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Etapas de un proceso de implantación ERP

La importante misión que consigue realizar un software ERP para una empresa está más que demostrada. Ofrece un cuadro de mando único que enlaza de manera transversal todos los departamentos que se suelen encontrar en las estructuras de negocio. Se consigue un control eficiente y unas herramientas analíticas de gran valor. Además, sirve en sí mismo como herramienta de productividad ya que realiza tareas relevantes de manera muy eficiente.

Por ello, en el escenario actual donde se está dando una masiva digitalización de las empresas, contar con un ERP de calidad es fundamental para conseguir que todos los procesos de la empresa se gestionen en una herramienta única. Desde un mismo ERP se pueden gestionar desde cuestiones básicas de recursos humanos hasta procesos de logística pasando por control de ventas y todo los factores contables y financieros implicados.

Es por ello que cuando se implanta un ERP en una empresa se produce un momento crítico de transformación que requiere seguir de unos pasos determinados para que se haga con éxito. Son los siguientes:

Estudio y asesoramiento. Antes de iniciar cualquier proceso de implantación de ERP es necesario establecer los objetivos que se pretenden alcanzar. Así se determinará el alcance de la instalación de este software de gestión de recursos necesario para conseguirlos. Los expertos facilitarán el asesoramiento necesario para conseguir una orientación adecuada.

Establecimiento del calendario. En este momento de planificación se establecen los objetivos temporales que se pretenden conseguir. Es necesario establecer plazos realistas para la implantación del ERP que sean congruentes con la situación de la empresa. De esta manera se podrá conseguir un proceso más depurado y mejor adaptado a las circunstancias concretas.

Instalación del software y hardware. Según lo establecido en los dos pasos anteriores se procede a lo que se conoce como parametrización. Este proceso es llevado a cabo por los profesionales que proveen de los servicios de ERP junto con el personal de la empresa en la que se realiza la implantación (el equipo de TIC suele ser el que tiene que intervenir con mayor intensidad)

Podemos encontrar implantaciones en las que usa los propios sistemas de la empresa, lo que se conoce como ERP on promise. También existe el ERP cloud que se sirve de la nube para realizar la implantación y que cuenta con todas las ventajas propias de este sistema como su fácil accesibilidad desde cualquier dispositivo con acceso a la red.

Migración. Una de las fases más críticas ya que consiste en introducir los datos relevantes para empezar con el funcionamiento del ERP instalado. Es un proceso muy laborioso que hay que realizar con especial cuidado porque marcará lo que se puede determinar como momento 0 que marca un nuevo periodo y que determinará todos los procesos que se realicen con posterioridad.

También es un buen momento para desechar aquella información que ya no será necesaria.

Formación del personal. Ya tenemos nuestro software ERP totalmente operativo, pero aún es necesario formar a los empleados que lo van a usar como usuarios. Sin este paso la implantación sería totalmente infructuosa. Es necesario descubrir a los trabajadores las bondades que tiene el ERP para sus tareas habituales.

El momento de arranque. El ya mencionado instante 0. Hay que elegir el momento adecuado que cause el menor impacto posible sobre la actividad. Cualquier fallo puede producir una paralización de la productividad por eso es fundamental contar con la presencia y el asesoramiento.

Seguimiento inicial. Después del arranque es necesario prestar especial atención al funcionamiento del ERP instalado. Es habitual encontrar ajustes que hay que realizar y que la falta de práctica inicial de usuarios genere incidencias que requieran de una actividad más intensa de los servicios de soporte.

Estos pasos son necesarios mantenerlos para conseguir una implantación efectiva del ERP. Con ERP AYDAI no sólo encontrarás de los mejores softwares de ERP, sino que también recibirás el apoyo necesitas para que la implantación sea lo más fluida posible para tu empresa. Contacta ya con nosotros para recibir más información.

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