Desde que en el año 2013 entró en vigor la ley de impulso de la factura electrónica aún siguen existiendo dudas en las empresas sobre su validez. En este artículo intentaremos aclarar los requisitos necesarios y las ventajas de la factura electrónica frente a la factura en papel.

En primer lugar, aclararemos lo que es una factura electrónica. La factura electrónica se define como aquella factura que se genera con medios electrónicos y se entrega mediante transmisión electrónica. Es decir, se genera mediante una aplicación o programa y se hace llegar la cliente mediante una transmisión electrónica como podría ser un email.

En el año 2013 entró en vigor la ley de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable (Ley 25/2013). El objetivo de esta ley era facilitar e impulsar la utilización de la factura electrónica. Para ello eliminaba ciertas trabas que existían hasta entonces. Desde aquel momento la factura electrónica cuenta con la misma validez legal y fiscal que las tradicionales facturas emitidas en papel.

• La respuesta a la tradicional pregunta de si tiene validez legal una factura emitida como un archivo del tipo pdf y enviada al cliente por correo electrónico, no ofrece dudas, sí tiene validez.

Este es el caso mas simple de la factura electrónica, por otro lado, habría que abordar los distintos formatos que la factura electrónica puede adoptar, tales como Factura-e, o EDI, o con distintos tipos de firma electrónica, etc.

En ERP AYDAI se contempla tanto el formato simple de la factura en pdf sin firma electrónica, como Factura-e, como EDI, como firmados, etc.

Mas información de ERP AYDAI en:   https://aydai.com/erp/erp-ventas/

La utilización de facturas electrónicas tiene claras ventajas, cabe destacar las siguientes:

o Ahorro de costes: Se eliminan los costes de papel, de impresión, de envío postal y de manipulación. Este ahorro beneficia tanto al emisor como al receptor de la factura.
o Mejora de la gestión: La emisión y envío de la factura se produce de manera automática e inmediata, con lo que se reducen los trabajos a realizar y los tiempos de gestión.
o Ecología: Se reduce el uso de papel y otros materiales que redunda en una mejora del medio ambiente.
o Imagen de empresa: Las empresas que utilizan la facturación electrónica trasmiten una imagen de modernidad e innovación que les hace resaltar sobre la competencia que no la utilizan. Aunque hoy ya habría que decir, que las empresas que todavía no utilizan la factura electrónica dan la imagen de poco modernas.

Factura electrónica y Administraciones Publicas
Desde la entrada en vigor de la ley antes mencionada, la mayoría de facturas que se emiten a las distintas Administraciones Publicas han de ser en formato de factura electrónica. En estos casos las facturas es obligatorio que vayan en formato Factura-e y deben incluir firma electrónica. Desde ERP AYDAI se facilita en gran medida la emisión de este tipo de facturas y la gestión de las mismas. La gran mayoría de estas facturas se tramitan a través del punto general de entrada de facturas electrónicas llamado FACe

Es conveniente aclarar que no se debe confundir la factura electrónica con el uso del SII (Suministro Inmediato de Información) de la agencia tributaria. Con el SII la obligación es de comunicar los datos fiscales de cada factura a la agencia tributaria, no otros datos que figuran en la factura electrónica. La comunicación de los datos a la agencia tributaria se hace con unos formatos que esta estableció y no tienen por qué aparecer en la factura electrónica. ERP AYDAI incluye una herramienta de comunicación con los servidores de la agencia tributaria, para que el cumplimiento de esta normativa se haga de manera totalmente automática, sin prácticamente intervención del usuario de la aplicación.

En definitiva, la factura electrónica ha llegado para quedarse y ya es el presente. Seguramente, en un futuro próximo, habrá cambios en normativa y en los formatos para adaptarse a estándares europeos, y tal vez mundiales. Habrá que estar atentos/as a todos estos cambios que se vislumbran.

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En Valencia a 5 de noviembre de 2018
ERP AYDAI VALENCIA

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