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Qué NO es un ERP

Para los profanos en la materia, hay términos relacionados con el software que pueden llevar a equívocos. Tal vez se pueda acertar en la esencia, pero hay matices que hacen que ese sistema en particular en el que se está pensando sea algo diferente a lo que se creía. Y eso es, precisamente, lo que ocurre con los ERP.

Lo lógico, cuando una empresa comienza su andadura o cuando ya tiene una trayectoria pero necesita agilizar algunos de sus procesos, es buscar un software de contabilidad. Es ahí cuando puede surgir la gran confusión entorno al concepto de ERP. Por eso, el primer paso es tener muy claro saber de qué hablamos cuando mencionamos estas siglas.

De manera resumida, un ERP es un software diseñado para la planificación y gestión de recursos empresariales. Este sistema permite agilizar, controlar y en algunos casos automatizar los flujos de información de los diferentes departamentos de la empresa (compras, logística, contabilidad, etc).

Un ERP es más que un software de contabilidad

Teniendo en cuenta esa definición de lo que es un ERP, es fácil percibir que no hablamos solo un programa contable, sino que va mucho más allá. Un software de contabilidad es una herramienta básica para realizar albaranes y presupuestos y para gestionar todas las facturas de la empresa. No es poco, pero sus funciones son limitadas.

¿Qué es lo que hace diferente a un ERP? Por su puesto, entre sus funciones está la contable, pero no es su base. El sentido de este tipo de software va más allá, mucho más allá. Este tipo de programas alcanzan a todas las áreas y procesos de la empresa: fabricación, control de almacén, stocks, gestión de clientes, etc.

Tampoco es un CRM ni un software de gestión comercial

A veces las siglas pueden confundir. ¿ERP Y CRM tienen algo que ver? Lo cierto es que, de algún modo, sí. Pero de nuevo surge una diferencia fundamental: el CRM se centra en la gestión de las relaciones con los clientes y las actividades de una empresa que tienen que ver con ellos. Hablamos de un tipo de software más limitado.

Y lo mismo ocurre con cualquier otro sistema de gestión comercial, que pueden ser muy variados y contar con infinidad de módulos para satisfacer las necesidades de empresas muy diferentes. Sin embargo, y aquí surge de nuevo la gran diferencia respecto a un ERP, se centran en aspectos muy concretos y limitados de la actividad de la compañía.

¿ERP sí o no?

Hay diferentes tipos de ERP, diseñados para empresas dedicadas a distintas actividades y de todo tipo de envergaduras, incluso para departamentos concretos. Pero es importante tener en cuenta que su diseño se realiza de acuerdo a criterios generales. Se pueden instalar para gestionar aspectos concretos de la organización, y en algunos casos se podrán introducir elementos diferenciadores, pero no se pueden considerar ‘trajes a medida’.

Entonces puede surgir la pregunta inevitable: ¿merece la pena un ERP? La respuesta, casi siempre es afirmativa. Salvo que se trate de una empresa muy pequeña, con poca actividad y perspectivas de crecimiento mínimas, un ERP es siempre es recomendable. Se trata de una herramienta que tiene un coste, evidentemente, pero que permite optimizar los procesos empresariales, ahorrando tiempo y también dinero.

En ocasiones, invertir en un software de contabilidad o de gestión de clientes puede parecer suficiente. Pero si la actividad crece o si cambian las circunstancias de la empresa es fácil que acaben resultando insuficientes y sea necesario instalar un ERP. Al final, no deja de ser un gasto doble que se podría haber evitado con una buena previsión y análisis de las necesidades reales de la compañía.

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