Un ERP de facturación es un tipo de producto digital que no solamente administra los recursos empresariales, sino que interviene en los procesos fiscales de la compañía. Las facturas electrónicas serán obligatorias para cierto tipo de compañías a partir de este año, y adaptarse a los requisitos legales es más necesario que nunca. En este artículo, te hablamos acerca de las ventajas de un ERP en el proceso de facturación.

La gestión de recursos es un tema complicado. Muchas compañías comienzan con un proceso de producción ajustado, hasta que el proyecto toma forma y se emplean metodologías empresariales bastante organizadas. Sin embargo, pocas veces se considera el uso de herramientas para facilitar procesos de administración. Contar con un ERP que intervenga en el proceso de facturación es, muchas veces, una excelente mejora.

El ERP de facturación y el departamento de finanzas

Si hay un departamento que le puede dar luz verde a los proyectos propuestos, es el departamento de finanzas. Muchas veces, la comunicación entre los diferentes sectores de la empresa ni siquiera se ejecuta, y sobre todo con esta sección de la compañía. En este sentido, todos los involucrados en el proceso de producción necesitan, al menos una vez, establecer comunicación con el departamento de finanzas.

Un ERP con funciones de facturación es capaz de relacionar a todos con el departamento de finanzas. La gestión de recursos es una actividad esencial en todas las compañías, pero hacer que cada uno de los departamentos esté relacionado también puede significar una magnífica ventaja en nuestro proceso de producción.

Funciones de un ERP de facturación

Ya te hemos hablado acerca de un ERP de facturación, su importancia dentro de la industria y las ventajas que representa. De esta forma, se hace difícil pensar en un software de gestión que intervenga en procesos fiscales y de finanzas. Por esto, ¿Qué tipo de funciones debería cumplir un ERP de facturación?

Generación de facturas

Como te hemos contado anteriormente, la facturación electrónica será obligatoria a partir de este año. En este sentido, tu ERP de facturación, primeramente, debe ser capaz de generar las facturas correspondientes en cada proceso de venta, adaptadas a la normativa legal vigente.

Por esta razón, es importante escoger un ERP específico, que conozca la normativa legal de tu país y que pueda generar las facturas electrónicas que cumplan con los requisitos exigidos por la industria.

Creación de base de datos

Es esencial tener un registro de todo lo que hacemos. Los procesos de análisis permitirán adaptar los productos que ofrece la empresa al comportamiento actual de los clientes. Entonces, el ERP de facturación debe ser capaz de crear una base de datos, para registrar todas las acciones que realiza un mismo cliente.

El big data y el análisis de datos es primordial hoy en día, cuando la humanidad está consumiendo productos más rápido que nunca. Tomar ventaja de sus aplicaciones y aplicarlas en tus productos o servicios te guiará al crecimiento empresarial y la evolución de tu negocio.

Envío automático de facturas

Cuando se envían facturas electrónicas, ¿Cómo se confirma la recepción por el usuario? Fácilmente: enviándola a su correo electrónico. De esta forma, también recuerdas al cliente que te preocupas por él. Estar en la bandeja de correo electrónico de una persona es, también, una forma de captar la atención.

Gestión de cobros y pagos

Aunque esto es una función de tu CRM, puede ser incluida en tu ERP de facturación. Ten en cuenta que, todo este proceso debe ser actualizado manualmente por las personas en tu nómina, porque es imposible de automatizar las actualizaciones.

Acceso a la base de datos de productos o servicios

En pro de relacionar todos los datos que quieres estudiar y tenerlos todos en una sola base de datos común, es necesario que el ERP de facturación acceda a tu base de datos de productos o servicios. Entonces, podrás asegurar un proceso seguro de facturación y, por supuesto, eliminar las redundancias en los sistemas informáticos.

Gestión de comisiones

Para los empleados que generan comisiones por cada venta, este es un cálculo que es necesario realizar, y es una situación que debe tener en cuenta tu ERP de facturación. En este sentido, el programa debería enviar dos confirmaciones: una es la facturación al cliente, y la otra es el registro de la venta, a nombre del asesor que la ha ejecutado.

Conexión a bancos

Por último, el ERP de facturación debe ser capaz de ejecutar un protocolo de conexión a bancos. Al final, este no es un simple programa de gestión en el que actualizas e introduces datos, sino también un sistema que ejecuta cobros, emite facturas, envía pagos a bancos y, de forma general, lleva a cabo la mayoría de los procesos financieros de forma automática.