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Cómo identificar si tu software de gestión no cumple las expectativas

Las empresas pasan por mucho para seleccionar el software de gestión adecuado para sus operaciones. Se necesita investigación, ensayo y error, y un cierto grado de confianza cuando se trata de cumplir las expectativas, pero si una empresa se encuentra con algún tipo de problema necesita saber cómo identificarlo rápidamente.

Esta guía pretende ofrecer una visión de las señales de advertencia de que el software de gestión no está a la altura, así como consejos sobre cómo encontrar soluciones.

El software de gestión, también conocido como software de planificación de recursos empresariales (ERP), puede proporcionar a una empresa importantes beneficios, sin embargo, es esencial que las empresas tengan en cuenta las expectativas de un sistema de este tipo antes de realizar una compra. Saber cuáles son las ventajas de un sistema frente a las expectativas es una tarea importante cuando el software se solicita y adquiere inicialmente.

Cuando se trata de software ERP, las empresas deben asegurarse de que los sistemas elegidos son capaces de interactuar con sus sistemas y fuentes de datos actuales, integrándolos para conseguir un flujo de trabajo más eficaz. Con la capacidad de identificar rápidamente cualquier problema, los problemas con el software pueden resolverse más rápidamente, minimizando así el impacto en las operaciones de la empresa.

Las señales de advertencia

Cualquier problema con el software debe identificarse fácilmente antes de que se convierta en un problema mayor. Las señales de advertencia suelen ser fáciles de detectar, ya que estarán bien documentadas en la documentación, el manual o el sitio web de soporte del software.

Algunas de las señales de advertencia que se observan en el software ERP son:

– Dificultad con la interfaz de usuario – Si a los usuarios les resulta difícil utilizar el software, esto puede significar que no está cumpliendo las expectativas establecidas por la empresa.

– Rendimiento deficiente o lento – El software debe ser capaz de gestionar la carga de trabajo que se le exige y funcionar lo más rápido posible. Si tarda más de lo esperado en procesar las tareas, puede ser indicativo de que algo va mal en el sistema.

– Mala integración de datos – Las empresas deben asegurarse de que la integración de datos se realiza correctamente y de que las fuentes de datos están vinculadas adecuadamente. Si hay algún problema con la integración de datos, esto podría indicar que el software no cumple los estándares esperados.

– Tiempo de inactividad inesperado – El tiempo de inactividad inesperado puede ser un gran problema para las empresas, y si esto ocurre, podría ser un indicio de problemas con el sistema ERP.

¿Qué hacer cuando tu software no cumple las expectativas?

Si se detecta que el software no está cumpliendo las expectativas establecidas por la empresa, ésta debe, en primer lugar, pedir aclaraciones sobre las expectativas y los objetivos. Una vez determinados los objetivos, la empresa debe seguir los siguientes pasos:

1. Identificar el problema – Las empresas deben tratar de identificar la causa del problema, lo que puede hacerse revisando la documentación existente y los comentarios recibidos de los usuarios.

2. Recopilar datos –
Las empresas deben asegurarse de recopilar tantos datos como sea posible de sus sistemas, ya que esto les ayudará a identificar posibles áreas de mejora.

3. Mantén un diálogo abierto – Una vez identificado el problema, la empresa debe intentar mantener un diálogo abierto con los proveedores de ERP para debatir las posibles soluciones.

4. Establece expectativas – El cliente debe confiar en que se han tenido en cuenta todas las posibles desviaciones y que no afectarán al proyecto.

5. Invertir en servicios de soporte – Puede merecer la pena invertir en servicios de soporte del proveedor para garantizar que el software se gestiona y ajusta correctamente.

El software de gestión adecuado puede proporcionar a las empresas una amplia gama de beneficios, sin embargo, es esencial que las empresas se aseguren de que están recibiendo aquello por lo que pagan.

Identificar cuándo el software ERP no cumple las expectativas deseadas no debe verse como un fracaso, sino como una oportunidad de aprender y mejorar el sistema para optimizar su rendimiento. Ser capaz de identificar rápidamente cualquier problema y tomar las medidas necesarias para encontrar una solución puede ayudar a las empresas a mantener sus operaciones en marcha sin problemas

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