Desde el pasado mes de enero todas las facturas emitidas a las administraciones públicas que superen los 5.000 Euros deben ser facturas electrónicas que cumplan con los formatos que establece la administración.
El ERP AYDAI ya incorporo en el año 2011 la posibilidad de emitir factura electrónica con firma de larga duración según el formato requerido por la administración. No ha sido necesario añadir nuevas funcionalidades ya que desde el 2011 se podían emitir las facturas electrónicas desde el ERP.
Esta nueva norma está teniendo su polémica debido a la diversidad de formatos que las distintas administraciones están adoptando. Os adjuntamos el comunicado de prensa que nuestra asociación nacional CONETIC ha emitido.
CONETIC
Madrid, 28 de enero de 2015
LA FACTURA ELECTRÓNICA EN ESPAÑA
Una iniciativa innovadora que se va a convertir en pesadilla para las empresas
Si su empresa emite facturas a organismos públicos españoles: ayuntamientos, diputaciones, administración autonómica o administración central, prepárese para utilizar más de una docena de formas de entrega distintas usando otros tantos programas informáticos diferentes según la Comunidad Autónoma a la que pertenezca el organismo al que está facturando. También puede llegar a ser aún más desafortunado y tener que hacerlo de una manera distinta para su Ayuntamiento que para su Comunidad Autónoma. Lo que antes era tan simple como imprimir una factura y remitirla por correo a la dirección del organismo para el que se ha realizado el servicio o suministro, ahora, si la factura es superior a 5.000 euros, requiere de un esfuerzo adicional que de una u otra forma va a representar más gastos improductivos para la empresa que emita esa factura.
¿Cómo hemos llegado a esta situación?
El Gobierno de España ha establecido por Ley, del 27 de diciembre de 2013, que a partir del día 15 de enero de 2015 todas las facturas emitidas que tengan como destinatario una administración pública u organismo asimilado deberán presentarse mediante un archivo en formato electrónico, y por tanto, se suprime su presentación en papel. Únicamente las facturas por importe inferior a 5.000 euros podrán estar excluidas de esta obligatoriedad, salvo que en el contrato de adjudicación se establezcan importes menores.
Al tratarse de la gestión de un archivo en formato electrónico sustitutivo de la factura impresa cambia completamente su forma de gestión, tanto por lo que se debe entregar, archivo electrónico en lugar de papel impreso, como por la forma y lugar en el que los proveedores deben presentar estos archivos. Los archivos que contienen las facturas no podrán remitirse por correo tradicional o electrónico sino que se deberán presentar a los denominados Puntos Generales de Entradas de Facturas electrónicas utilizando programas informáticos específicos.
La Administración General del Estado (el Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas) ha creado un Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas, que ha denominado FACe, (www.facturae.gob.es) para que sea utilizado por todos los organismos del Estado, y que además pueda ser usado también por todos los organismos públicos que voluntariamente se adhieran al mismo. La normativa establece así mismo que tanto las Comunidades autónomas, como las Diputaciones o Ayuntamientos podrán tener su propio Punto General de Entrada de Facturas electrónicas independiente de FACe, y aquí es donde se origina el problema para las empresas.
Algunas comunidades autónomas, y con arreglo a la Ley, han puesto en marcha sus propios Puntos de Entrada de Facturas electrónicas (el sistema utilizado en la Diputación de Valencia y en el Ayuntamiento de Valenciana es la Plataforma de Facturación Electrónica de la Generalitat, Ge-factura (www.ge-factura.gva.es), cuyo objetivo final es el mismo que FACe, pero que emplean una operatoria distinta que en la práctica, obliga a que una empresa tenga que hacer uso de procesos informáticos distintos para presentar una factura en función del Punto de Entrada en el que deba presentarla. Esta disparidad en las formas de presentación obligará a las empresas a adaptar a su personal de administración que ha de aprender a usar un programa distinto para generar la facturación dependiendo de cada Punto de Entrada. Costes improductivos en un mundo en el que la eficiencia es vital para ser competitivos.
Disponer de un sistema normalizado para realizar la comunicación electrónica de facturas, con independencia del sistema informático del receptor, es sencillo de realizar desde el punto de vista técnico, y las Comunidades Autónomas deberían haber adoptado este camino de la normalización de procesos alineados con el funcionamiento de FACe, pero ha primado más su interés por evitar la fiscalización que el Ministerio de Hacienda y Administraciones Publicas pretende conseguir para mejorar el periodo medio de pago a proveedores, que el perjuicio que inducen en las empresas proveedoras.
Pero además del problema descrito con los inconvenientes que se generan para las empresas, se pierde, o al menos se retrasa, una oportunidad histórica para que los procesos de facturación electrónica se utilicen entre las propias empresas privadas tal y como se describe en la Ley de 2013, lo cual representaría un incremento en la eficiencia de los procesos administrativos de las pymes españolas mejorando claramente su competitividad. No se puede entender bien que nuestro gobierno trate de mejorar esta competitividad a través de distintas iniciativas en marcha y que sin embargo cometa un error como el descrito con la puesta en funcionamiento de la factura electrónica sin normalizar el proceso de comunicación.
A pesar de haber denunciado esta incongruencia durante el año pasado al más alto nivel del Estado, las empresas y fundamentalmente las pymes, están condenadas a ser menos competitivas por tener que dedicar recursos importantes a trabajos sin valor añadido alguno.
Como muchas otras iniciativas que se toman en España, solo la pertenencia a la Unión Europea puede ayudarnos a normalizar nuestro sistema tribal, que no autonómico, y poner sentido común a despropósitos como el descrito en estos párrafos.
La Unión Europea tiene en marcha una iniciativa que para finales de 2017 definirá la norma que obligará a todos los estados miembros a usar el mismo formato del archivo a intercambiar y también la misma forma de comunicación. Finalmente las empresas podrán intercambiar las facturas electrónicas dentro del espacio europeo usando los mismos procesos y formatos, pero mientras tanto debiera prevalecer el sentido común y desde el Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas debería imponerse un método adecuado para presentar facturas electrónicas sin penalizar a las empresas durante los tres próximos años.
