El nuevo sistema Verifactu está transformando la forma en que las empresas y los autónomos emiten sus facturas en España. Se trata de una iniciativa impulsada por la Agencia Tributaria (AEAT) para garantizar la transparencia, trazabilidad y veracidad de los datos fiscales. Su objetivo principal es reducir el fraude y mejorar el control de la facturación.

Aunque todavía existe un periodo de adaptación, es importante comprender qué implica este nuevo sistema y cómo afectará al proceso de emisión, registro y envío de facturas. ¡

Un nuevo estándar de comunicación con la Agencia Tributaria

El cambio más relevante que introduce Verifactu es que cada factura emitida debe generar un registro electrónico inmediato, que puede enviarse directamente a la Agencia Tributaria o almacenarse hasta su transmisión.

Esto implica que todos los programas o sistemas de facturación —ya sean ERP, software propio o de terceros— deberán ajustarse a un formato técnico y estructural específico que garantice la autenticidad y la integridad de los datos.

El objetivo es que la AEAT tenga acceso a información fiable y actualizada en tiempo real, evitando manipulaciones posteriores y asegurando la coherencia entre la contabilidad y las declaraciones tributarias.

Código identificador y huella digital de las facturas

Una de las grandes novedades de Verifactu es la incorporación de un código identificador único para cada factura. Este código servirá para verificar su trazabilidad y demostrar que no ha sido alterada desde su emisión.

Además, se incluirá un hash criptográfico, una especie de huella digital que enlaza cada factura con la anterior. Así se crea una cadena ininterrumpida de registros, lo que impide eliminar o modificar facturas sin dejar rastro. Este sistema aporta un nivel de seguridad y control sin precedentes en el ámbito de la facturación.

Formato estandarizado y estructura de datos obligatoria

Con la llegada de Verifactu, todas las facturas deberán seguir un formato electrónico estandarizado. No es obligatorio emitir facturas exclusivamente en formato electrónico (como PDF o XML), pero sí lo es que el sistema de facturación genere un registro informático verificable por la AEAT.

Los datos requeridos incluyen más información que antes:

• Identificación completa del emisor y receptor
• Fecha y hora exactas de emisión
• Base imponible, tipo impositivo y cuota
• Código identificador único y firma digital
• Hash de enlace con la factura anterior

Este formato uniforme permitirá a Hacienda realizar comprobaciones automáticas y cruzar datos con mayor eficacia, lo que reducirá el margen de error o manipulación.

Envío automático o voluntario a la Agencia Tributaria

Verifactu permite dos modos de funcionamiento según la elección del contribuyente:

1. Modo Verifactu: el software envía automáticamente cada factura a la Agencia Tributaria en el momento de su emisión.
2. Modo No Verifactu: el sistema genera los registros con el formato exigido, pero no los envía de inmediato; el contribuyente los conserva y los entrega solo si Hacienda los solicita.

En ambos casos, el software debe cumplir las mismas especificaciones técnicas y de seguridad, incluyendo la firma digital y la inalterabilidad de los registros. Sin embargo, el modo Verifactu ofrecerá ventajas fiscales y mayor seguridad jurídica, por lo que se espera que la mayoría de empresas lo adopten.

Obligaciones para los desarrolladores de software y ERP

Los fabricantes y distribuidores de programas de facturación, incluyendo los ERP empresariales, deben adaptar sus sistemas a los requisitos de Verifactu.

Cada software deberá:

• Emitir la certificación de cumplimiento.
• Garantizar que las facturas no pueden ser borradas o modificadas
• Incorporar el código hash y las firmas digitales
• Conservar los registros de facturación durante el periodo legal establecido

Esto significa que las empresas deberán actualizar sus sistemas de facturación o cambiar a uno compatible con Verifactu. Los sistemas antiguos o no certificados dejarán de ser válidos para emitir facturas conforme a la ley.

Mayor control y lucha contra el fraude fiscal

El nuevo sistema Verifactu tiene como propósito principal reducir la economía sumergida y el fraude del IVA. Al contar con un registro automatizado y verificable de cada factura, la Agencia Tributaria podrá detectar discrepancias entre los ingresos declarados y los reales.

Este sistema permitirá además facilitar las declaraciones trimestrales y mejorar la conciliación de datos entre proveedores y clientes. Con información en tiempo real, Hacienda podrá realizar controles más rápidos y precisos.

Verifactu se enmarca dentro de la tendencia europea hacia la digitalización fiscal, siguiendo el camino iniciado por el SII (Suministro Inmediato de Información) y el proyecto TicketBAI en el País Vasco.

Impacto en empresas y autónomos

Para las empresas y los profesionales autónomos, Verifactu implica una revisión completa de sus procesos de facturación. Deberán asegurarse de que sus programas de contabilidad y facturación estén actualizados y cumplan con los nuevos requisitos.

Las pequeñas empresas que todavía usan sistemas manuales o software básico serán las que más cambios deban afrontar. Sin embargo, a medio plazo, el sistema traerá mayor eficiencia, automatización y seguridad jurídica, reduciendo los errores humanos y las discrepancias contables.

Además, trabajar con un software certificado Verifactu aportará credibilidad y confianza ante clientes y proveedores, demostrando un compromiso con la transparencia y el cumplimiento normativo.

Una evolución hacia la transparencia digital

El sistema Verifactu supone un paso decisivo hacia un modelo de facturación digital más transparente, seguro y automatizado. Con él, la Agencia Tributaria podrá disponer de información precisa y trazable en todo momento, y las empresas contarán con un entorno más confiable para sus operaciones.

Aunque su implantación requerirá adaptación técnica y formación, los beneficios a largo plazo son evidentes: menos fraude, mayor control, simplificación administrativa y una gestión más moderna y eficiente.

Verifactu no es solo una nueva obligación legal, sino una oportunidad para modernizar la gestión empresarial, fortalecer la confianza fiscal y avanzar hacia un ecosistema económico más digital y transparente.