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Etapas para la implantación de un ERP en una empresa

La implantación de un ERP es compleja. Se necesita ir cubriendo etapas, y cada una de ellas es fundamental para alcanzar el objetivo, que no es otro que beneficiarse de todas las ventajas que ofrecen este tipo de aplicaciones de gestión empresarial.

Por eso, como en tantas otras cuestiones, en la implantación de un ERP las prisas son malas consejeras. Hay que ir paso a paso y solo cuando una fase esté, no solo puesta en marcha, sino perfectamente consolidada, se podrá pasar a la siguiente. Y en todo ello, ¿qué es lo fundamental? Contar con un buen proveedor que guie el proceso. Pero vayamos por partes analizando cada una de las fases.

1. Planificación

En el proceso de implantación de un ERP no cabe la improvisación. El primer paso es determinar las funcionalidades específicas que necesita la empresa, los recursos que se van a destinar, definir el equipo de trabajo y el rol que cada uno de los empleados va a desempeñar. De lo que en esta etapa se especifique va a depender la elección del ERP más adecuado para los objetivos que se plantean y el funcionamiento de la empresa.

2. Diseño y parametrización

En esta fase de la implantación de un ERP se trata, en primer lugar, de plantear los objetivos y expectativas de la empresa una vez se haya implementado el ERP. Tras ello, habrá que seleccionar el paquete más adecuado y que ofrezca una mayor funcionalidad en el caso concreto de cada compañía.

Hay que tener en cuenta que en este punto de la implantación de un ERP habrá que decidir entre la infinidad de paquetes disponibles en el mercado. Los hay especializados por sectores productivos o por departamentos de la empresa. Una vez hecha la elección llega el momento de la parametrización, de la instalación del ERP.

3. Migración y testeo

El siguiente paso en la implantación de un ERP es la migración de datos. Un proceso en el que es importante seleccionar solo aquella información relevante, la que sea de utilidad para el nuevo sistema de gestión. Es una tarea laboriosa, pero permitirá agilizar los procesos más adelante.

Tras ello, es imprescindible comprobar que el sistema funciona correctamente y se ajusta a lo que se había planteado. Esta es la fase de la implantación de un ERP en la que se hacen pruebas para corregir defectos y desfases.

4. Formación

Es una de las fases más importantes de la implantación de un ERP. Se trata de que el equipo que va a utilizarlo reciba toda la información necesaria para realizar su trabajo con eficacia. En ese sentido, la colaboración entre el personal de la empresa y quienes han llevado a cabo el proceso de implantación es esencial.

Esta etapa de la implantación de un ERP se puede realizar antes de la migración, para que de ese modo las pruebas que se realicen antes de la puesta en marcha definitiva del sistema se realicen ya con el personal de la empresa.

5. Arranque y seguimiento

Puede parecer que la puesta en marcha del sistema es la última de la implantación de un ERP, pero realmente no es así. Puede ser, sin embargo, una de las más críticas, ya que es la auténtica prueba de fuego de que muestra que todas las fases anteriores se han realizado correctamente.

Pero, como decíamos, todavía queda una fase más en la implantación de un ERP: es un periodo de tiempo imprescindible en el que se realiza un seguimiento estrecho para comprobar que el personal se ha adaptado a trabajar con él, para resolver dudas o solucionar posibles errores que puedan ir surgiendo.

Como indicábamos al principio, todas y cada una de estas fases de implantación de un ERP son fundamentales. Hay que trabajar en ellas sin prisas para garantizar el buen funcionamiento del software, así como que este responda, efectivamente, a lo que la compañía necesita y espera de él.

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