que representan el 99% del tejido empresarial. Los últimos meses han sido muy duros y el difícil panorama en el que se han visto inmersas ha obligado a muchas a digitalizarse en un tiempo récord para seguir siendo competitivas.
Pero la situación económica no ha sido el único reto al que se han enfrentado las pymes en los últimos meses. A ello se ha unido un cambio en los hábitos de los consumidores. La digitalización y la implantación de un software de gestión ERP ha supuesto, para aquellas que han dado el paso, la posibilidad de adaptarse a los cambios y ganar ventaja competitiva frente a aquellas que han quedado rezagadas en el proceso.
Sirva un ejemplo para darse cuenta de la importancia de este aspecto. Algunos estudios apuntan a que en 2020 España fue el tercer mercado en el que más creció la venta online, alrededor de un 36 %, según algunas fuentes. Adaptarse al e-commerce ha sido la tabla de salvación para muchas pymes. Y para ello, evidentemente, hacía falta una herramienta informática, un ERP, adecuado.
Futuro y ayudas a las pymes
Es cierto, sin embargo, que aún queda mucho camino por recorrer en este aspecto. Muchas pymes se han resistido al cambio, estancándose en viejos procesos y anticuadas herramientas de gestión. Aquellas que han sobrevivido tendrán que emprender el viaje hacia la transformación digital implementando esas mejoras que la tecnología ha puesto a su alcance, como los software de gestión.
Tal es la importancia de conseguir la adecuación del tejido productivo a la digitalización y las nuevas herramientas informáticas para mejorar la gestión, que incluso las administraciones públicas se han puesto manos a la obra. Solo el Plan de Digitalización de Pymes 2021-2025 prevé movilizar en los próximos dos años 1.000 millones de euros con este fin.
El cambio tecnológico, con herramientas como los ERP, ya ha demostrado ser una de las herramientas más eficientes para sortear situaciones especialmente complejas y crisis económicas tan duras como la que ha provocado la COVID-19. Aún queda mucho por conseguir, ya que las barreras a las que se enfrentan las pymes son elevadas, sobre todo en lo que a medios y financiación se refiere.
Sin embargo, un pequeño paso como es invertir en un software de gestión ERP adecuado es el inicio de la senda correcta. Ganando en operatividad y flexibilidad se gana en eficiencia y en competitividad, se rebajan costes y se mejora la capacidad de reacción ante circunstancias adversas inesperadas.
Aydai pone a tu disposición el software de gestión ERP que necesitas, siempre adaptado a tu negocio, a sus características y sus necesidades. Porque su éxito será también el nuestro.
Consejos para la implantación de un ERP en tu empresa
No es secreto para nadie que todas las empresas buscan innovar sus procesos y la forma en la que sus empleados trabajan. De hecho, muchas pymes se ven inclinadas hacia el uso de nuevas tecnologías con el fin de automatizar la mayor cantidad de procesos que sea posible, lo cual puede ahorrarles muchos recursos a largo plazo. Sin embargo, con tantos ERP disponibles, es difícil saber cuál es el mejor para implementar en tu empresa.
Si ya tienes una idea básica de lo que es un ERP, y estás pensando implantar uno en tu pyme, seguramente ya tengas una larga lista de dudas e inseguridades sobre el proceso. Para evitar que esta transformación sea un suplicio para ti y tu empresa, hemos recopilado una serie de consejos que te ayudarán a saber cómo llevar a cabo una implantación de un ERP en tu empresa de forma correcta. Adicionalmente, hemos incluido otros aspectos para tener en cuenta.
Primero define tus objetivos
Es conocido que el primer paso para implementar un ERP en las pymes es seleccionar el software correcto. Sin embargo, hacer esto es imposible si no conoces cuáles son tus objetivos con el futuro software de gestión. ¿Cómo se establecen los objetivos? Conoce las necesidades de tu empresa y tus empleados, tus propias preferencias y lo que deseas lograr a largo plazo. Una vez se han determinado estos aspectos, es más fácil implantar un programa exitoso.
No tomes toda la carga
Aunque entendemos que muchas pymes prefieren inclinarse por su espíritu independiente y emprendedor, lo cierto es que implementar un ERP sin asesoría podría terminar en un proyecto poco exitoso. Elegir un proveedor con experiencia en diferentes pymes y que pueda brindarte orientación durante el proceso, como AYDAI, te garantiza que todas las necesidades de tu empresa serán resueltas de forma personalizada.
Los empleados también forman parte del proceso
Aunque el proceso de implantación de un ERP en una empresa pueda parecer algo externo, en realidad esto afecta con gran impacto a tus empleados, sin importar el rango de los mismos. Entonces, con el fin de asegurar que toda la empresa se adapte perfectamente al nuevo sistema y puedan trabajar de forma cooperativa, es aconsejable involucrar a tus directivos o a un equipo interesado para extender el uso de la nueva herramienta en tu pyme.
