Una empresa puede cerrar un proyecto con una facturación elevada y descubrir después que apenas ha obtenido beneficios.

El problema suele estar en los costes que no se registran correctamente: horas adicionales de trabajo, materiales utilizados fuera del presupuesto o pequeños gastos que terminan acumulándose.

Un ERP permite centralizar esta información y asociar cada movimiento económico al proyecto correspondiente. De esta manera, los responsables pueden conocer cuánto dinero se ha invertido, qué recursos se han consumido y si la rentabilidad prevista se está cumpliendo.

El primer paso: crear el proyecto y establecer su presupuesto

Antes de comenzar a registrar gastos, es necesario configurar el proyecto dentro del ERP. Lo habitual es asignarle un código identificativo, un cliente, un responsable, unas fechas de ejecución y un presupuesto inicial.

Este presupuesto debe contemplar tres grandes categorías: mano de obra, materiales y gastos adicionales. También conviene dividir el trabajo en fases o tareas para identificar dónde se producen las desviaciones.

Por ejemplo, una empresa que desarrolla un proyecto por 30.000 euros puede establecer inicialmente la siguiente distribución:

• Mano de obra: 12.000 euros.
• Materiales: 8.000 euros.
• Gastos externos: 3.000 euros.
• Margen previsto: 7.000 euros.

Con estos datos, el ERP dispone de una referencia para comparar los costes reales con los importes presupuestados a medida que avanza el trabajo.

Cómo registrar las horas de trabajo de cada empleado

La imputación de horas permite determinar cuánto tiempo dedica cada profesional a un proyecto concreto.

Para ello, los empleados registran sus jornadas o partes de trabajo indicando el proyecto, la tarea realizada y las horas empleadas. El sistema puede asociar automáticamente un coste por hora según el trabajador, su categoría profesional o los criterios establecidos por la empresa.

Imaginemos que un técnico tiene un coste interno de 25 euros por hora y dedica 40 horas a una instalación. El ERP imputará 1.000 euros de mano de obra a ese proyecto.

Es importante diferenciar entre las horas trabajadas y las facturables. Una intervención puede requerir diez horas de trabajo, aunque el contrato únicamente permita facturar ocho.

Registrar ambas magnitudes ayuda a identificar tareas que consumen más recursos de los previstos y a calcular el margen real de cada servicio.

Imputación de materiales: controlar cada salida del almacén

Los materiales representan una partida especialmente relevante en empresas industriales, instaladoras, constructoras y de mantenimiento.

Cuando un trabajador retira productos del almacén para utilizarlos en un proyecto, el movimiento debe quedar vinculado a su código correspondiente.

El ERP puede registrar la referencia del artículo, la cantidad utilizada, su coste y el almacén de procedencia. Si se consumen 20 unidades de un componente valorado en 15 euros, el proyecto recibirá una imputación de 300 euros.

También resulta conveniente registrar las devoluciones de materiales no utilizados para evitar que aparezcan como consumidos.

El criterio de valoración del inventario debe mantenerse coherente con el sistema contable de la empresa. Así se evitan diferencias entre los costes del proyecto y los importes reflejados en las existencias.

Cómo asignar facturas y gastos adicionales

Además de los recursos humanos y materiales, cualquier proyecto puede generar desplazamientos, dietas, alquileres de maquinaria, servicios subcontratados o gastos de transporte.

Un ERP permite vincular estos conceptos directamente al proyecto mediante facturas de proveedores, partes de gastos u otros documentos internos.

Por ejemplo, si una instalación requiere alquilar una plataforma elevadora por 450 euros y contratar un transporte por 180 euros, ambos importes deben incorporarse al coste del trabajo.

En las facturas que incluyen gastos correspondientes a varios proyectos, es necesario distribuir los importes mediante un criterio previamente definido.

Esta asignación evita que determinados trabajos parezcan más rentables simplemente porque sus gastos se han contabilizado en otra partida.

Comparar el presupuesto inicial con los costes reales

La principal ventaja de centralizar las imputaciones es disponer de información económica actualizada.

Los responsables pueden consultar cuánto se ha consumido de cada partida, qué presupuesto queda disponible y cuáles son las desviaciones.

Si un proyecto tenía previstos 12.000 euros de mano de obra y acumula 14.000 euros, existe una desviación de 2.000 euros que debe analizarse.

Detectarla durante la ejecución permite revisar la planificación, redistribuir recursos o negociar modificaciones contractuales cuando corresponda.

Un ERP adaptado a las necesidades de cada empresa

No todas las organizaciones necesitan controlar los mismos conceptos. Una ingeniería puede priorizar las horas técnicas, mientras que una empresa industrial necesita conocer con precisión el consumo de materias primas.

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