La implementación de un sistema de planificación de recursos empresariales, mejor conocido como ERP por sus siglas en inglés, suele generar emociones. Y no es para menos considerando que la inversión radica en facilitar y automatizar los procesos que se realizan en los departamentos de una empresa; con ello, la expectativa ronda a mayor dinamismo y una mejora sustancial de la productividad general.

Sin embargo, las empresas pueden llevarse sorpresas poco gratas al obtiene ninguno o pocos resultados de su implementación. Este podría ser un indicativo de que el ERP no funciona según las expectativas para las cuales se compró o diseñó; sin embargo, no es conveniente esperar demasiado para evaluar su desempeño. Por ello, ofrecemos algunas pautas previas para detectar sus fallas a tiempo.

Cuando no se ha diseñado en función de los intereses de la empresa

En el mercado, existen modelos de ERP prediseñados y disponibles para integración inmediata dentro de las empresas. Esto puede ser de gran utilidad para atender requerimientos muy urgentes y, sobre todo, cuando los departamentos se han preparado para asumir el reto. Lamentablemente, esta vía no siempre funciona y en muchos casos se nota de forma temprana.

Si hay algo ventajoso de los ERP es que se pueden diseñar en función de las necesidades particulares de una empresa. Pero, para ello, primero hay que definir bien cuáles son para así seleccionar entre uno del mercado o diseñar uno que las atienda realmente. No hacerlo conducirá a una administración de recursos deficiente y que, en efecto, el sistema no cumpla con las expectativas.

Expectativas, metas u objetivos mal planteados

Pero también puede ocurrir que el problema no sea realmente que el ERP no cumple con las expectativas de la empresa. En cambio, esta última podría haber fallado en la definición de los objetivos y metas para las que se adquirió el sistema de planificación. Dicho esto, un poco de autocrítica, flexibilidad y gestión durante la implementación podría conducir a correcciones muy oportunas.

Procesos lentos

Entre las expectativas que más se colocan sobre un ERP se encuentra un incremento de la velocidad de los procesos. La obsolescencia es una especie de regla en nuestros tiempos, por lo que es indispensable abordar con rapidez las demandas del mercado. El problema es que, irónicamente, el período de adaptación que ameritan los sistemas que lograrán este objetivo puede ser muy largo.

Se trata de una realidad con la que tienen que lidiar las grandes, pequeñas y medianas empresas que integren un ERP. Sin embargo, estos tiempos siempre deben medirse o monitorearse puesto que, de prolongarse, podrían ser indicativo de fallas. Y estas, a su vez, podrían ser consecuencia de fallas de diseño, implementación errada, poca correspondencia con las metas o que estén mal planteadas.

Personal descontento

El anuncio de cambios organizacionales y la inclusión de nuevas herramientas puede generar una avalancha de opiniones en la empresa. Así como muchos empleados pueden estar conformes y entusiasmados con los nuevos retos, otros podrían verlos innecesarios o problemáticos. Ambos grupos tienen sus razones, por lo que no conviene menospreciarlas; en cambio, es prudente tomar lo mejor de ellas.

El personal juega un papel tan importante como el ERP mismo en el crecimiento de la empresa, esto no es nada nuevo. Para que el sistema cumpla con las expectativas planteadas inicialmente es indispensable preparar a los trabajadores para los cambios. Esto no es tarea fácil, en especial considerando que la mayor parte del aprendizaje se logra durante el período de adaptación.

Menos ingresos para la empresa

Esta suele ser la consecuencia más temida de la incongruencia entre el ERP y los objetivos de la empresa. Los retrasos, los errores y las correcciones tarde o temprano conducirán a pérdidas económicas, aunque su magnitud dependerá también de la gestión. Lo bueno es que prestando atención a las señales ya descritas es posible reducirlas e incluso evitarlas. He allí la importancia del monitoreo.

Concluyendo, un ERP puede no llegar a cumplir las expectativas para las que se adquirió debido a causas que van más allá de su diseño. Las consecuencias pueden ser la interrupción de la producción y un retorno nulo de la inversión, lo cual es totalmente contrario a lo esperado. Lo bueno es que detectar las fallas a tiempo puede reducir su impacto a largo plazo.