Capacítalos
Aparte de involucrar a todos tus empleados en el proceso de implantación de un ERP, también es importante brindarles el conocimiento y formación correctos para que puedan usar el nuevo software. Para este paso es importante que tu proveedor sea el que ofrezca el servicio, y de ser posible, que también dispongan de asesoría para pymes en todo momento en caso de que surjan dudas inesperadas.
Que todos estén contentos
Antes de siquiera pensar en la implantación de un ERP en tu empresa, lo primero que debes tener en cuenta es si tus empleados están de acuerdo con esta decisión, ya que considerar las opiniones de los líderes de cada área de tu pyme aumentará la funcionalidad del nuevo sistema. Adicionalmente, informa a todos los empleados de la importancia de este proyecto, presentándoles las ventajas y brindándoles seguridad, con el fin de reducir la resistencia al cambio.
Comprométete con el proceso
Dejar que tu proveedor se encargue de todo el proceso puede parecer tentador, pero no es la decisión más sabia. Los representantes de las pymes son considerados como un aspecto crucial del proceso, ya que actúan como intermediarios y además supervisores de los avances del software. Si tomas responsabilidad del proceso de implantación de un ERP, podrás encargarte de que esté completamente personalizado para tu empresa.
5 motivos por los que una pyme debe invertir en un software de gestión
Adquirir y mantener ventaja competitiva es fundamental para cualquier pyme, mucho más cuando el escenario económico es especialmente complicado a causa de una crisis. Es vital ganar en eficiencia, en flexibilidad y en seguridad, aspectos en los que las nuevas tecnologías pueden ayudar mucho gracias a una herramienta fundamental: un buen software de gestión o ERP.
Hay que tener en cuenta que hoy en día cualquier empresa, por pequeña que sea, debe manejar cantidades ingentes de información y coordinar infinidad de procesos. Todo ello implica que la capacidad de adaptación a nuevas circunstancias, la rapidez en la toma de decisiones y la satisfacción de clientes y proveedores dependen en buena medida de los beneficios de disponer de un buen software de gestión.
La resistencia al cambio ha puesto en dificultades a muchas pequeñas empresas en los últimos tiempos. Un software de gestión supone una inversión, pero los beneficios que de él se pueden obtener son muchos y esa inversión dará beneficios en poco tiempo. ¿Qué gana una pyme con un ERP adecuado?
1. Gestión financiera eficiente
Un software de gestión permite automatizar muchas tareas repetitivas dentro de la gestión financiera, evitando además la posibilidad de errores o duplicidades. Por otro lado, es básico para ganar en eficiencia gracias a la posibilidad de integrar el sistema de facturación y de realizar todas las gestiones relacionadas con administración y contabilidad desde una única herramienta.
No son las únicas ventajas para una pyme. El software de gestión facilita tener en tiempo real una visión clara y precisa de la situación financiera de la empresa, una cuestión esencial muchas veces para la toma de decisiones.
2. Productividad
En una pyme, mejorar los procesos para rebajar costes y ganar en competitividad es fundamental, pero para ello se necesita disponer de una herramienta adecuada. Gracias al software de gestión se consigue racionalizar y optimizar los recursos, así como agilizar los diferentes procesos de la compañía, centralizándolos y automatizándolos en muchos casos.
Un inventario que no está actualizado, falta de stock o retrasos en entregas son problemas que provocan pérdida de dinero para la pyme y de confianza para clientes y proveedores. Con un software de gestión bien diseñado, nada de eso ocurrirá.
3. Control
Una de las grandes ventajas de implementar un software de gestión es que permite unificar en una sola herramienta todas las aplicaciones o programas que cada departamento utilizaba. Esa “disgregación” ralentiza los procesos, eleva la posibilidad de error y provoca que no todos los repositorios de información estén debidamente actualizados. Y todo ello repercute negativamente en el control del negocio.
Contar con un buen software de gestión implica que la información está unificada y perfectamente organizada. De este modo es más sencillo que diferentes áreas de la empresa se coordinen perfectamente y tengan al alcance toda la información que necesiten actualizada. El resultado es un mejor control de todas las áreas de negocio y una toma de decisiones más rápida y eficiente.
4. Seguridad
Una pyme puede almacenar una cantidad ingente de datos que por ley deben estar protegidos, así como de información sensible de la empresa. Con un software de gestión adecuado, se establecen mecanismos de seguridad para garantizar su protección. Toda la información estará en un único repositorio para facilitar el acceso, pero solo a personas con una autorización específica.
Además, con un software de gestión se garantiza la realización de copias de seguridad. Estas son imprescindibles para para poder hacer frente a posibles incidencias.
5. Competitividad
Para una pyme, la mejora en el control de las diferentes áreas de negocio, la posibilidad de poder manejar información de una forma eficiente y la capacidad de tomar decisiones rápidamente sobre una base segura implica rebajar costes y ganar en competitividad. Y no hay que olvidar que en circunstancias complejas esta puede ser la clave de la supervivencia del negocio. Un software de gestión empresarial, por tanto, se hace indispensable.
Aydai pone a tu disposición el software de gestión que necesitas para que no te quedes atrás en el camino hacia el éxito. Pide información ya.