Esto es todo lo que debes saber antes de adquirir un ERP para tu empresa
Muchas empresas han empezado a mostrar interés por los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP, por sus siglas en inglés). Pero ¿por qué? ¿Se trata de una nueva moda o realmente hay utilidad en ello? La respuesta puede ser sí para ambas opciones, porque, en efecto, es una tendencia, pero estimulada por todo lo que aportan.
Ahora bien, si tu empresa quiere implementar un sistema ERP, primero es indispensable aprender sobre su funcionamiento. Y con ello no nos referimos a aprender a manejarlo, un proceso que suele tomar tiempo; sino a saber si puede cumplir las expectativas o metas para las que se adquirirá. Para ayudar en el proceso, Aydai explica a continuación los aspectos más básicos sobre el tema.
¿Qué es un ERP?
Partamos de la pregunta base: ¿qué es un ERP? Es un software en el que se integran los procesos productivos de una empresa integrando a todos los departamentos en un mismo sistema. En general, su objetivo es facilitar tanto el acceso y registro de la información como su uso posterior para las diferentes actividades que los ameriten. De este modo, se espera una reducción de los tiempos y mejoras en la productividad.
La implementación de un ERP puede ser beneficiosa para las empresas por varias razones; principalmente, porque permite tener toda la información en un mismo lugar al que cada departamento puede acceder sin necesidad de procesos burocráticos adicionales. Además, se actualiza continuamente, por lo que los empleados pueden tener confianza de que los datos que usan son los correctos.
¿Para qué sirve un ERP?
Algunas de las funciones más primordiales que cumple un ERP son: la gestión de inventario y pedidos; los registros contables; registro de asistencias, faltas, procesos de selección y contrataciones de recursos humanos; la gestión de la relación con los clientes (CRM), e incluso la generación de informes. Y todo esto puede llevar a utilidades que pueden mejorar la productividad y aumentar los ingresos.
Facilita el acceso a los datos
Un ERP constituye un archivo central digitalizado para la información de la empresa. Aquí convergerán todos los departamentos que la constituyen, introduciendo datos y actualizándolos continuamente en función de la dinámica de los procesos. La pérdida de información es poco probable puesto que estos sistemas también se encargan de hacer copias de seguridad.
Mejora la cooperación entre departamentos
Otro aspecto en el que es útil un ERP es en la colaboración entre los empleados y los distintos departamentos. La organización es una de las claves del éxito y, muchas veces, su falta puede llevar a pérdidas económicas, disgusto e insatisfacción con la cultura de trabajo. La correcta implementación de estos sistemas puede resolver todo esto y mejorar la gestión individual y colectiva.
Facilita el análisis de la información
La generación de informes es una de las actividades más comunes y también más demandantes dentro de una empresa; en especial si hay números de por medio (que siempre los hay). Un ERP no solo facilita el acceso a la información, sino también su análisis. Cada departamento puede extraer datos y generar informes para evaluar el desempeño o status durante diferentes períodos.
El precio de un ERP
Hasta ahora, todo lo dicho sobre los ERP parece fantástico, pero muchas empresas se frenan de implementarlo por temores respecto al costo. Sin embargo, una visión más acertada sopesaría los riesgos y los beneficios en función de la inversión. Si los beneficios resultan mayores en cierto plazo, esto podría conducir a mejoras sustanciales e incluso más ingresos, por lo que tendría sentido implementarlo.
Al principio, cuando los ERP eran prácticamente desconocidos y muy exclusivos, los precios eran elevados. Sin embargo, con la adopción de nuevas tecnologías y la transformación digital que se está suscitando en el sector empresarial, la historia es otra. Incluso es posible contratar módulos del sistema en alguna solución en la nube para empezar a usarlo poco a poco y aminorar sus costes.
Las razones por las que tu empresa necesita un ERP
Lo que sí es importante destacar es que la empresa interesada en el ERP debe definir muy bien los objetivos que subyacen dicho paso. Estos sistemas deben encajar con las necesidades de las empresas. Al principio, la transición suele ser tormentosa y puede arrojar errores, pero conforme el equipo se adapta, debería observarse una mejora sustancial en la productividad.