Son muchas las empresas que disponen de sistemas ERP, es decir, de sistemas de planificación de recursos empresariales. Si hoy son tan importantes es porque que ayudan a gestionar la ingente cantidad de datos que se manejan, mejorando así la organización y la operatividad. Las auditorías dan un paso más allá, adecuando o complementando esos sistemas de información con el objetivo de alcanzar su máximo rendimiento.

Una auditoria de sistemas ERP analiza el flujo de datos, verifica los niveles de información en diferentes fases productivas, detecta carencias o procesos anticuados y racionaliza secuencias de trabajo, entre otros muchos aspectos. De esta manera, es posible ofrecer soluciones avanzadas para mejorar el control interno de los datos y adecuarlo a la estrategia del negocio de la empresa, introducir correcciones y salvaguardar correctamente la información.

¿Qué se consigue con una auditoría?

Hay diferentes formas de realizar una auditoría de un ERP. Puede ser general o parcial para detectar errores y desvíos o para analizar la solvencia de la compañía. También se puede realizar de manera más o menos exhaustiva y de forma periódica o eventual.

Teniendo en cuenta las diferentes posibilidades, ¿cuándo se debe hacer una auditoría del ERP? Siempre son recomendables cuando la gestión de la empresa se esté viendo comprometida por motivos conocidos o no y cuando se implanten procedimientos nuevos o se detecten desviaciones en los ya establecidos.

Y, por supuesto, se debe realizar cuando se realicen modificaciones importantes en el sistema. Pero incluso es recomendable auditar el ERP unos meses después de su implantación para comprobar que, efectivamente, está respondiendo a las expectativas.

Sea cual sea el motivo de la auditoría del ERP, lo que se busca es concretar si los protocolos para la transmisión de información, los procedimientos para coordinar actividades o las restricciones, entre otros aspectos, son los adecuados para alcanzar los objetivos de la empresa.

No hay que olvidar que hacer un uso adecuado de los recursos disponibles es una de las bases de la eficiencia y la competitividad. Es lo que se busca con la implantación del ERP, pero este puede requerir de correcciones y mejoras. De poco sirve realizar la inversión si dejamos que quede obsoleto o no detectamos algún pequeño fallo o error.

De esta manera, los resultados de la auditoría pueden darnos la razón y mostrar que el ERP funciona sin problemas y ha sido una gran elección. Pero también pueden marcar el camino para mejorarlo con nuevos módulos, funcionalidades o personalizaciones. Y no solo de cara al presente, sino que con vistas al futuro puede convertirse en una herramienta clave para introducir mejoras en el negocio.

¿Qué cuestiones analiza una auditoría ERP?

Los sistemas de información son tan sensibles como complejos. Una auditoría no puede dejar cabos sueltos si quiere ser realmente eficiente y cumplir con su cometido. Por ello, es imprescindible trabajar en muchos aspectos del ERP, aunque hay algunos especialmente importantes.

Por un lado, hay que mencionar la confidencialidad y seguridad, esenciales cuando se maneja información de cualquier tipo. La auditoría del ERP comprobará el nivel de protección tanto en el almacenamiento de los datos como en el acceso a ellos y su uso. Grado de privacidad, asignación de contraseñas y niveles de cifrado son esenciales.

Y, por otro lado, es necesario incidir en la correcta gestión de la información. Cuando hay millones de datos almacenados, el control de entrada para evitar duplicidades y el de salida son esenciales. Pero la auditoría del ERP también debe comprobar que en su uso y manejo es el adecuado y que no quepa la posibilidad de errores o usos no autorizados.

Merece la pena invertir en una auditoría del ERP. Si no hay ningún error, perfecto. Pero si existe alguna carencia o imprecisión es importante detectarla, evaluarla y corregirla para que ese sistema de planificación de recursos siga siendo una herramienta imprescindible para el crecimiento de la empresa y la consecución de objetivos.