Mejorar la eficiencia de los procesos de la empresa es indispensable en un mundo donde la competitividad es cada vez mayor. Un sistema ERP puede convertirse en la clave para alcanzar ese objetivo. Hablamos de una herramienta que permite obtener resultados gracias, entre otros aspectos, a que existen diferentes modalidades de esta clase de software para adaptarse a todo tipo de necesidades.

¿Pero qué es un ERP? Son las siglas de Enterprise Resource Planning, es decir, hablamos de un sistema de planificación de recursos para la empresa. Y al hablar de recursos, podemos referirnos a los de cualquier aspecto de la organización: desde la producción y logística a todo lo relacionado con el capital humano o las ventas.

Un ERP, por ello, ofrece infinidad de ventajas. Permite gestionar con una sola herramienta áreas muy diferentes, agilizando procesos, facilitando el análisis de datos, mejorando la organización y, en definitiva, favoreciendo la competitividad de la empresa a cambio de una inversión que puede ser muy rentable.

Qué hay que tener en cuenta antes de implantar un ERP

Señalábamos que un sistema ERP tiene la función de mejorar los procesos empresariales. Pero hay que tener en cuenta algunos aspectos esenciales para conseguir su máxima rentabilidad:

1. Disponer de una buena información: elegir un ERP adecuado es la base de su eficacia. Por ello, el primer consejo básico es acudir a un buen asesoramiento profesional. Hay sistemas muy diferentes y no todos son adecuados para todo tipo de empresas o departamentos.

2. Delimitar las necesidades y objetivos de la empresa: valorar el volumen de trabajo, el organigrama de la empresa y qué se pretende con la implementación de un ERP es otra de las cuestiones previas que nunca se deben pasar por alto.

3. Elegir la forma de instalación: el ERP puede alojarse en los sistemas informáticos de la empresa o en una nube. Esta última solución permite manejarlo desde cualquier punto fuera de la sede de la compañía.

4. Ser conscientes de que se necesita tiempo: implementar un ERP, diseñarlo o adaptarlo a la medida de la empresa y empezar a ver resultados no es algo inmediato. Todo lleva su tiempo y conviene tenerlo en cuenta para que el proceso se realice con normalidad. Un buen consejo es planear una hoja de ruta.

5. Pensar en el crecimiento de la empresa: el objetivo de poner en marcha un ERP es mejorar los procesos empresariales, por ello, hay que valorar el crecimiento estimado o previsto de la compañía. Eso lleva a la necesidad de optar por un sistema que sea escalable para adaptarse a esos cambios y también a los del mercado.

6. Cuidar la seguridad: nunca hay que olvidar que se van a manejar datos sensibles de la empresa, por eso, la protección debe ser una cuestión prioritaria a la hora de elegir e implementar un ERP. Se trata de velar por la información, pero también de evitar pérdida de datos en el proceso.

7. Implicar a todos los departamentos: un ERP va a significar un cambio profundo, por eso, es imprescindible que tanto directivos como jefes de departamento y personal en general deban estar informados y formados para adaptarse a la nueva gestión.

8. Disponer de los recursos necesarios: un ERP supone una inversión que hay que estar dispuesto a afrontar. Es imprescindible contar con recursos económicos, pero también humanos y logísticos para que funcione a la perfección.

9. Probar: antes de elegir definitivamente entre varias opciones de ERP, lo mejor es solicitar demos o versiones de prueba, es una buena forma de comprobar que el sistema se adapta a las necesidades de la empresa, así como comprobar su funcionalidad o conocer su interfaz.

10. Mantener buena comunicación con el proveedor: un ERP necesita un buen control y seguimiento. Para ello es imprescindible que el proveedor y los responsables de su funcionamiento mantengan una relación fluida que permita resolver problemas e imprevistos que puedan surgir o poner en marcha actualizaciones imprescindibles.

En definitiva, implantar un ERP puede tener importantes beneficios para la empresa, pero se trata de una decisión que se debe tomar con calma y analizando al detalle todos los aspectos para que sea realmente eficaz.