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Cómo gestionar mejor tu proyecto gracias a un ERP

Contar con el respaldo y herramientas que un ERP le puede proporcionar a los proyectos, no solo permite trabajar en base a la planificación, sino que ofrece el gran beneficio de aprovechar todos los recursos de la mejor manera posible, para así, poder obtener resultados que puedan superar las expectativas. Para lograr esto es necesario aprender a gestionar cada función del ERP.

Para poder aprender a gestionar un ERP es necesario definirlo primero. El nombre de este sistema proviene de las siglas enterprise resource planning, que se traduce como sistema de planificación de recursos empresariales, ya que, precisamente, un ERP se encarga de diseñar sistemas de información directamente vinculados con los diferentes niveles de gerencia, producción y distribución en las empresas y organizaciones.

La principal habilidad de un ERP es poder planificar y trabajar en función a los diferentes recursos profesionales, velando porque cada pieza del equipo de trabajo esté desarrollando sus capacidades en cada uno de sus departamentos asignados. Para lograr esta meta es necesaria la creación de diferentes tipos de proyectos que permitan sacar el máximo provecho a esas habilidades y capacidades, que trabajarán de la mano con el resto de recursos.

Los diferentes niveles y fases que debe aplicar un ERP para los proyectos deben responder y atender diferentes requerimientos, con la finalidad de administrar de manera correcta, oportuna y asertiva cada recurso disponible, minimizando errores y trabajando en función a estrategias. El ciclo de una gestión exitosa incluye contemplar presupuestos por proyecto, escandallos, plantillas, ordenes de fabricación, tiempos y costes, pedidos de compra y finalmente los informes.

Diseño de presupuestos por un ERP para una gestión efectiva

Poder diseñar y registrar un presupuesto será el punto de partida de los diferentes proyectos de los ERP. En esta etapa inicial se requiere poder hacer un seguimiento del estado actual de cada propuesta, incluyendo las ampliaciones que se puedan producir mientras se van aplicando las estrategias, para finalmente cubrir los aspectos legales y administrativos como la documentación, un proceso tedioso pero que el ERP puede realizar de manera sencilla.

El siguiente paso es poder pasar a la fase de aprobación de un presupuesto, esto permitirá dar inicio a la gestión de los proyectos para poder trabajar en función a fechas y resultados. Desde que se aprueba un presupuesto, el proyecto puede ir mutando o evolucionado, adquiriendo nuevas visiones y aplicando estrategias que anteriormente no estaban contempladas, pero que podrían originar mejores resultados.

Es de suma importancia poder empezar a abordar el control de flujos de trabajo a través de un  mecanismo de regulación que solo un ERP puede proporcionar, a través de la aprobación o cancelación de acciones, un proceso que afectará directamente la ejecución de los proyectos, tanto para su evolución como para su inspección, todo con la visión de obtener los mayores beneficios empresariales en cada fase.

Tareas imprescindibles en la gestión de proyectos

Con la implementación de un sistema ERP los miembros del equipo de trabajo podrán desarrollar diferentes tareas sometidas a validación, gracias a la planificación programada que ofrece la aplicación. De igual forma, los diversos procedimientos que requiera un proyecto se podrán contemplar con anterioridad, incluyendo aspectos de suma importancia como los materiales o fases de fabricación, dos ítems vitales en la gestión.

El ERP permite a su vez la importación de listas, bien sea de materiales desde los diferentes departamentos de diseño, así como las órdenes de fabricación, facilitando la evolución de cada proyecto de una manera mucho más tangible, gracias a la asignación de tareas en función a tiempos determinados. Manejar horarios, gastos, pedidos o salarios en función al desempeño de cada trabajador también se puede contemplar a través de las tareas del ERP.

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